Apakah kebenaran potongan gaji?
Kebenaran potongan gaji ialah persetujuan bertulis pekerja untuk majikan mengambil jumlah tertentu daripada gaji mereka: kos pakaian seragam atau alatan, bahagian mereka untuk premium manfaat, caruman simpanan atau kebajikan secara sukarela, atau pembayaran semula wang yang mereka terhutang kepada majikan. Potongan yang diwajibkan oleh undang-undang, seperti cukai pendapatan (income tax), tidak memerlukannya — tetapi bagi hampir semua perkara lain, kebenaran yang jelas dan ditandatangani sebelum potongan bermula ialah cara paling selamat untuk melakukannya, dan di banyak tempat undang-undang mewajibkannya.
Borang ini merekodkan jenis potongan dan tujuan tepatnya, jumlah setiap potongan, serta sama ada potongan itu dibuat sekali sahaja atau diteruskan sehingga jumlah tertentu dicapai, sehingga tarikh tamat, atau sehingga pekerja menarik balik kebenaran. Borang ini menyatakan perkara yang berlaku kepada sebarang baki jika pekerjaan tamat, bahawa potongan kekal dalam had undang-undang gaji (wage law), cara pekerja boleh menarik balik kebenaran dan pihak yang perlu dihubungi jika potongan kelihatan tidak betul. Pekerja menandatangani borang untuk memberinya kebenaran dan majikan menandatanganinya sebagai pengakuan.
- Sesuai untuk
- Pakaian seragam, alatan dan peralatan, caruman manfaat, pembayaran semula jumlah terhutang, simpanan atau sumbangan sukarela
- Ditandatangani oleh
- Pekerja (memberi kebenaran) dan seseorang daripada bahagian gaji atau HR (mengakui penerimaan)
- Jadual
- Satu potongan, atau potongan berkala sehingga jumlah tertentu, tarikh tamat atau penarikan balik kebenaran
- Panjang
- 1–2 halaman
Bila hendak menggunakan kebenaran potongan gaji
- Pekerja membeli pakaian seragam berjenama atau kasut but keselamatan pada harga kos dan membayarnya semula dalam beberapa tempoh gaji
- Pekerja bersetuju membayar bahagian mereka untuk premium manfaat kesihatan, pergigian atau manfaat lain melalui gaji
- Pekerja membayar semula lebihan bayaran gaji atau kos latihan yang mereka telah bersetuju untuk bayar semula
- Kakitangan mendaftar untuk skim sumbangan melalui gaji atau simpanan tempat kerja secara sukarela
- Pekerja bersetuju membayar kos barangan peralatan syarikat yang hilang atau rosak secara ansuran
Perkara yang anda isi
15 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pekerja, majikan.
1 Pekerja dan majikan
- Majikan (nama syarikat)*
- Nama penuh pekerja*
- Nombor pekerja atau gaji
2 Potongan
- Jenis potongan* Pakaian seragam atau pakaian kerja · Alat atau peralatan · Sumbangan faedah · Bayaran balik jumlah yang terhutang kepada Majikan · Simpanan sukarela atau sumbangan amal · Lain-lain
- Tujuan potongan*
3 Jumlah dan jadual
- Mata wang*
- Jumlah setiap potongan*
- Kekerapan* Satu potongan sahaja · Potongan berkala sehingga jumlah keseluruhan dicapai · Potongan berkala sehingga tarikh tamat · Potongan berkala sehingga pekerja menarik balik kebenaran ini
- Potongan berkala dibuat daripada* setiap pembayaran gaji biasa · pembayaran gaji pertama setiap bulan
- Potongan pertama daripada gaji pada atau selepas*
- Jumlah keseluruhan untuk dipotong
- Potongan terakhir pada atau sebelum
4 Apabila pekerjaan tamat
- Jika pekerjaan tamat sebelum jumlah keseluruhan dipotong* Baki yang masih ada dipotong daripada gaji akhir, setakat yang dibenarkan oleh undang-undang · Pekerja membayar balik baki yang masih ada secara berasingan · Potongan dihentikan dan tiada apa-apa lagi yang terhutang
- Bayaran balik berasingan perlu dibuat dalam tempoh (hari)
- Pihak untuk dihubungi tentang potongan
5 Siapa yang menandatangani
- Pekerja tandatangan dan tarikh · Orang yang gajinya menjadi sumber potongan.
- Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan · Seseorang dalam bahagian gaji, sumber manusia atau pengurusan yang boleh mengesahkan potongan tersebut.
