Templat Surat Kebenaran (Letter of Authorization)

Apakah surat Kebenaran (Letter of authorization)?

Surat kebenaran (letter of authorization) atau surat kuasa memberitahu pejabat, perniagaan atau organisasi lain bahawa orang lain boleh bertindak bagi pihak anda untuk tugas tertentu. Orang ramai menggunakannya untuk membolehkan saudara mengambil pasport, bungkusan atau sijil, membenarkan rakan sekerja berurusan dengan pembekal atau tuan tanah, atau membolehkan rakan mengambil kereta dari bengkel ketika mereka tiada. Berbeza dengan surat kuasa (power of attorney), surat ini hanya meliputi satu tugas yang diterangkan dengan jelas, untuk tempoh yang singkat, dan tidak lebih daripada itu.

Templat ini ditujukan kepada organisasi tersebut (atau "Kepada pihak yang berkenaan") dan boleh menyertakan nombor rujukan atau akaun anda. Anda menerangkan tugas itu dengan perkataan anda sendiri, menyenaraikan perkara yang tidak boleh dilakukan oleh orang yang diberi kuasa — secara lalai, menandatangani kontrak, membuat pembayaran, membuka atau menutup akaun atau mengubah butiran — serta menetapkan tarikh sahnya. Surat ini merekodkan ID yang akan ditunjukkan oleh orang yang diberi kuasa, memberikan butiran hubungan anda supaya penerima boleh menyemak surat tersebut, dan menyatakan dengan jelas bahawa surat ini bukan surat kuasa (power of attorney). Orang yang diberi kuasa turut menandatangani surat ini sebagai janji untuk kekal dalam had kuasa yang diberikan dan menyerahkan segala yang dikumpulkan, manakala tandatangannya menjadi contoh tandatangan yang boleh dibandingkan oleh penerima dengan ID mereka. Surat ini juga sesuai untuk syarikat yang memberi kuasa kepada pekerja atau kurier.

Sesuai untuk: Mengambil dokumen atau barangan, serta berurusan dengan pembekal, tuan tanah, bengkel atau pejabat bagi pihak seseorang
Ditandatangani oleh: Orang atau syarikat yang memberikan kuasa, dan orang yang diberi kuasa
Tempoh sah: Antara tarikh yang anda pilih, atau sehingga tugas selesai
Panjang: 1-2 halaman

Bila hendak menggunakan surat Kebenaran (Letter of authorization)

Ibu atau bapa memberi kuasa kepada anak dewasa untuk mengambil dokumen dari pejabat kerajaan
Membenarkan rakan mengambil kereta, bungkusan atau pakaian cucian kering anda ketika anda tiada
Syarikat memberi kuasa kepada pekerja atau kurier untuk mengambil barangan atau menandatangani penerimaan penghantaran
Membenarkan saudara bercakap dengan tuan tanah, sekolah atau pembekal utiliti anda tentang satu perkara
Pemilik memberi kuasa kepada pengurus untuk berurusan dengan pembekal atau kontraktor tertentu

Perkara yang anda isi

15 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pihak yang memberi kuasa, orang yang diberi kuasa.

1 Siapa yang memberi kuasa

Nama penuh anda*
Alamat anda*
Nombor telefon atau e-mel anda, untuk menyemak surat ini*
Bertindak bagi pihak syarikat (pilihan)
Jawatan anda dalam syarikat
Nombor rujukan atau akaun anda (pilihan)

2 Siapa yang diberi kuasa

Nama penuh orang yang diberi kuasa*
Hubungan mereka dengan anda (pilihan)
Dokumen pengenalan diri mereka (pilihan)

3 Tugas tersebut

Dialamatkan kepada*
Perkara yang boleh mereka lakukan*
Perkara yang tidak boleh mereka lakukan
Sebab anda tidak boleh melakukannya sendiri (pilihan)
Sah mulai*
Sah sehingga*

4 Siapa yang menandatangani

Pihak yang memberi kuasa tandatangan dan tarikh · Orang yang memberikan kuasa, atau orang yang boleh menandatangani bagi pihak syarikat yang memberikan kuasa.
Orang yang diberi kuasa tandatangan dan tarikh · Orang yang akan bertindak. Tandatangan mereka pada surat ini juga menjadi spesimen yang boleh dibandingkan oleh penerima.

