什么是 个人数据同意书？
当组织依靠同意来收集和使用某人的个人信息时，需要告知对方收集哪些信息、为何收集、谁会看到以及保存多久，并保留对方同意的记录。个人数据同意书可以同时完成这两件事。俱乐部、慈善机构、学校、诊所、小型企业和活动组织者在登记会员、客户、志愿者或参加者时都会使用这类表格。
本模板采用通俗易懂的语言，并直接面向个人（使用“我们”和“你”）。你可以列明收集的信息及其用途；如果收集健康状况等敏感信息，应说明具体信息及收集原因，表格也会要求对方明确同意。你需要说明信息会与谁共享（或说明仅会与按照你指示行事的服务提供商共享）、是否会发送到其他国家，以及保存多久。你还要如实说明同意是可选的，还是提供服务所必需的。表格会解释对方可随时撤回同意的权利，并根据其居住地说明其访问、更正和删除数据以及向监管机构投诉的权利。组织需回签，以确认只会按所述方式使用这些信息。
- 适用于
- 收集个人信息的俱乐部、慈善机构、学校、诊所、教练和小型企业
- 签署方
- 个人先签署，随后由组织签署
- 敏感数据
- 可选部分，用于请求对健康信息或其他敏感信息作出明确同意
- 长度
- 1–2页
何时使用个人数据同意书
- 登记体育俱乐部会员，包括用于紧急情况的医疗信息
- 为慈善机构收集志愿者资料和紧急联系人信息
- 为教练、治疗或健康服务登记客户
- 收集活动或旅行参加者的信息
- 与管理机构、合作伙伴或资助方共享某人的资料
填写内容
11 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：个人, 组织。
1 组织
- 组织名称*
- 组织地址
- 隐私联系人（电子邮件或地址）*
2 个人
- 个人全名*
3 信息
- 收集的信息*
- 信息用途*
- 敏感信息及其必要性
- 提供此同意是* 可选的。如不提供同意，或之后撤回同意，不会影响您从我们处获得的其他任何服务 · 实现上述目的所必需的。如不提供同意，或之后撤回同意，我们可能无法提供与这些目的相关的服务
4 共享和存储
- 共享对象
- 信息发送至或存储于的其他国家及其原因
- 保存期限*
5 签署人
- 个人 签名和日期 · 收集其信息的个人。对于儿童，通常由其父母或监护人表示同意。
- 组织 签名和日期、职务 · 收集和使用信息的组织。
个人数据同意书的内容
- 我们收集的信息
- 我们使用信息的原因
- 我们共享信息的对象
- 信息保存期限
- 您的选择和权利
- 您的同意
- 组织确认
逐步使用个人数据同意书
1 确认你的组织信息
填写你的名称和地址，并提供隐私联系人信息——即人们可以通过其提问、行使权利或撤回同意的电子邮箱或地址。
2 列出信息和用途
写明你收集的信息类型，以及每种信息的具体用途。务必具体：同意仅涵盖所描述的内容。添加任何敏感信息及收集原因，或将该栏留空。
3 说明共享和保存期限
写明你会与谁共享信息、信息会发送到哪些其他国家，以及你会保存多久——例如“在你成为会员期间及之后2年”。如实选择提供同意是否为可选项。
4 发送并保存记录
个人签署后，你再回签，签署后的PDF会存入你的保险库，作为同意记录；审计轨迹会记录日期和时间。
发送前提示
- 同意并不是使用个人数据的唯一法律依据，也不总是最适合的依据。如果你需要这些信息来履行合同或遵守法律义务，隐私声明可能比同意书更合适。
- 只收集你需要的信息。每增加一个字段，就意味着你必须保护并证明收集其必要性。
- 让撤回同意和作出同意一样容易，并及时处理撤回请求。
- 对于儿童，通常应由父母或监护人作出同意——请确认你所在地区适用的年龄规定。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名和日期框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
个人数据同意书：常见问题
这份表格能让我的组织符合《通用数据保护条例》（General Data Protection Regulation, GDPR）吗？
没有任何单一表格可以做到这一点。这份表格可以帮助你向个人提供清晰的信息并记录其同意，这是《通用数据保护条例》（GDPR）等数据保护法律所要求事项的一部分。你仍需安全处理数据、遵守所述用途并回应相关请求。
对方可以撤回同意吗？
可以，随时都可以联系你指定的隐私联系人进行撤回。正如表格所述，撤回不会影响此前对信息的使用；但从撤回之时起，你必须停止任何以该同意为依据的使用。
哪些信息属于敏感信息？
许多法律会对健康、残障、种族或民族血统、宗教、性取向、生物识别和遗传数据，以及犯罪记录提供额外保护。如果你收集其中任何信息，请在敏感信息栏中予以说明，以便表格请求对方作出明确同意。
电子签名对同意而言有效吗？
通常有效。在美国（《全球及全国商务电子签名法》（Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN Act）和《统一电子交易法》（Uniform Electronic Transactions Act, UETA））、英国、欧盟（《电子识别、认证和信任服务条例》（electronic IDentification, Authentication and trust Services, eIDAS））和加拿大，电子签名通常适用于这类普通文件；FileIt 的审计轨迹还会显示同意是在何时以及通过何种方式作出的。