什么是 电子记录同意书？
必须以“书面”形式向客户提供某些文件——协议、披露文件、通知和对账单——的企业，通常希望改为电子发送，而不是邮寄。在美国，《电子签名全球和国家商务法》(ESIGN Act)要求消费者在了解其权利和所需技术后同意采用这种方式；其他国家也有关于电子交付的规定。电子记录同意书将相关披露内容和客户的同意集中在一页签署文件中。
此模板列出所涵盖的文件以及交付方式（通过电子邮件、在发送电子邮件提醒后通过在线门户提供，或两者均可）。模板说明客户所需的硬件和软件，承诺在这些要求发生变化前通知客户，并确认客户可以进行电子签名，且电子签名与手写签名具有同等效力。客户可以索取纸质副本——免费提供，或按你设定的费用收取——也可以随时撤回同意；撤回后，你将以纸质形式发送文件。客户同意及时更新电子邮件地址，并确认能够打开、保存和打印 PDF。法律要求以其他方式交付的任何文件均不在此范围内。
- 适用于
- 希望让客户转为无纸化的贷款机构、房东、保险公司、公用事业机构、诊所和服务提供商
- 签署方
- 先由客户签署，再由企业签署
- 纸质副本
- 免费提供，或按你设定的每份费用收取
- 篇幅
- 约 2 页
何时使用电子记录同意书
- 将现有客户转为无纸化接收对账单和通知
- 为将在线签署协议的新客户办理入驻
- 房东或物业管理人通过电子邮件发送通知和收据
- 诊所或服务提供商通过门户发送表格和发票
- 在发送电子签名文件前收集同意
填写内容
10 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：客户, 企业。
1 双方
- 企业名称*
- 客户索取纸质副本或撤回同意时的联系信息*
- 客户全名*
- 用于接收文件的客户电子邮箱*
- 账户或客户编号
2 文件
- 涵盖的文件*
- 文件交付方式* 通过电子邮件发送至上述地址 · 通过企业的在线账户门户提供，并在每次文件可用时发送电子邮件通知 · 通过电子邮件发送，或通过企业的在线账户门户提供并发送电子邮件通知文件可用
- 客户访问文件所需条件*
3 纸质副本
- 货币
- 每份纸质副本的费用
4 签署人
- 客户 签名和日期 · 同意以电子方式接收文件的人。
- 企业 签名和日期、职务
电子记录同意书的内容
- 涵盖的文件
- 文件的交付方式
- 您所需的条件
- 电子签名
- 纸质副本
- 撤回您的同意
- 保持您的信息最新
- 您的确认
- 企业确认
逐步使用电子记录同意书
1 填写双方信息
填写你的企业名称，以及客户索取纸质副本或撤回同意时的联系对象；同时填写客户姓名、电子邮件地址和账号。
2 列出文件和交付方式
保留或编辑所涵盖的文件列表，并选择通过电子邮件发送、在门户中发布并发送电子邮件提醒，还是两者兼用。
3 检查系统要求
默认要求包括可连接互联网的设备、当前版本的浏览器、PDF 阅读器、电子邮件账户，以及保存或打印文件的方式。请根据你的文件实际需要进行调整。
4 设定纸质副本条款并发送
如果纸质副本免费，请将费用栏留空；否则填写每份副本的费用。将文件发送给客户签署——客户以电子方式签署也表明其能够打开电子文件——然后由你方复签。
发送前提示
- 以与后续文件相同的格式通过电子方式发送本同意书，这样客户签署时即可表明其能够打开这些文件。
- 如果更改系统要求，请在变更前通知客户——表格对此作出了约定。
- 为撤回同意或索取副本的客户保留纸质处理流程。
- 某些文件——例如部分驱逐通知、公用事业停供通知或保险取消通知——在某些地区可能必须以纸质形式送达；请核查当地规定。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名和日期框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
电子记录同意书：常见问题
为什么需要取得同意才能以电子方式发送文件？
如果法律规定消费者必须以书面形式接收信息，许多法律——包括美国《电子签名全球和国家商务法》(ESIGN Act)——只有在消费者了解其权利和技术要求后表示同意时，才允许你以电子方式交付。本表格涵盖这些要点。
客户仍然可以获取纸质副本吗？
可以。客户可以随时索取任何文件的纸质副本，免费获取或按你设定的费用支付；提出索取不会撤回其同意。
如果客户撤回同意，会发生什么？
你将把之后的文件以纸质形式发送到你为客户保留的邮寄地址。正如表格所述，撤回不会影响已经交付的文件，也不会影响撤回生效前已经完成的电子签名。
这适用于美国以外的地区吗？
本表格按不限定司法管辖区的方式编写。对于普通文件，电子签名和电子记录通常在美国（《电子签名全球和国家商务法》(ESIGN Act)及《统一电子交易法》(UETA)）、英国、欧盟（《电子身份识别、认证和信任服务条例》(eIDAS)）和加拿大具有法律效力，但部分消费者文件有特殊的交付规定——请核查适用于你的规定。