Qu’est-ce qu’un autorisation de retenue sur salaire ?
Une autorisation de retenue sur salaire constitue le consentement écrit du salarié pour que son employeur prélève un montant précis sur sa rémunération : coût d’un uniforme ou d’outils, part d’une cotisation à un avantage social, cotisation volontaire à une épargne ou à une œuvre caritative, ou remboursement d’une somme due à l’employeur. Les retenues imposées par la loi, comme l’impôt sur le revenu, n’en nécessitent pas — mais pour presque toute autre retenue, une autorisation claire et signée avant le début des prélèvements est la solution la plus sûre et, dans de nombreux endroits, la loi l’exige.
Ce formulaire consigne le type de retenue et son objet précis, le montant de chaque retenue, ainsi que son caractère unique ou sa poursuite jusqu’à atteindre un montant total, une date de fin ou jusqu’au retrait de l’autorisation par le salarié. Il précise ce qu’il advient de tout solde à la fin de l’emploi, que les retenues restent dans les limites prévues par le droit applicable aux salaires, comment le salarié peut retirer son consentement et qui contacter si une retenue semble incorrecte. Le salarié signe pour l’autoriser et l’employeur signe pour en prendre acte.
- Idéal pour
- Uniformes, outils et équipements, cotisations aux avantages sociaux, remboursement de sommes dues, épargne ou dons volontaires
- Signé par
- Le salarié (autorise) et une personne de la paie ou des RH (prend acte)
- Fréquence
- Une seule retenue ou retenues régulières jusqu’à atteindre un montant total, une date de fin ou un retrait
- Longueur
- 1 à 2 pages
Quand utiliser un autorisation de retenue sur salaire
- Un salarié achète à prix coûtant un uniforme portant la marque de l’entreprise ou des bottes de sécurité et les rembourse sur plusieurs périodes de paie
- Un salarié accepte de payer sa part d’une cotisation d’assurance maladie, dentaire ou d’un autre avantage social par retenue sur salaire
- Un salarié rembourse un trop-perçu de salaire ou des frais de formation qu’il a accepté de rembourser
- Des membres du personnel s’inscrivent à un programme volontaire de dons prélevés sur le salaire ou à un dispositif d’épargne salariale
- Un salarié accepte de payer en plusieurs fois un équipement de l’entreprise perdu ou endommagé
Ce que vous remplissez
15 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : salarié, employeur.
1 Salarié et employeur
- Employeur (nom de l’entreprise)*
- Nom complet du salarié*
- Numéro du salarié ou de paie
2 La retenue
- Type de retenue* Uniforme ou vêtements de travail · Outils ou équipement · Cotisations à des avantages sociaux · Remboursement d’une somme due à l’Employeur · Épargne volontaire ou don de bienfaisance · Autre
- Objet de la retenue*
3 Montant et calendrier
- Devise*
- Montant de chaque retenue*
- Fréquence* Une seule retenue · Retenues régulières jusqu’à atteindre un montant total · Retenues régulières jusqu’à une date de fin · Retenues régulières jusqu’au retrait de la présente autorisation par le salarié
- Les retenues régulières sont effectuées sur* chaque paie régulière · la première paie de chaque mois
- Première retenue sur la paie versée le ou après le*
- Montant total à retenir
- Dernière retenue au plus tard le
4 Fin de l’emploi
- Si l’emploi prend fin avant que le montant total ne soit retenu* Le solde restant est retenu sur la dernière paie, dans la mesure permise par la loi · Le salarié rembourse séparément le solde restant · Les retenues cessent et plus rien n’est dû
- Délai de remboursement séparé (jours)
- Personne à contacter au sujet d’une retenue
5 Qui signe
- Salarié signature et date · La personne dont la rémunération fait l’objet de la retenue.
- Employeur signature et date, fonction · Une personne du service de la paie, des ressources humaines ou de la direction qui peut confirmer la retenue.
