Apakah persetujuan terhadap rekod elektronik (Consent to electronic records)?
Perniagaan yang perlu memberikan pelanggan dokumen tertentu "secara bertulis" — perjanjian, pendedahan, notis dan penyata — sering mahu menghantarnya secara elektronik dan bukannya melalui pos. Di AS, Akta ESIGN (ESIGN Act) menghendaki pengguna bersetuju selepas dimaklumkan tentang hak mereka dan teknologi yang diperlukan, manakala negara lain mempunyai peraturan tersendiri tentang penyampaian elektronik. Borang persetujuan rekod elektronik menyatukan pendedahan tersebut dan persetujuan pelanggan pada satu halaman yang ditandatangani.
Templat ini menyenaraikan dokumen yang diliputi dan cara dokumen tersebut disampaikan (melalui e-mel, melalui portal dalam talian anda dengan makluman e-mel, atau salah satu daripadanya). Templat ini menetapkan perkakasan dan perisian yang diperlukan pelanggan, menjanjikan notis sebelum keperluan tersebut berubah, dan mengesahkan bahawa pelanggan boleh menandatangani secara elektronik dengan kesan yang sama seperti tandatangan tulisan tangan. Pelanggan boleh meminta salinan kertas — secara percuma atau dengan bayaran yang anda tetapkan — dan menarik balik persetujuan pada bila-bila masa, selepas itu anda menghantar dokumen dalam bentuk kertas. Mereka bersetuju untuk memastikan alamat e-mel mereka sentiasa terkini dan mengesahkan bahawa mereka boleh membuka, menyimpan serta mencetak PDF. Apa-apa perkara yang diwajibkan oleh undang-undang untuk disampaikan dengan cara lain tidak termasuk.
- Sesuai untuk
- Pemberi pinjaman, tuan tanah, penanggung insurans, syarikat utiliti, klinik dan penyedia perkhidmatan yang beralih kepada urusan tanpa kertas dengan pelanggan
- Ditandatangani oleh
- Pelanggan, kemudian perniagaan
- Salinan kertas
- Percuma atau dengan bayaran setiap salinan yang anda tetapkan
- Panjang
- Kira-kira 2 halaman
Bila hendak menggunakan persetujuan terhadap rekod elektronik (Consent to electronic records)
- Memindahkan pelanggan sedia ada kepada penyata dan notis tanpa kertas
- Mendaftarkan pelanggan baharu yang akan menandatangani perjanjian dalam talian
- Tuan tanah atau pengurus hartanah menghantar notis dan resit melalui e-mel
- Klinik atau penyedia perkhidmatan menghantar borang dan invois melalui portal
- Mendapatkan persetujuan sebelum menghantar dokumen untuk tandatangan elektronik
Perkara yang anda isi
10 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pelanggan, perniagaan.
1 Pihak-pihak
- Nama perniagaan*
- Tempat pelanggan meminta salinan kertas atau menarik balik persetujuan*
- Nama penuh pelanggan*
- E-mel pelanggan untuk dokumen*
- Nombor akaun atau pelanggan
2 Dokumen-dokumen
- Dokumen yang diliputi*
- Cara dokumen dihantar* melalui e-mel ke alamat di atas · melalui portal akaun dalam talian Perniagaan, dengan e-mel yang memaklumkan anda setiap kali dokumen tersedia · melalui e-mel, atau melalui portal akaun dalam talian Perniagaan dengan e-mel yang memaklumkan anda bahawa dokumen itu tersedia
- Keperluan pelanggan untuk mengakses dokumen*
3 Salinan kertas
- Mata wang
- Fi bagi setiap salinan kertas
4 Siapa yang menandatangani
- Pelanggan tandatangan dan tarikh · Orang yang bersetuju untuk menerima dokumen secara elektronik.