Kandungan surat Kebenaran (Letter of authorization)

Perkara yang boleh dilakukan oleh Orang yang Diberi Kuasa
Perkara yang tidak boleh dilakukan oleh Orang yang Diberi Kuasa
Tempoh sahnya
Pengenalan diri dan semakan surat ini
Aku janji Orang yang Diberi Kuasa

Cara menggunakan surat Kebenaran (Letter of authorization), langkah demi langkah

1 Tambah butiran anda

Masukkan nama, alamat dan nombor telefon atau e-mel yang boleh digunakan oleh penerima untuk menyemak surat tersebut. Jika anda memberi kuasa bagi pihak syarikat, tambahkan nama syarikat dan jawatan anda. Sertakan nombor rujukan atau akaun jika organisasi itu memerlukannya untuk mencari fail anda.

2 Namakan orang yang diberi kuasa

Masukkan nama penuh mereka tepat seperti yang tertera pada ID, dan jika perlu, nyatakan ID yang akan mereka tunjukkan — beberapa digit terakhir nombor pasport atau lesen biasanya memadai.

3 Terangkan tugas dan had

Tulis tugas itu dengan sespesifik yang boleh: perkara apa, di mana dan untuk urusan apa. Edit senarai perkara yang tidak boleh mereka lakukan, yang melengkapkan ayat "Orang yang Diberi Kuasa tidak boleh…". Tambahkan sebab ringkas jika organisasi itu berkemungkinan bertanya mengapa anda tidak dapat hadir.

4 Tetapkan tarikh dan hantar

Pilih hari pertama dan terakhir surat itu sah — pastikan tempohnya singkat. Tambahkan orang yang diberi kuasa sebagai penandatangan dan hantar; mereka menandatangani selepas anda, kemudian boleh menunjukkan PDF yang telah ditandatangani atau salinan cetak.

Petua sebelum menghantarnya

Semak dahulu sama ada organisasi itu menerima surat kebenaran. Bank, agensi kerajaan dan mahkamah sering mempunyai borang sendiri atau memerlukan dokumen yang disahkan notari.
Berikan salinan ID anda kepada orang yang diberi kuasa jika organisasi itu memintanya, tetapi jangan sekali-kali menulis nombor penuh akaun bank atau kad dalam surat.
Satu tugas bagi setiap surat. Surat yang cuba merangkumi segala perkara kurang berkemungkinan diterima dan lebih mudah disalahgunakan.
Jika anda memerlukan seseorang untuk mengurus wang atau harta anda secara umum, atau bertindak sekiranya anda hilang keupayaan, anda memerlukan surat kuasa (power of attorney) yang dibuat mengikut undang-undang tempatan anda — bukan surat ini.
Beritahu organisasi tersebut jika anda menarik balik kuasa itu sebelum tarikh tamat.

Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit

Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.

Gunakan templat surat Kebenaran (Letter of authorization) — percuma

Soalan lazim tentang Surat Kebenaran (Letter of authorization)

Apakah perbezaan antara surat kebenaran (letter of authorization) dengan surat kuasa (power of attorney)?

Surat kebenaran membolehkan seseorang melakukan satu tugas terhad untuk tempoh yang singkat. Surat kuasa ialah dokumen undang-undang formal, biasanya dengan peraturan tandatangan dan saksi yang ditetapkan oleh undang-undang tempatan, yang boleh memberikan kuasa yang jauh lebih luas terhadap urusan anda. Surat ini menyatakan dengan jelas bahawa ia bukan surat kuasa.

Adakah setiap organisasi akan menerima surat ini?

Tidak — setiap organisasi menentukan perkara yang diterimanya. Sesetengah organisasi akan bertindak berdasarkan surat yang ditandatangani dan ID, manakala yang lain memerlukan borang sendiri, tandatangan dakwat asal atau dokumen yang disahkan notari. Tanya terlebih dahulu, dan surat ini memberitahu penerima supaya memaklumkan orang yang diberi kuasa jika mereka memerlukan perkara lain.

Mengapa orang yang diberi kuasa turut menandatangani?

Tandatangan mereka mengesahkan bahawa mereka menerima had yang ditetapkan dan akan menyerahkan perkara yang dikumpulkan, serta memberikan penerima contoh tandatangan untuk dibandingkan dengan ID mereka.

Adakah surat kebenaran yang ditandatangani secara elektronik sah?

Tandatangan elektronik secara amnya sah untuk dokumen biasa seperti ini di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. Dokumen yang perlu disahkan notari atau disaksikan, seperti banyak surat kuasa (power of attorney), biasanya perlu ditandatangani secara bersemuka.

Adakah templat ini percuma?

Ya. Templat ini boleh digunakan secara percuma dengan aplikasi eSignature dalam FileIt, dan orang yang diberi kuasa tidak memerlukan akaun FileIt untuk menandatangani.