ما هو تفويض مشاركة المعلومات؟
تحرص الجهات التجارية على عدم مناقشة حساب العميل مع أي شخص آخر، وهذا أمر صائب. لكن العملاء كثيرًا ما يرغبون في الحصول على مساعدة من شخص ما: ابن أو ابنة بالغ يتولى فواتير أحد الوالدين، أو زوج يرتب حساب خدمات منزلية، أو محاسب يستفسر عن فاتورة، أو مقدّم رعاية يرتب المواعيد. تفويض مشاركة المعلومات هو إذن العميل الموقّع الذي يسمح للجهة التجارية بالتعامل مع ذلك الشخص.
في هذا القالب، يذكر صاحب الحساب اسم الشخص المفوَّض وعلاقته به، والحساب الذي يشمله التفويض (أو جميع الحسابات)، والمعلومات التي يجوز مشاركتها وأي معلومات يجب عدم مشاركتها، وما إذا كان يمكن مشاركتها عبر الهاتف أو كتابيًا أو حضوريًا. وتختار ما إذا كان يجوز للشخص المفوَّض طرح الأسئلة وتلقي المعلومات فقط، أو يجوز له أيضًا تقديم طلبات اعتيادية، مثل الإبلاغ عن مشكلة أو طلب نسخة من فاتورة أو ترتيب دفعة باستخدام طريقة الدفع المعتادة. وفي كلتا الحالتين، لا يجوز له إغلاق الحساب أو نقله، أو تغيير الشخص المفوَّض، أو تغيير بيانات الاتصال أو الأمان، أو الحصول على ائتمان جديد. ويجوز للجهة التجارية التحقق من الهوية ورفض الطلبات التي تبدو غير صحيحة. ويظل التفويض ساريًا حتى تاريخ الانتهاء أو سحبه، ويوضح النموذج أنه لا يُعد وكالة قانونية (power of attorney).
- مناسب لـ
- مرافق الخدمات، وشركات الاتصالات، والمُلّاك، والعيادات، والمدارس، والمحاسبين، وشركات الخدمات
- يوقّعه
- صاحب الحساب، ثم الجهة التجارية
- نطاق الصلاحية
- المعلومات فقط، أو المعلومات والطلبات الاعتيادية
- الطول
- صفحة إلى صفحتين
متى تستخدم تفويض مشاركة المعلومات
- يسمح عميل مسن لابنته أو ابنه بمناقشة فواتيره
- يسمح مستأجر لشريكه أو أحد والديه بالتحدث إلى وكيل التأجير
- يسمح عميل لمحاسبه أو كاتب حساباته بالاستفسار عن الفواتير وكشوف الحساب
- يرتب مقدّم رعاية أو عامل دعم مواعيد نيابةً عن شخص آخر
- يسمح عميل يسافر إلى الخارج لصديق بالتعامل مع مشكلة في حسابه
ما ستملؤه
12 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: صاحب الحساب, المنشأة.
1 الحساب
- اسم المنشأة*
- جهة إرسال التغييرات أو طلب السحب*
- الاسم الكامل لصاحب الحساب*
- رقم الحساب أو العميل
2 الشخص المفوَّض
- الاسم الكامل للشخص المفوَّض*
- صلة الشخص المفوَّض بصاحب الحساب*
- هاتف وبريد إلكتروني للشخص المفوَّض
3 ما هو المفوَّض به
- المعلومات التي يجوز مشاركتها*
- المعلومات التي يجب عدم مشاركتها
- يجوز للشخص المفوَّض* طرح الأسئلة وتلقي المعلومات فقط · طرح الأسئلة وتلقي المعلومات وتقديم الطلبات الاعتيادية نيابةً عني، مثل الإبلاغ عن مشكلة، أو طلب نسخة من فاتورة أو كشف حساب، أو ترتيب سداد باستخدام طريقة الدفع المعتادة الخاصة بي، أو حجز موعد
- يجوز مشاركة المعلومات* عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الخطاب أو شخصياً · عبر الهاتف فقط · خطياً فقط (بالبريد الإلكتروني أو الخطاب)
- ينتهي التفويض في
4 من يوقّع
- صاحب الحساب التوقيع والتاريخ · العميل الذي ستتم مشاركة معلوماته.
