¿Qué es autorización de depósito directo?
La autorización de depósito directo es el formulario que firma un empleado para que su empresa pueda pagarle el salario directamente en su cuenta bancaria, en lugar de hacerlo mediante cheque o efectivo. Forma parte de la documentación de incorporación de la mayoría de las nuevas contrataciones y se utiliza de nuevo cada vez que un empleado cambia de banco.
Este formulario recopila el banco, el nombre del titular de la cuenta, el tipo de cuenta, el código de ruta, clasificación o tránsito y el número de cuenta o IBAN, por lo que sirve en EE. UU., el Reino Unido, Canadá y otros lugares. El empleado puede enviar todo su salario neto a una cuenta, o una cantidad fija o un porcentaje a una segunda cuenta. El formulario indica cuándo comienza el depósito directo, cómo se corrigen los pagos realizados por error, la responsabilidad del empleado de proporcionar datos correctos, cómo cambiarlo o cancelarlo y cómo mantiene la empresa la privacidad de los datos bancarios. La empresa firma para confirmar que ha recibido el formulario.
- Ideal para
- Nuevas contrataciones y empleados que cambian de banco
- Quién lo firma
- El empleado y alguien de nóminas o RR. HH. para confirmar la recepción
- Cuentas
- Una cuenta o una división entre una cuenta principal y una segunda cuenta
- Extensión
- 1–2 páginas
Cuándo usar un autorización de depósito directo
- Configurar el pago de un nuevo empleado durante su primera semana
- Un empleado que se ha cambiado a un banco nuevo y necesita actualizar los datos de nóminas
- Un empleado que quiere que parte de cada pago vaya directamente a una cuenta de ahorro
- Una pequeña empresa que cambia los cheques de su personal por transferencias bancarias
- Conservar un registro firmado de los datos de la cuenta facilitados a nóminas
Lo que debes completar
16 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleado, empleador.
1 Empleado y empleador
- Empleador (nombre de la empresa)*
- Nombre completo del empleado*
- Número de empleado o de nómina
- Este formulario es* Un nuevo depósito directo · Un cambio en mis datos bancarios
2 Cuenta principal
- Banco o cooperativa de crédito*
- Nombre del titular de la cuenta*
- Tipo de cuenta* Cuenta corriente · Cuenta de ahorros
- Número de ruta, clasificación o tránsito*
- Número de cuenta o IBAN*
3 Dividido entre dos cuentas
- Cómo se paga el salario neto* Todo mi salario neto en la cuenta principal · Dividido entre la cuenta principal y una segunda cuenta
- Importe pagado en la segunda cuenta
- Segunda cuenta: banco
- Segunda cuenta: nombre del titular
- Segunda cuenta: número de ruta, clasificación o tránsito
- Segunda cuenta: número de cuenta o IBAN
4 Fecha de inicio
- Comenzar con la fecha de pago del día o posterior a
5 Quién firma
- Empleado firma y fecha · La persona a quien se paga. Normalmente, el empleado introduce sus propios datos bancarios y envía el formulario.
- Empleador firma y fecha, cargo · Alguien del departamento de nóminas o de recursos humanos que confirma la recepción.
Qué incluye el autorización de depósito directo
- Cuenta principal
- Segunda cuenta
- Cuándo comienza
- Pagos realizados por error
- Mis responsabilidades
- Duración
- Privacidad
Cómo usar el autorización de depósito directo, paso a paso
1 Indica si es un alta nueva o un cambio
Elige «un cambio en mis datos bancarios» cuando sustituya instrucciones anteriores; el formulario lo indica en negrita para que nóminas sepa que debe dejar de pagar en la cuenta anterior.
2 Introduce la cuenta principal
Añade el banco, el nombre del titular exactamente como aparece en el banco, el tipo de cuenta, el código bancario (un número de ruta en EE. UU., un código de clasificación en el Reino Unido, los números de tránsito y de entidad en Canadá o un código BIC/SWIFT en otros lugares) y el número de cuenta o IBAN.
3 Añade una segunda cuenta si es necesario
Elige la opción de división e indica cuánto se destina a la segunda cuenta —una cantidad fija o un porcentaje— junto con los datos de esa cuenta. El resto se envía a la cuenta principal.
4 Fírmalo y envíalo a nóminas
El formulario está preparado para que el empleado introduzca sus propios datos y lo envíe: marca «Soy yo» como empleado y añade al contacto de nóminas o RR. HH. como empresa. Después de que firmes, la empresa firma para confirmar la recepción y el PDF firmado se guarda en tu bóveda. La empresa también puede prepararlo y enviártelo para que lo revises y firmes.
Consejos antes de enviarlo
- Comprueba el número de cuenta con un extracto bancario o un cheque anulado: un solo dígito incorrecto puede enviar el salario a la cuenta equivocada.
- Desconfía de las solicitudes de cambio de datos bancarios por correo electrónico: confírmalas directamente con el empleado antes de actualizar las nóminas.
- Recuerda al empleado que compruebe su primera nómina y el depósito después del cambio.
- Guarda el formulario firmado de forma segura: contiene datos bancarios. FileIt lo conserva en tu bóveda privada.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Autorización de depósito directo
¿Puede una empresa exigir el depósito directo?
Depende de dónde estés. En algunos lugares las empresas pueden exigirlo, mientras que en otros el empleado debe aceptarlo o se le debe ofrecer otra forma de cobrar. El formulario incluye una línea que indica que, cuando la ley reconoce ese derecho al empleado, este puede solicitar otra forma de pago.
¿Qué ocurre si el dinero se ingresa en la cuenta por error?
El empleado autoriza a la empresa a pedir al banco que revierta una operación realizada por error, en la medida en que lo permitan la ley y las normas bancarias. Si no es posible revertirla, la empresa se pone en contacto con el empleado para acordar el reembolso, y cualquier recuperación de pagos futuros solo se realiza conforme a la ley.
¿Se puede dividir el pago entre dos cuentas?
Sí. Elige la opción de división e indica la cantidad o el porcentaje para la segunda cuenta; el resto del salario neto se ingresa en la cuenta principal.
¿Es válido un formulario de depósito directo firmado electrónicamente?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para documentos laborales ordinarios como este en EE. UU. (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global, ESIGN Act, y Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas, UETA), el Reino Unido, la UE (Reglamento de identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza, eIDAS) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización junto con el PDF firmado.
¿Es gratuita esta plantilla?
Sí. Puedes utilizarla gratis con la aplicación de firma electrónica de FileIt, y el empleado no necesita una cuenta de FileIt para firmar.