ما هو الموافقة على السجلات الإلكترونية؟
غالبًا ما ترغب الشركات الملزمة بتزويد العملاء بمستندات معينة «كتابيًا» — مثل الاتفاقيات والإفصاحات والإشعارات والكشوفات — في إرسالها إلكترونيًا بدلًا من البريد. وفي الولايات المتحدة، يتطلب قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN Act) موافقة المستهلك على ذلك بعد إبلاغه بحقوقه والتقنية التي يحتاج إليها، كما أن لدى البلدان الأخرى قواعدها الخاصة بشأن التسليم الإلكتروني. ويجمع نموذج الموافقة على السجلات الإلكترونية هذا الإفصاح وموافقة العميل في صفحة موقعة واحدة.
يسرد هذا النموذج المستندات المشمولة وكيفية تسليمها (عبر البريد الإلكتروني، أو من خلال بوابتك الإلكترونية مع تنبيه عبر البريد الإلكتروني، أو بأي من الطريقتين). ويوضح الأجهزة والبرامج التي يحتاج إليها العميل، ويتعهد بإشعاره قبل تغيير تلك المتطلبات، ويؤكد أن للعميل حق التوقيع إلكترونيًا بالأثر نفسه للتوقيع بخط اليد. ويمكن للعملاء طلب نسخ ورقية — مجانًا أو مقابل رسم تحدده — وسحب موافقتهم في أي وقت، وبعد ذلك ترسل إليهم المستندات ورقيًا. ويوافقون على إبقاء عنوان بريدهم الإلكتروني محدثًا، ويؤكدون قدرتهم على فتح ملفات PDF وحفظها وطباعتها. وتُستثنى أي مستندات يُلزم القانون بتسليمها بطريقة أخرى.
- مناسب لـ
- المقرضين، والمؤجرين، وشركات التأمين، ومرافق الخدمات، والعيادات، ومقدمي الخدمات الذين ينقلون عملاءهم إلى التعامل غير الورقي
- يوقّعه
- العميل، ثم الشركة
- النسخ الورقية
- مجانًا أو مقابل رسم تحدده لكل نسخة
- الطول
- نحو صفحتين
متى تستخدم الموافقة على السجلات الإلكترونية
- نقل العملاء الحاليين إلى الكشوفات والإشعارات غير الورقية
- تهيئة العملاء الجدد الذين سيوقعون الاتفاقيات عبر الإنترنت
- إرسال المؤجر أو مدير العقار الإشعارات والإيصالات عبر البريد الإلكتروني
- إرسال العيادة أو مقدم الخدمة النماذج والفواتير عبر بوابة إلكترونية
- جمع الموافقة قبل إرسال المستندات للتوقيع الإلكتروني
ما ستملؤه
10 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: العميل, المنشأة.
1 الأطراف
- اسم المنشأة*
- جهة اتصال المنشأة لطلب العميل نسخًا ورقية أو سحب موافقته*
- الاسم الكامل للعميل*
- البريد الإلكتروني للعميل لاستلام المستندات*
- رقم الحساب أو العميل
2 المستندات
- المستندات المشمولة*
- كيفية تسليم المستندات* عن طريق البريد الإلكتروني إلى العنوان المذكور أعلاه · من خلال بوابة الحساب الإلكترونية الخاصة بالمنشأة، مع إرسال بريد إلكتروني لإبلاغك في كل مرة يتوفر فيها مستند · عن طريق البريد الإلكتروني، أو من خلال بوابة الحساب الإلكترونية الخاصة بالمنشأة مع إرسال بريد إلكتروني لإبلاغك بتوفره
- ما يحتاجه العميل للوصول إلى المستندات*
3 النسخ الورقية
- العملة
- الرسم لكل نسخة ورقية
4 من يوقّع
- العميل التوقيع والتاريخ · الشخص الذي يوافق على استلام المستندات إلكترونيًا.
