Plantilla de acuerdo de intercambio de datos

¿Qué es acuerdo de intercambio de datos?

Un acuerdo de intercambio de datos, a veces llamado acuerdo de intercambio de información, establece las reglas cuando dos organizaciones se transfieren datos y cada una los utiliza para sus propios fines. Por ejemplo, dos clínicas que comparten derivaciones, una organización benéfica y un ayuntamiento que coordinan servicios, socios de investigación que agrupan datos o dos empresas que colaboran en un proyecto de marketing conjunto. A diferencia de un acuerdo de tratamiento de datos, ninguna de las partes trabaja simplemente para la otra. Cada una es responsable de su propio uso.

La plantilla funciona en un solo sentido o en ambos: eliges si la primera organización comparte, si comparte la segunda o si lo hacen las dos. Registra la finalidad, los datos, cómo se envían y un nivel básico de medidas de seguridad, con espacio para añadir más. Establece si el destinatario puede ceder los datos y a quién, el plazo para notificar una brecha, cuánto tiempo se conservan los datos y cuándo termina el intercambio. Si los datos se refieren a personas identificables, indica de quién son. Esto añade las cláusulas de privacidad: la responsabilidad propia de cada organización sobre los datos personales, los avisos y consentimientos, y la ayuda con las solicitudes de derechos de las personas. También puedes registrar la base jurídica en la que te apoyas.

Cuándo usar un acuerdo de intercambio de datos

• Dos proveedores de servicios sanitarios o asistenciales que comparten información de derivaciones y seguimiento
• Una organización benéfica y una autoridad local que coordinan el apoyo a los mismos usuarios
• Socios de investigación que comparten datos de encuestas o estudios para un proyecto conjunto
• Dos empresas que comparten listas de clientes para una campaña conjunta de marca, cuando la ley lo permite
• Un franquiciador y un franquiciado que intercambian datos de clientes y ventas

Lo que debes completar

21 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: primera organización, segunda organización.

Qué incluye el acuerdo de intercambio de datos

1. Finalidad
2. Datos compartidos
3. Uso de los datos
4. Cumplimiento legal
5. Envío de los datos
6. Seguridad y confidencialidad
7. Comunicación a terceros
8. Vulneraciones
9. Conservación y eliminación de los datos
10. Duración y finalización
11. Contactos y revisiones
12. Disposiciones generales

Cómo usar el acuerdo de intercambio de datos, paso a paso

1 Indica la finalidad y el sentido

Describe por qué se comparten los datos, con suficiente precisión para limitar su uso. Después, elige quién comparte con quién. Cuando ambas organizaciones comparten, cada una queda obligada como destinataria respecto a los datos que recibe.

2 Describe los datos

Enumera los datos que se comparten. Si se refieren a personas, indica de quién son y, si lo sabes, la base jurídica para compartirlos, como el consentimiento recogido en un formulario. Deja vacío «de quién son los datos personales» si se trata exclusivamente de datos agregados o no personales.

3 Acuerda cómo se envían y protegen

Indica cómo se transmiten los datos, por ejemplo, mediante una carga cifrada en una carpeta segura. Añade las medidas de seguridad que superen el nivel básico. Elige si el destinatario puede cederlos, solo a sus propios proveedores de servicios o también a socios identificados.

4 Establece la conservación, los contactos y el envío

Indica cuánto tiempo conserva los datos el destinatario, cuándo termina el intercambio, el aviso para dejar de compartirlos y el plazo de notificación de una brecha. Nombra a una persona de contacto para los datos por cada parte, añade después al firmante de la otra organización y envía el acuerdo.

Consejos antes de enviarlo

• Comparte solo lo que exige la finalidad. El acuerdo compromete al divulgador a hacerlo y reduce lo que puede salir mal.
• Algunos sectores (sanidad, educación y finanzas) tienen sus propias normas sobre intercambio y conservación. Comprueba las que se apliquen antes de basarte en esta plantilla.
• Revisa el acuerdo al menos una vez al año, tal como establece, y siempre que cambien la finalidad o los datos.
• Si una organización solo trata datos por cuenta de la otra, utiliza en su lugar un acuerdo de tratamiento de datos.

Preguntas frecuentes sobre Acuerdo de intercambio de datos

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Esta plantilla es un punto de partida general, no asesoramiento jurídico. Las leyes varían entre países y estados; pide a un abogado que revise el acuerdo según tu situación antes de utilizarlo. Última revisión de la página: 2026-09-29.