Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance ?
Un contrat de maintenance (souvent appelé contrat d’entretien ou contrat de maintenance préventive planifiée) est un contrat à exécution continue par lequel un prestataire entretient les équipements d’un client selon un calendrier et intervient en cas de panne. Il est courant pour les systèmes CVC (HVAC), les chaudières, les ascenseurs et monte-charges, les générateurs, les équipements de cuisine professionnelle, les systèmes de sécurité incendie et de sûreté, ainsi que les machines de production.
Ce modèle répertorie les équipements couverts avec leur marque, leur modèle et leur numéro de série, la fréquence des visites planifiées et les tâches effectuées à chaque visite, avec un rapport d’intervention écrit après chaque visite. Vous choisissez si les interventions en cas de panne sont incluses, incluses uniquement pendant les heures normales, facturées ou exclues, puis ajoutez un délai d’intervention cible et les tarifs d’intervention. Les pièces peuvent être incluses, incluses dans la limite d’un plafond annuel ou facturées séparément. Le modèle traite également des exclusions telles que la mauvaise utilisation et les interventions de tiers, des inspections légalement obligatoires, des obligations du client, des frais, d’une durée fixe avec renouvellement automatique ou non, d’un plafond de responsabilité et de la résiliation.
- Idéal pour
- Systèmes CVC et chaudières, ascenseurs, générateurs, équipements de cuisine, systèmes de sécurité incendie et de sûreté, machines
- Signé par
- Le prestataire de services et le propriétaire ou l’exploitant des équipements, avec leurs fonctions
- Durée
- Vous choisissez le nombre de mois ; le contrat est renouvelé automatiquement ou prend fin, sauf accord de renouvellement des deux parties
- Longueur
- Environ 3 pages, paraphées à chaque page
Quand utiliser un contrat de maintenance
- Un installateur CVC proposant des contrats de service trimestriels à des clients professionnels
- La maintenance annuelle des chaudières et du chauffage des biens d’un propriétaire
- La maintenance d’un générateur et la couverture des pannes pour un hôpital, une salle informatique ou une exploitation agricole
- La maintenance planifiée des machines de production d’une usine
- Des contrats de service pour des équipements de cuisine professionnelle ou de réfrigération
Ce que vous remplissez
24 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : fournisseur, client.
1 Les parties
- Fournisseur (votre entreprise)*
- Adresse du Fournisseur
- Téléphone ou e-mail du service d'assistance*
- Client (entreprise ou particulier)*
- Adresse du Client
2 L'équipement
- Lieu où se trouve l'équipement*
- Équipement couvert*
3 Durée
- Date de début*
- Durée (mois)*
- À la fin de la durée* elle est renouvelée pour la même durée, sauf si l'une des parties donne un préavis · elle prend fin, sauf si les deux parties conviennent de la renouveler
- Préavis avant la fin de la durée (jours)*
4 Maintenance préventive
- Visites de maintenance préventive* mensuelles · tous les deux mois · trimestrielles · deux fois par an · annuelles
- Opérations de maintenance à chaque visite*
5 Interventions et réparations
- Heures normales de travail*
- Interventions en cas de panne* comprises dans le tarif · comprises dans le tarif pendant les heures normales ; facturées en dehors de ces heures · facturées selon les tarifs d'intervention ci-dessous · non comprises
- Délai d'intervention
- Tarifs d'intervention et de main-d'œuvre
- Pièces et matériaux* compris dans le tarif · compris dans la limite d'un forfait, puis facturés séparément · facturés séparément
- Forfait annuel de pièces
6 Tarifs
- Devise*
- Tarif de maintenance*
- Le tarif est* mensuel · trimestriel · annuel · par visite de maintenance préventive
- Les factures sont payables sous (jours)*
7 Autres conditions
- Droit applicable*
8 Qui signe
- Fournisseur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · L'entreprise de maintenance ou de services.