- المنشأة التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · المنشأة التي تحتفظ بالحساب.
ما يغطيه تفويض مشاركة المعلومات
- الشخص المفوَّض
- المعلومات التي يجوز مشاركتها
- ما يجوز للشخص المفوَّض القيام به
- التحقق من الهوية
- مدة سريان التفويض
- نقاط مهمة
- تأكيد المنشأة
استخدام تفويض مشاركة المعلومات خطوة بخطوة
1 حدّد الحساب
أدخل اسم شركتك، وبيانات جهة الاتصال المسؤولة عن التغييرات أو السحب، واسم صاحب الحساب ورقم الحساب — أو اترك الرقم فارغًا ليشمل التفويض جميع الحسابات التي يحتفظ بها لديك.
2 سمِّ الشخص المفوَّض
أضف اسمه الكامل، وعلاقته بصاحب الحساب، ورقم هاتفه أو بريده الإلكتروني، حتى يتمكن فريقك من التعرّف إليه عند تواصله معكم.
3 حدّد القيود
أبقِ قائمة المعلومات التي يجوز مشاركتها كما هي أو عدّلها، وأضف أي معلومات يجب أن تظل خاصة (مثل كلمات المرور)، واختر قنوات المشاركة، ثم اختر بين المعلومات فقط أو المعلومات والطلبات الاعتيادية. أضف تاريخ انتهاء إذا كان التفويض مؤقتًا.
4 أرسله للتوقيع
يوقّع صاحب الحساب، ثم توقّع أنت توقيعًا مقابلًا لتأكيد تسجيله، ويُحفظ ملف PDF الموقّع في خزنتك. وسجّل أيضًا الشخص المفوَّض على الحساب في أنظمتك الداخلية.
نصائح قبل الإرسال
- تحقّق دائمًا من هوية الشخص المفوَّض قبل مشاركة أي شيء — فهذا النموذج يمنحك الحق في ذلك.
- إذا احتاج شخص إلى اتخاذ قرارات قانونية أو مالية نيابةً عن صاحب الحساب، فهو يحتاج إلى وكالة قانونية (power of attorney) أو صلاحية قانونية مماثلة، وليس إلى هذا النموذج.
- غالبًا ما تكون للمعلومات الصحية والضريبية وبعض المعلومات المالية نماذج تفويض مطلوبة خاصة بها. استخدم تلك النماذج حيثما تنطبق.
- راجع التفويضات المستمرة من وقت إلى آخر، واطلب من صاحب الحساب تأكيد أنه لا يزال يرغب فيها.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن تفويض مشاركة المعلومات
هل هذا هو نفسه التوكيل؟
لا. فهو يتيح للجهة التجارية التحدث فقط إلى الشخص المسمّى عن الحساب، والتصرف في الطلبات الاعتيادية إذا تم اختيار ذلك. ولا يمنحه أي صلاحية لاتخاذ قرارات قانونية أو مالية، ولا يؤثر في حقوق صاحب الحساب نفسه.
هل يمكن لصاحب الحساب إلغاءه؟
نعم، في أي وقت، من خلال التواصل مع الجهة التجارية على العنوان أو الرقم الوارد في النموذج. ولا يتأثر بذلك ما تمت مشاركته من معلومات سابقًا.
هل يمكن للشخص المفوَّض إغلاق الحساب؟
لا. أيًا كان الخيار الذي تحدده، لا يجوز له إغلاق الحساب أو نقله، أو تغيير الشخص المفوَّض، أو تغيير بيانات الاتصال أو الأمان، أو الحصول على ائتمان أو إبرام اتفاقيات جديدة.
هل يكون التوقيع الإلكتروني صالحًا لهذا التفويض؟
نعم، عمومًا. فالتوقيعات الإلكترونية صالحة للمستندات العادية مثل هذا المستند في الولايات المتحدة (قانون ESIGN وUETA)، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (eIDAS)، وكندا. وقد تحتاج بعض السجلات الخاضعة للتنظيم، مثل المعلومات الصحية، إلى نموذج محدد.