- Perniagaan tandatangan dan tarikh, jawatan
Kandungan persetujuan terhadap rekod elektronik (Consent to electronic records)
- Dokumen yang diliputi
- Cara Rekod akan dihantar
- Perkara yang anda perlukan
- Menandatangani secara elektronik
- Salinan kertas
- Menarik balik persetujuan anda
- Memastikan butiran anda terkini
- Pengesahan anda
- Pengesahan Perniagaan
Cara menggunakan persetujuan terhadap rekod elektronik (Consent to electronic records), langkah demi langkah
1 Masukkan pihak-pihak
Tambahkan nama perniagaan anda dan maklumat hubungan yang boleh digunakan pelanggan untuk meminta salinan kertas atau menarik balik persetujuan, serta nama, e-mel dan nombor akaun pelanggan.
2 Senaraikan dokumen dan cara penyampaian
Kekalkan atau sunting senarai dokumen yang diliputi, dan pilih sama ada dokumen tersebut dihantar melalui e-mel, dimuat naik ke portal anda dengan makluman e-mel, atau kedua-duanya.
3 Semak keperluan sistem
Senarai lalai merangkumi peranti dengan akses internet, pelayar terkini, pembaca PDF, akaun e-mel dan cara untuk menyimpan atau mencetak. Laraskannya mengikut keperluan sebenar dokumen anda.
4 Tetapkan syarat salinan kertas dan hantar
Biarkan ruangan bayaran kosong jika salinan kertas adalah percuma, atau masukkan bayaran setiap salinan. Hantar kepada pelanggan untuk ditandatangani — menandatanganinya secara elektronik juga menunjukkan bahawa mereka boleh membuka dokumen elektronik — kemudian tandatangani balas.
Petua sebelum menghantarnya
- Hantar persetujuan ini secara elektronik dalam format yang sama seperti dokumen yang akan menyusul, supaya tandatangan tersebut menunjukkan bahawa pelanggan boleh membukanya.
- Jika anda mengubah keperluan sistem, maklumkan pelanggan sebelum perubahan itu berkuat kuasa — borang ini menjanjikannya.
- Sediakan proses kertas untuk pelanggan yang menarik balik persetujuan atau meminta salinan.
- Sesetengah dokumen — seperti notis pengusiran, pemotongan utiliti atau pembatalan insurans tertentu — mungkin perlu disampaikan dalam bentuk kertas di sesetengah tempat; semak peraturan tempatan.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Persetujuan terhadap rekod elektronik (Consent to electronic records)
Mengapa saya memerlukan persetujuan untuk menghantar dokumen secara elektronik?
Apabila undang-undang menetapkan bahawa pengguna mesti menerima maklumat secara bertulis, banyak undang-undang — termasuk Akta ESIGN (ESIGN Act) AS — hanya membenarkan anda menyampaikannya secara elektronik jika pengguna telah bersetuju selepas dimaklumkan tentang hak mereka dan keperluan teknikal. Borang ini merangkumi perkara tersebut.
Adakah pelanggan masih boleh mendapatkan salinan kertas?
Ya. Mereka boleh meminta salinan kertas bagi mana-mana dokumen pada bila-bila masa, secara percuma atau dengan bayaran yang anda tetapkan, dan permintaan itu tidak menarik balik persetujuan mereka.
Apakah yang berlaku jika pelanggan menarik balik persetujuan?
Anda menghantar dokumen seterusnya dalam bentuk kertas ke alamat pos yang anda simpan untuk mereka. Seperti yang dinyatakan dalam borang, penarikan balik tidak menjejaskan dokumen yang telah disampaikan atau apa-apa dokumen yang telah ditandatangani secara elektronik sebelum penarikan balik itu berkuat kuasa.
Adakah ini terpakai di luar AS?
Borang ini ditulis supaya neutral dari segi bidang kuasa. Tandatangan dan rekod elektronik secara amnya sah untuk dokumen biasa di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (Uniform Electronic Transactions Act, UETA)), UK, EU (eIDAS) dan Kanada, tetapi sesetengah dokumen pengguna mempunyai peraturan penyampaian khas — semak perkara yang terpakai kepada anda.