- Client signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Le propriétaire ou l'exploitant de l'équipement — pour une entreprise, la personne autorisée à la représenter et à signer en son nom.
Ce que couvre le contrat de maintenance
- Équipement couvert
- Maintenance préventive
- Pannes et interventions
- Pièces et matériaux
- Éléments non couverts
- Obligations du Client
- Tarifs et paiement
- Durée et résiliation du Contrat
- Garantie et responsabilité
- Dispositions générales
Utiliser le contrat de maintenance, étape par étape
1 Répertoriez les équipements et le site
Saisissez l’adresse du site et chaque équipement couvert sur sa propre ligne, avec sa marque, son modèle et son numéro de série. Le prestataire peut effectuer une inspection avant la première visite et demander des réparations si un élément présente un danger.
2 Définissez la maintenance planifiée
Choisissez la fréquence de vos visites et répertoriez les tâches effectuées à chaque visite — ou renvoyez au calendrier de maintenance du fabricant. Définissez vos heures normales de travail.
3 Définissez les interventions et les pièces
Choisissez la manière dont les interventions en cas de panne sont gérées, ajoutez un délai d’intervention cible ainsi que vos tarifs d’intervention et de main-d’œuvre. Décidez si les pièces sont incluses, incluses dans la limite d’un plafond annuel ou facturées séparément.
4 Convenez des frais et de la durée, puis envoyez
Saisissez les frais de maintenance et indiquez s’ils sont mensuels, trimestriels, annuels ou facturés par visite, le délai de paiement, la durée en mois et le renouvellement automatique ou non, ainsi que le délai de préavis. Ajoutez le signataire du client et envoyez le document ; les deux parties paraphent chaque page.
Conseils avant l’envoi
- Certains équipements — ascenseurs, systèmes sous pression, appareils à gaz, équipements de sécurité incendie — nécessitent des inspections légalement obligatoires. Répertoriez-les dans les tâches si vous les effectuez ; sinon, le client reste responsable.
- Les délais d’intervention sont indiqués comme des objectifs. Si vous promettez des délais d’intervention garantis assortis de pénalités, vous aurez besoin d’un accord de niveau de service plus détaillé.
- Conservez les rapports d’intervention de chaque visite ; ils prouvent que le travail a été effectué et facilitent les demandes au titre de la garantie.
- Ajoutez un rappel dans votre agenda avant la date de préavis de renouvellement — le renouvellement automatique ne fonctionne que si les deux parties savent à quelle date le préavis doit être donné.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Contrat de maintenance : questions fréquentes
Les pannes sont-elles incluses dans un contrat de maintenance ?
Uniquement si vous le choisissez. Le modèle vous permet d’inclure les interventions dans les frais, de les inclure uniquement pendant les heures normales, de les facturer selon vos tarifs d’intervention ou de les exclure entièrement.
Qu’est-ce qui n’est pas couvert ?
Les réparations causées par une mauvaise utilisation, des accidents ou des événements extérieurs, les interventions de tiers, les problèmes liés à l’alimentation électrique, à l’eau ou au bâtiment, l’utilisation en dehors des limites du fabricant et les équipements en fin de vie. Les réparations recommandées à la suite d’une visite font l’objet d’un devis séparé.
Comment fonctionne le renouvellement ?
Vous définissez la durée en mois. Choisissez le renouvellement automatique pour une période supplémentaire de même durée, sauf préavis de l’une ou l’autre partie, ou prévoyez que le contrat prenne fin sauf accord de renouvellement des deux parties. Le prestataire peut modifier les frais pour une période de renouvellement en respectant le même délai de préavis.
Un contrat de maintenance signé électroniquement est-il valide ?
Les signatures électroniques sont généralement valables pour les contrats commerciaux ordinaires aux États-Unis (ESIGN Act et UETA), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement avec le PDF signé.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez utiliser gratuitement ce modèle avec l’application eSignature de FileIt, et votre client n’a pas besoin d’un compte FileIt pour signer.