¿Qué es consentimiento para registros electrónicos?
Las empresas que deben entregar determinados documentos a sus clientes «por escrito» —acuerdos, divulgaciones, avisos y extractos— suelen querer enviarlos electrónicamente en lugar de hacerlo por correo postal. En EE. UU., la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN Act) exige que los consumidores acepten esta modalidad después de recibir información sobre sus derechos y la tecnología que necesitan, y otros países tienen sus propias normas sobre la entrega electrónica. Un formulario de consentimiento para registros electrónicos reúne esa información y el acuerdo del cliente en una sola página firmada.
Esta plantilla enumera los documentos incluidos y cómo se entregan (por correo electrónico, a través de tu portal online con un aviso por email, o de cualquiera de las dos formas). Indica el hardware y el software que necesita el cliente, promete avisarle antes de que cambien esos requisitos y confirma que puede firmar electrónicamente con el mismo efecto que una firma manuscrita. Los clientes pueden solicitar copias en papel —gratis o por la tarifa que establezcas— y retirar su consentimiento en cualquier momento; después, les enviarás los documentos en papel. Aceptan mantener actualizada su dirección de email y confirman que pueden abrir, guardar e imprimir archivos PDF. Queda excluido todo lo que la ley exija entregar de otra manera.
- Ideal para
- Prestamistas, arrendadores, aseguradoras, empresas de servicios públicos, clínicas y proveedores de servicios que pasan a sus clientes al formato sin papel
- Lo firman
- Primero el cliente y después la empresa
- Copias en papel
- Gratis o por una tarifa por copia que establezcas
- Extensión
- Unas 2 páginas
Cuándo usar un consentimiento para registros electrónicos
- Pasar a los clientes actuales a extractos y avisos sin papel
- Incorporar nuevos clientes que firmarán acuerdos online
- Un arrendador o administrador de propiedades que envía avisos y recibos por email
- Una clínica o un proveedor de servicios que envía formularios y facturas a través de un portal
- Recopilar el consentimiento antes de enviar documentos para firma electrónica
Lo que debes completar
10 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: cliente, empresa.
1 Las partes
- Nombre de la empresa*
- Dónde puede el cliente solicitar copias en papel o retirar su consentimiento*
- Nombre completo del cliente*
- Correo electrónico del cliente para recibir documentos*
- Número de cuenta o de cliente
2 Los documentos
- Documentos incluidos*
- Cómo se entregan los documentos* por correo electrónico a la dirección indicada arriba · a través del portal de la cuenta en línea de la Empresa, con un correo electrónico que te avisa cada vez que hay un documento disponible · por correo electrónico o a través del portal de la cuenta en línea de la Empresa, con un correo electrónico que te avisa de que está disponible
- Qué necesita el cliente para acceder a los documentos*
3 Copias en papel
- Moneda
- Tarifa por cada copia en papel
4 Quién firma
- Cliente firma y fecha · La persona que acepta recibir documentos por medios electrónicos.
- Empresa firma y fecha, cargo
Qué incluye el consentimiento para registros electrónicos
- Documentos incluidos
- Cómo se entregarán los Documentos
- Qué necesitas
- Firma electrónica
- Copias en papel
- Retirada del consentimiento
- Mantener tus datos actualizados
- Tu confirmación
- Confirmación de la Empresa
Cómo usar el consentimiento para registros electrónicos, paso a paso
1 Introduce las partes
Añade el nombre de tu empresa y el contacto al que los clientes pueden dirigirse para solicitar copias en papel o retirar su consentimiento, así como el nombre, el email y el número de cuenta del cliente.
2 Enumera los documentos y la entrega
Conserva o edita la lista de documentos incluidos y elige si se envían por email, se publican en tu portal con un aviso por correo electrónico o se utilizan ambas opciones.
3 Comprueba los requisitos del sistema
La versión predeterminada indica un dispositivo con acceso a Internet, un navegador actualizado, un lector de PDF, una cuenta de email y una forma de guardar o imprimir. Ajústala para que coincida con lo que realmente necesitan tus documentos.
4 Establece las condiciones de las copias en papel y envía el documento
Deja vacía la tarifa si las copias en papel son gratuitas o introduce una tarifa por copia. Envíalo al cliente para que lo firme —firmarlo electrónicamente también demuestra que puede abrir documentos electrónicos— y después fírmalo tú.
Consejos antes de enviarlo
- Envía este consentimiento electrónicamente en el mismo formato que tendrán los documentos posteriores, para que su firma demuestre que el cliente puede abrirlos.
- Si cambias los requisitos de tu sistema, informa a los clientes antes del cambio: el formulario lo promete.
- Ten preparado un proceso en papel para los clientes que retiren su consentimiento o soliciten copias.
- Algunos documentos —como ciertos avisos de desahucio, corte del suministro o cancelación de seguros— pueden tener que entregarse en papel en algunos lugares; comprueba las normas locales.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Consentimiento para registros electrónicos
¿Por qué necesito consentimiento para enviar documentos electrónicamente?
Cuando la ley establece que un consumidor debe recibir información por escrito, muchas normas —incluida la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional de EE. UU. (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN Act)— solo permiten entregarla electrónicamente si el consumidor ha aceptado después de recibir información sobre sus derechos y los requisitos técnicos. Este formulario cubre esos aspectos.
¿El cliente puede seguir recibiendo copias en papel?
Sí. Puede solicitar una copia en papel de cualquier documento en cualquier momento, gratis o por la tarifa que establezcas, y solicitarla no retira su consentimiento.
¿Qué ocurre si el cliente retira su consentimiento?
Enviarás los documentos posteriores en papel a la dirección postal que tengas registrada. Como indica el formulario, la retirada no afecta a los documentos ya entregados ni a nada que ya se haya firmado electrónicamente antes de que surta efecto.
¿Se aplica fuera de EE. UU.?
El formulario está redactado para ser neutral respecto a la jurisdicción. Las firmas y los registros electrónicos suelen ser válidos para documentos ordinarios en EE. UU. (la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional —Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN Act— y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas —Uniform Electronic Transactions Act, UETA—), el Reino Unido, la UE (el Reglamento de identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza —eIDAS Regulation—) y Canadá, pero algunos documentos dirigidos a consumidores tienen normas especiales de entrega; comprueba cuáles se aplican a tu caso.