Kandungan kebenaran potongan gaji
- Potongan
- Jumlah dan jadual
- Had di bawah undang-undang upah
- Apabila pekerjaan tamat
- Mengubah atau menarik balik kebenaran ini
- Pertanyaan dan kesilapan
Cara menggunakan kebenaran potongan gaji, langkah demi langkah
1 Huraikan potongan dengan tepat
Pilih jenisnya, kemudian nyatakan tujuannya dan cara jumlah itu dikira — contohnya "tiga baju polo berjenama dan satu jaket keselamatan pada harga kos, jumlah USD 120". Huraian khusus menjadikan kebenaran itu bermakna.
2 Tetapkan jumlah dan jadual
Masukkan jumlah setiap potongan dan tarikh gaji pertama yang akan dikenakan potongan. Untuk potongan berkala, pilih sama ada potongan diteruskan sehingga jumlah tertentu dicapai (masukkan jumlah tersebut), sehingga tarikh tamat, atau sehingga pekerja menarik balik kebenaran, serta sama ada potongan dibuat daripada setiap gaji atau gaji pertama setiap bulan.
3 Tentukan perkara yang berlaku jika pekerja berhenti
Pilih sama ada sebarang baki ditolak daripada gaji akhir setakat yang dibenarkan undang-undang, dibayar semula secara berasingan dalam tempoh beberapa hari, atau dibatalkan begitu sahaja. Semak peraturan tempatan terlebih dahulu — sesetengah tempat mengehadkan potongan daripada gaji akhir.
4 Hantar sebelum potongan pertama
Hantar kepada pekerja untuk ditandatangani dan tandatangani sebagai majikan. Simpan salinan yang ditandatangani bersama rekod gaji — FileIt menyimpannya dalam peti besi anda dan menghantar salinan melalui e-mel kepada anda berdua.
Petua sebelum menghantarnya
- Dapatkan tandatangan sebelum potongan pertama dibuat — kebenaran yang diberikan selepas itu mungkin tidak dikira.
- Semak undang-undang gaji (wage law) tempatan sebelum membuat potongan untuk pakaian seragam, alatan atau peralatan: sesetengah tempat tidak membenarkan majikan memindahkan kos ini kepada pekerja, atau tidak membenarkannya jika gaji jatuh di bawah gaji minimum.
- Gunakan kebenaran baharu setiap kali jumlah atau jadual berubah, bukannya mengedit kebenaran lama.
- Nyatakan setiap potongan dengan jelas pada penyata gaji pekerja.
- Bagi caruman manfaat, peraturan pelan mungkin mengehadkan masa pekerja boleh menghentikan atau mengubahnya — borang ini menyatakannya apabila anda memilih jenis tersebut.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Kebenaran potongan gaji
Bolehkah majikan memotong wang daripada gaji tanpa kebenaran bertulis?
Potongan yang diwajibkan oleh undang-undang, seperti cukai pendapatan (income tax) dan keselamatan sosial (social security), tidak memerlukan kebenaran pekerja. Bagi kebanyakan potongan lain, banyak tempat mewajibkan persetujuan bertulis pekerja terlebih dahulu, dan sesetengahnya melarang potongan tertentu sama sekali walaupun dengan kebenaran. Peraturannya berbeza mengikut negara dan negeri, jadi semak peraturan yang terpakai kepada anda.
Bolehkah pekerja menarik balik kebenaran mereka?
Ya. Borang ini membolehkan pekerja menarik balik kebenaran secara bertulis, dan majikan menghentikan potongan sebaik sahaja munasabah untuk berbuat demikian. Penarikan balik kebenaran tidak membatalkan wang yang sememangnya terhutang oleh pekerja — jumlah itu perlu dibayar semula dengan cara lain.
Bagaimana jika pekerja berhenti sebelum jumlah penuh dipotong?
Anda memilih terlebih dahulu: potong baki daripada gaji akhir setakat yang dibenarkan undang-undang, minta pekerja membayarnya semula secara berasingan dalam tempoh beberapa hari yang ditetapkan, atau hentikan potongan dan hapus kira baki yang selebihnya.
Adakah kebenaran potongan yang ditandatangani secara elektronik sah?
Tandatangan elektronik secara amnya sah untuk dokumen pekerjaan biasa di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA (UETA)), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) bersama PDF yang ditandatangani. Sesetengah peraturan gaji tempatan menetapkan cara kebenaran mesti diberikan, jadi semak peraturan tersebut jika anda tidak pasti.
Adakah templat ini percuma?
Ya. Templat ini percuma untuk digunakan dengan aplikasi eSignature dalam FileIt, dan pekerja tidak memerlukan akaun FileIt untuk menandatangani.