Modèle d'autorisation d'accès à un bien

Qu’est-ce qu’un autorisation d'accès à un bien immobilier ?

Lorsque vous ne pouvez pas être chez vous pour laisser entrer quelqu'un — ou même lorsque vous le pouvez — il est utile de mettre l'autorisation par écrit. Une autorisation d'accès à un bien (parfois appelée lettre d'autorisation d'entrée (« permission to enter letter ») ou lettre d'habilitation d'accès (« letter of authority for access »)) indique précisément qui peut entrer, pourquoi, quand, dans quelles parties du bien et comment y accéder. Elle protège le propriétaire ou le locataire, ainsi que la personne qui entre, laquelle peut prouver qu'elle y était autorisée.

Ce modèle convient aux propriétaires, propriétaires occupants, locataires et personnes agissant pour le compte d'un propriétaire. Il indique le bien, la personne ou l'entreprise autorisée à y accéder et les personnes désignées, le motif, la date ou la période, les heures d'accès et les zones dans lesquelles elles peuvent entrer. Vous choisissez le mode d'accès — une personne sera présente, une clé ou un code sera fourni, ou une clé sera récupérée auprès d'une personne désignée — et ajoutez toute information utile concernant les animaux, les alarmes ou le stationnement. La partie autorisée accepte les règles de conduite (prendre soin du bien, ne pas fouiller les affaires, laisser les lieux sécurisés, signaler les dommages ou les dangers, respecter la confidentialité) ainsi qu'une règle relative aux photos, confirme qu'elle dispose de l'assurance et des licences nécessaires à son activité, et accepte que l'autorisation puisse être retirée à tout moment. Pour les locataires, le document précise qu'ils ne peuvent autoriser l'accès que dans la mesure permise par leur bail.

Idéal pour: Propriétaires, locataires, agents de propriétaires, gestionnaires de biens et exécuteurs testamentaires
Signé par: Le propriétaire ou l'occupant, et la partie autorisée
Options d'accès: Une personne présente, une clé ou un code fourni, ou une clé récupérée auprès d'une personne désignée
Longueur: 2 pages

Quand utiliser un autorisation d'accès à un bien immobilier

La visite d'un géomètre ou d'un expert évaluateur pendant que vous êtes au travail
L'accès d'un entrepreneur, d'un plombier ou d'un électricien pendant plusieurs jours
La récupération d'une clé auprès d'un voisin ou d'un agent immobilier par un agent d'entretien ou un homme à tout faire
Le relevé des mesures et la prise de photos d'un bien par un agent immobilier pour une annonce
La visite d'un expert en sinistres ou d'un inspecteur après un dommage

Ce que vous remplissez

16 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : propriétaire ou occupant, partie autorisée.

1 Le bien

Adresse du bien*
Vos nom et prénom*
Propriétaire, locataire ou représentant* propriétaire · propriétaire et occupant · locataire · représentant autorisé du propriétaire
Votre numéro de téléphone*

2 Qui bénéficie de l’accès

Personne ou entreprise autorisée à accéder au bien*
Son numéro de téléphone*
Personnes nommément désignées qui seront présentes

3 Objet et période

Objet de l’accès*
Date (ou première date)*
Dernière date
Heures d’accès*
Zones auxquelles l’accès est autorisé*

4 Clés et entrée

Modalités d’accès* Une personne sera présente pour leur ouvrir · Une clé ou un code d’accès leur sera remis · Ils retireront une clé auprès d’une personne désignée
Détenteur de la clé, lieu de retrait ou modalités
Animaux, alarmes ou autres informations utiles
Règles relatives aux photos* peut prendre uniquement des photos des zones et des éléments pertinents pour l’objet de l’accès · ne doit prendre ni photos ni vidéos

5 Qui signe

Propriétaire ou occupant signature et date · Le propriétaire, le locataire ou la personne autorisée par le propriétaire à donner l’autorisation d’entrer.
Partie autorisée signature et date, fonction · L’entrepreneur, l’expert, le mandataire ou toute autre personne autorisée à accéder au bien — ou une personne signant au nom de leur entreprise.

Ce que couvre le autorisation d'accès à un bien immobilier

Objet
Quand et où
Personnes autorisées à entrer
Clés et entrée
Comportement dans le Bien
Responsabilité
Modification ou retrait de l’autorisation
Coordonnées

Utiliser le autorisation d'accès à un bien immobilier, étape par étape

1 Décrivez le bien et votre rôle

Saisissez l'adresse et indiquez si vous êtes le propriétaire, le propriétaire occupant, le locataire ou le représentant autorisé du propriétaire. Le texte s'adapte — un locataire, par exemple, ne peut autoriser l'accès que dans les limites de son bail.

2 Indiquez qui, pourquoi et quand

Indiquez le nom de la personne ou de l'entreprise autorisée à accéder au bien et, si vous le souhaitez, celui des personnes qui seront présentes. Décrivez le motif, puis définissez la date ou la période, les heures d'accès (par défaut, de 9:00 am à 5:00 pm) et les zones dans lesquelles elles peuvent entrer.

3 Organisez l'accès

Choisissez le mode d'accès et décrivez les modalités relatives à la clé — mais n'inscrivez jamais un code d'alarme ou de porte sur le formulaire ; communiquez-le séparément. Ajoutez toute information utile, par exemple la présence d'un chat qui doit rester à l'intérieur.

4 Envoyez le document pour contre-signature

Vous signez en tant que propriétaire ou occupant, et la partie autorisée signe pour accepter les conditions. La copie signée est classée dans votre coffre-fort au cas où un problème surviendrait.

Conseils avant l’envoi

Soyez précis sur le motif — « entretien de la chaudière et contrôle de sécurité du gaz » vaut mieux que « maintenance ».
Demandez le nom de toutes les personnes présentes si vous ne serez pas là, et demandez-leur de présenter une pièce d'identité avec photo.
Photographiez les objets de valeur et l'état des pièces concernées avant la visite.
Il s'agit d'une autorisation d'entrée, pas d'un contrat pour les travaux. Utilisez un contrat de services ou de rénovation pour les travaux eux-mêmes.

Signez en ligne en quelques minutes

Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.

Utilisez le modèle autorisation d'accès à un bien immobilier — c’est gratuit

Autorisation d'accès à un bien immobilier : questions fréquentes

Un locataire peut-il signer ce document ?

Oui, pour accéder aux parties du bien qu'il loue et dans les limites de son bail. Le formulaire précise que les travaux nécessitant l'accord du propriétaire, comme les modifications, ne sont pas autorisés par ce document seul.

Puis-je annuler l'autorisation ?

Oui. Vous pouvez la modifier ou la retirer à tout moment en en informant la partie autorisée. Elle ne pourra alors plus entrer et devra restituer rapidement toute clé.

Qui est responsable en cas de dommage ?

La partie autorisée est responsable de son personnel et de ses sous-traitants, ainsi que des pertes ou dommages qu'ils causent par négligence. Elle confirme également disposer de l'assurance raisonnablement nécessaire à son activité.

Une signature électronique est-elle valable ?

Les signatures électroniques sont généralement valables pour des autorisations de ce type aux États-Unis (US), en vertu de la Loi ESIGN (ESIGN Act) et de l'UETA (UETA), au Royaume-Uni (UK), dans l'Union européenne (EU), en vertu du règlement eIDAS (eIDAS), et au Canada. Les documents qui transfèrent un bien immobilier, comme les actes, nécessitent souvent une signature manuscrite, des témoins ou une notarisation — ce formulaire ne transfère rien.