Qu’est-ce qu’un consentement aux documents électroniques ?
Les entreprises qui doivent remettre certains documents « par écrit » à leurs clients — contrats, informations, avis et relevés — souhaitent souvent les envoyer électroniquement plutôt que par courrier. Aux États-Unis, la loi ESIGN (ESIGN Act) exige que les consommateurs y consentent après avoir été informés de leurs droits et des technologies nécessaires, et d’autres pays ont leurs propres règles concernant la transmission électronique. Un formulaire de consentement aux documents électroniques regroupe ces informations et l’accord du client sur une seule page signée.
Ce modèle répertorie les documents concernés et leur mode de transmission (par e-mail, via votre portail en ligne avec une alerte par e-mail, ou les deux). Il précise le matériel et les logiciels nécessaires au client, prévoit qu’il sera informé avant toute modification de ces exigences et confirme que le client peut signer électroniquement, avec le même effet qu’une signature manuscrite. Les clients peuvent demander des copies papier — gratuitement ou moyennant les frais que vous fixez — et retirer leur consentement à tout moment, après quoi vous leur envoyez les documents sur papier. Ils acceptent de maintenir leur adresse e-mail à jour et confirment pouvoir ouvrir, enregistrer et imprimer des PDF. Tout document que la loi impose de remettre d’une autre manière est exclu.
- Idéal pour
- Prêteurs, bailleurs, assureurs, fournisseurs de services publics, cliniques et prestataires de services qui passent leurs clients au zéro papier
- Signé par
- Le client, puis l’entreprise
- Copies papier
- Gratuites ou moyennant des frais par copie que vous fixez
- Longueur
- Environ 2 pages
Quand utiliser un consentement aux documents électroniques
- Passer les clients existants aux relevés et avis sans papier
- Intégrer de nouveaux clients qui signeront des contrats en ligne
- Pour un bailleur ou un gestionnaire immobilier, envoyer des avis et des reçus par e-mail
- Pour une clinique ou un prestataire de services, envoyer des formulaires et des factures via un portail
- Recueillir le consentement avant d’envoyer des documents à signer électroniquement
Ce que vous remplissez
10 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : client, entreprise.
1 Les parties
- Nom de l’entreprise*
- Coordonnées auxquelles le client peut demander des copies papier ou retirer son consentement*
- Nom complet du client*
- Adresse e-mail du client pour recevoir les documents*
- Numéro de compte ou de client
2 Les documents
- Documents concernés*
- Mode de remise des documents* par e-mail à l’adresse ci-dessus · par l’intermédiaire du portail de compte en ligne de l’Entreprise, avec un e-mail vous informant chaque fois qu’un document est disponible · par e-mail ou par l’intermédiaire du portail de compte en ligne de l’Entreprise, avec un e-mail vous informant qu’il est disponible
- Ce dont le client a besoin pour accéder aux documents*
3 Copies papier
- Devise
- Frais par copie papier
4 Qui signe
- Client signature et date · La personne qui accepte de recevoir les documents par voie électronique.
- Entreprise signature et date, fonction
Ce que couvre le consentement aux documents électroniques
- Documents concernés
- Mode de remise des Documents
- Ce dont vous avez besoin
- Signature électronique
- Copies papier
- Retrait de votre consentement
- Mise à jour de vos coordonnées
- Votre confirmation
- Confirmation de l’Entreprise
Utiliser le consentement aux documents électroniques, étape par étape
1 Saisissez les parties
Ajoutez le nom de votre entreprise et le contact auquel les clients peuvent demander des copies papier ou retirer leur consentement, ainsi que le nom, l’adresse e-mail et le numéro de compte du client.
2 Répertoriez les documents et leur transmission
Conservez ou modifiez la liste des documents concernés, puis indiquez s’ils seront envoyés par e-mail, déposés sur votre portail avec une alerte par e-mail, ou transmis par les deux moyens.
3 Vérifiez les exigences techniques
La version par défaut prévoit un appareil avec accès à Internet, un navigateur à jour, un lecteur PDF, un compte e-mail et un moyen d’enregistrer ou d’imprimer les documents. Adaptez-la aux besoins réels de vos documents.
4 Définissez les conditions des copies papier et envoyez le formulaire
Laissez les frais vides si les copies papier sont gratuites, ou saisissez un montant par copie. Envoyez le formulaire au client pour signature — le fait de le signer électroniquement montre également qu’il peut ouvrir des documents électroniques — puis contresignez-le.
Conseils avant l’envoi
- Envoyez ce consentement électroniquement dans le même format que les documents qui suivront, afin que sa signature montre que le client peut les ouvrir.
- Si vous modifiez vos exigences techniques, informez-en les clients avant le changement — le formulaire le prévoit.
- Prévoyez une procédure papier pour les clients qui retirent leur consentement ou demandent des copies.
- Certains documents — notamment certains avis d’expulsion, de coupure de services publics ou de résiliation d’assurance — doivent parfois être remis sur papier dans certains endroits ; vérifiez les règles locales.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Consentement aux documents électroniques : questions fréquentes
Pourquoi dois-je obtenir un consentement pour envoyer des documents électroniquement ?
Lorsque la loi prévoit qu’un consommateur doit recevoir des informations par écrit, de nombreuses lois — notamment la loi américaine ESIGN (ESIGN Act) — vous autorisent à les remettre électroniquement uniquement si le consommateur y a consenti après avoir été informé de ses droits et des exigences techniques. Ce formulaire couvre ces éléments.
Le client peut-il toujours recevoir des copies papier ?
Oui. Il peut demander à tout moment une copie papier de n’importe quel document, gratuitement ou moyennant les frais que vous fixez ; cette demande ne retire pas son consentement.
Que se passe-t-il si le client retire son consentement ?
Vous envoyez les documents futurs sur papier à l’adresse postale que vous détenez pour lui. Comme le précise le formulaire, le retrait n’a aucun effet sur les documents déjà remis ni sur les éléments déjà signés électroniquement avant sa prise d’effet.
Cela s’applique-t-il en dehors des États-Unis ?
Le formulaire est conçu pour être neutre quant à la juridiction. Les signatures et documents électroniques sont généralement valables pour les documents courants aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA (Uniform Electronic Transactions Act)), au Royaume-Uni, dans l’UE (règlement eIDAS (eIDAS)) et au Canada, mais certains documents destinés aux consommateurs sont soumis à des règles particulières de transmission — vérifiez celles qui s’appliquent à votre situation.