Ce que couvre le autorisation de retenue sur salaire
- La retenue
- Montant et calendrier
- Limites prévues par la législation sur les salaires
- Fin de l’emploi
- Modification ou retrait de la présente autorisation
- Questions et erreurs
Utiliser le autorisation de retenue sur salaire, étape par étape
1 Décrivez précisément la retenue
Choisissez le type, puis indiquez son objet et la manière dont le montant a été calculé — par exemple « trois polos portant la marque de l’entreprise et une veste de sécurité au prix coûtant, pour un total de 120 USD ». Une description précise donne tout son sens au consentement.
2 Définissez le montant et la fréquence
Saisissez le montant de chaque retenue et la première paie concernée. Pour les retenues régulières, indiquez si elles se poursuivent jusqu’à atteindre un montant total (saisissez le total), jusqu’à une date de fin ou jusqu’au retrait de l’autorisation par le salarié, et si elles s’appliquent à chaque paie ou à la première paie de chaque mois.
3 Décidez ce qui se passe si le salarié quitte l’entreprise
Choisissez si le solde restant est prélevé sur la paie finale dans la mesure permise par la loi, remboursé séparément dans un délai défini ou simplement abandonné. Vérifiez d’abord les règles locales : certains endroits limitent les retenues sur la paie finale.
4 Envoyez le formulaire avant la première retenue
Envoyez-le au salarié pour signature et signez en tant qu’employeur. Conservez l’exemplaire signé avec le dossier de paie : FileIt le classe dans votre coffre-fort et envoie une copie à chacun de vous par e-mail.
Conseils avant l’envoi
- Obtenez la signature avant d’effectuer la première retenue : un consentement donné après coup pourrait ne pas être valable.
- Vérifiez le droit local applicable aux salaires avant de retenir le coût d’un uniforme, d’outils ou d’un équipement : certains endroits interdisent aux employeurs de répercuter ces coûts, ou l’interdisent lorsque le salaire passe sous le salaire minimum.
- Utilisez une nouvelle autorisation chaque fois que le montant ou la fréquence change, plutôt que de modifier l’ancienne.
- Indiquez clairement chaque retenue sur le bulletin de paie du salarié.
- Pour les cotisations aux avantages sociaux, les règles du régime peuvent limiter les moments où le salarié peut les arrêter ou les modifier : le formulaire le précise lorsque vous choisissez ce type.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Autorisation de retenue sur salaire : questions fréquentes
Un employeur peut-il retenir de l’argent sur le salaire sans consentement écrit ?
Les retenues imposées par la loi, comme l’impôt sur le revenu et les cotisations de sécurité sociale, ne nécessitent pas le consentement du salarié. Pour la plupart des autres retenues, de nombreux endroits exigent l’accord écrit préalable du salarié, et certains interdisent totalement certaines retenues, même avec son consentement. Les règles varient selon le pays et l’État : vérifiez celles qui vous concernent.
Le salarié peut-il retirer son autorisation ?
Oui. Le formulaire permet au salarié de la retirer par écrit et l’employeur cesse la retenue dès que cela est raisonnablement possible. Le retrait n’annule pas les sommes que le salarié doit réellement : elles sont alors remboursées par un autre moyen.
Que se passe-t-il si le salarié quitte l’entreprise avant que le montant total ait été retenu ?
Vous choisissez à l’avance : prélever le solde sur la paie finale dans la mesure permise par la loi, demander au salarié de le rembourser séparément dans un délai défini, ou arrêter les retenues et abandonner le reste.
Une autorisation de retenue signée électroniquement est-elle valable ?
Les signatures électroniques sont généralement valables pour les documents d’emploi courants aux États-Unis (loi ESIGN, Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, et UETA, Uniform Electronic Transactions Act), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (règlement eIDAS, eIDAS) et au Canada. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement avec le PDF signé. Certaines règles locales en matière de salaires précisent la manière dont le consentement doit être donné : vérifiez-les en cas de doute.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez l’utiliser gratuitement avec l’application eSignature de FileIt, et le salarié n’a pas besoin d’un compte FileIt pour signer.