- المنشأة التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي
ما يغطيه الموافقة على السجلات الإلكترونية
- المستندات المشمولة
- كيفية تسليم السجلات
- ما تحتاج إليه
- التوقيع إلكترونيًا
- النسخ الورقية
- سحب موافقتك
- إبقاء بياناتك محدثة
- إقرارك
- إقرار المنشأة
استخدام الموافقة على السجلات الإلكترونية خطوة بخطوة
1 أدخل بيانات الأطراف
أضف اسم شركتك وبيانات جهة الاتصال التي يطلب العملاء منها النسخ الورقية أو يسحبون الموافقة عبرها، ثم اسم العميل وبريده الإلكتروني ورقم حسابه.
2 أدرج المستندات وطريقة التسليم
أبقِ قائمة المستندات المشمولة كما هي أو عدّلها، واختر ما إذا كانت سترسل بالبريد الإلكتروني، أو توضع على بوابتك الإلكترونية مع تنبيه عبر البريد الإلكتروني، أو بالطريقتين معًا.
3 تحقق من متطلبات النظام
تتضمن القائمة الافتراضية جهازًا متصلًا بالإنترنت، ومتصفحًا محدثًا، وقارئًا لملفات PDF، وحساب بريد إلكتروني، وطريقة لحفظ المستندات أو طباعتها. عدّلها لتطابق ما تحتاج إليه مستنداتك فعليًا.
4 حدّد شروط النسخ الورقية وأرسل النموذج
اترك خانة الرسم فارغة إذا كانت النسخ الورقية مجانية، أو أدخل رسمًا لكل نسخة. أرسله إلى العميل ليوقعه — فالتوقيع إلكترونيًا يوضح أيضًا أنه يستطيع فتح المستندات الإلكترونية — ثم وقّعه من جانبك.
نصائح قبل الإرسال
- أرسل هذه الموافقة إلكترونيًا بالتنسيق نفسه للمستندات التي ستتبعها، حتى يوضح توقيعها أن العميل يستطيع فتحها.
- إذا غيّرت متطلبات النظام، فأبلغ العملاء قبل التغيير — فهذا ما يتعهد به النموذج.
- احتفظ بإجراء ورقي جاهز للعملاء الذين يسحبون موافقتهم أو يطلبون نسخًا.
- قد يلزم تسليم بعض المستندات — مثل بعض إشعارات الإخلاء أو قطع المرافق أو إلغاء التأمين — ورقيًا في بعض الأماكن؛ فتحقق من القواعد المحلية.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن الموافقة على السجلات الإلكترونية
لماذا أحتاج إلى موافقة لإرسال المستندات إلكترونيًا؟
عندما ينص القانون على ضرورة تلقي المستهلك المعلومات كتابيًا، لا تسمح كثير من القوانين — ومنها قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN Act) في الولايات المتحدة — بتسليمها إلكترونيًا إلا إذا وافق المستهلك بعد إبلاغه بحقوقه والمتطلبات التقنية. ويغطي هذا النموذج هذه النقاط.
هل يمكن للعميل الحصول على نسخ ورقية رغم ذلك؟
نعم. يمكنه طلب نسخة ورقية من أي مستند في أي وقت، مجانًا أو مقابل الرسم الذي تحدده، ولا يعني الطلب سحب موافقته.
ماذا يحدث إذا سحب العميل موافقته؟
ترسل المستندات المستقبلية ورقيًا إلى العنوان البريدي المسجل لديك له. وكما يوضح النموذج، لا يؤثر سحب الموافقة في المستندات التي سُلّمت بالفعل أو في أي شيء وُقّع إلكترونيًا قبل سريان السحب.
هل ينطبق هذا خارج الولايات المتحدة؟
صيغ النموذج ليكون محايدًا من حيث الولاية القضائية. وتكون التوقيعات والسجلات الإلكترونية صالحة عمومًا للمستندات العادية في الولايات المتحدة (قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN Act) وقانون المعاملات الإلكترونية الموحد (UETA))، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (لائحة التعريف الإلكتروني والمصادقة وخدمات الثقة (eIDAS))، وكندا، لكن لبعض مستندات المستهلكين قواعد تسليم خاصة — فتحقق مما ينطبق عليك.