¿Qué es contrato de servicios de mantenimiento?
Un acuerdo de servicios de mantenimiento (maintenance service agreement; también llamado contrato de mantenimiento o acuerdo de mantenimiento preventivo programado) es un contrato continuo para que un proveedor realice el mantenimiento de los equipos de un cliente según un calendario y responda cuando sufran una avería. Es habitual para sistemas HVAC, calderas, ascensores y elevadores, generadores, equipos de cocinas comerciales, sistemas contra incendios y de seguridad, y maquinaria de producción.
Esta plantilla enumera los equipos incluidos por marca, modelo y número de serie, la frecuencia de las visitas planificadas y las tareas que se realizan en cada visita, con un informe de servicio por escrito después de cada una. Tú eliges si los avisos por avería están incluidos, solo durante el horario normal, se cobran o no están incluidos, y añades un tiempo de respuesta objetivo y las tarifas por aviso. Las piezas pueden estar incluidas, incluidas hasta un límite anual o cobrarse por separado. También cubre exclusiones como el uso indebido y los trabajos de terceros, las inspecciones exigidas legalmente, las obligaciones del cliente, las tarifas, un plazo fijo con renovación automática o sin ella, un límite de responsabilidad y la terminación.
- Ideal para
- HVAC y calderas, ascensores, generadores, equipos de cocina, sistemas contra incendios y de seguridad, maquinaria
- Lo firman
- El proveedor de servicios y el propietario u operador de los equipos, con sus cargos
- Duración
- Tú eliges los meses; se renueva automáticamente o termina salvo que ambas partes acuerden renovarlo
- Extensión
- Unas 3 páginas, con las iniciales en cada página
Cuándo usar un contrato de servicios de mantenimiento
- Un contratista de HVAC que ofrece planes de servicio trimestrales a clientes comerciales
- Mantenimiento anual de calderas y calefacción para las propiedades de un arrendador
- Mantenimiento y cobertura de averías de generadores para un hospital, una sala de datos o una explotación agrícola
- Mantenimiento planificado de la maquinaria de producción de una fábrica
- Contratos de servicio para equipos de cocina comercial o refrigeración
Lo que debes completar
24 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: proveedor, cliente.
1 Las partes
- Proveedor (tu empresa)*
- Dirección del Proveedor
- Teléfono o correo electrónico del servicio técnico*
- Cliente (empresa o persona)*
- Dirección del Cliente
2 El equipo
- Lugar donde se encuentra el equipo*
- Equipos incluidos*
3 Vigencia
- Fecha de inicio*
- Vigencia (meses)*
- Al finalizar la vigencia* se renueva por el mismo período salvo que cualquiera de las partes notifique lo contrario · finaliza salvo que ambas partes acuerden renovarla
- Preaviso antes de que finalice la vigencia (días)*
4 Mantenimiento planificado
- Visitas de mantenimiento planificado* mensuales · cada dos meses · trimestrales · dos veces al año · una vez al año
- Tareas de mantenimiento en cada visita*
5 Avisos de avería y reparaciones
- Horario laboral habitual*
- Avisos de asistencia por averías* incluidos en la tarifa · incluidos en la tarifa durante el horario habitual; se cobran fuera de dicho horario · se cobran según las tarifas de asistencia indicadas a continuación · no incluidos
- Tiempo de respuesta
- Tarifas de asistencia y mano de obra
- Piezas y materiales* incluidos en la tarifa · incluidos hasta un límite; después se cobran por separado · se cobran por separado
- Límite anual para piezas
6 Tarifas
- Moneda*
- Tarifa de mantenimiento*
- La tarifa es* mensual · trimestral · anual · por visita planificada
- Las facturas deben pagarse en un plazo de (días)*
7 Otras condiciones
- Ley aplicable*
8 Quién firma
- Proveedor firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · La empresa de mantenimiento o servicios.
- Cliente firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · El propietario o operador del equipo; si se trata de una empresa, la persona autorizada para firmar en su nombre.
Qué incluye el contrato de servicios de mantenimiento
- Equipos incluidos
- Mantenimiento planificado
- Averías y avisos de asistencia
- Piezas y materiales
- Exclusiones de cobertura
- Responsabilidades del Cliente
- Tarifas y pagos
- Vigencia y terminación del Contrato
- Garantía y responsabilidad
- Disposiciones generales
Cómo usar el contrato de servicios de mantenimiento, paso a paso
1 Enumera los equipos y el lugar
Introduce la dirección del lugar y cada equipo incluido en su propia línea, con su marca, modelo y número de serie. El proveedor puede realizar una inspección antes de la primera visita y solicitar reparaciones si algo no es seguro.
2 Define el mantenimiento planificado
Elige con qué frecuencia realizas las visitas y enumera las tareas de cada una, o haz referencia al programa de mantenimiento del fabricante. Establece tu horario laboral normal.
3 Establece los avisos y las piezas
Elige cómo se gestionan los avisos por avería, añade un tiempo de respuesta objetivo y tus tarifas por aviso y mano de obra. Decide si las piezas están incluidas, incluidas hasta un límite anual o se cobran por separado.
4 Acuerda las tarifas y la duración, y envíalo
Introduce la tarifa de mantenimiento e indica si es mensual, trimestral, anual o por visita, los días de pago, la duración en meses y si se renueva automáticamente, además del plazo de preaviso. Añade a la persona firmante del cliente y envíalo; ambas partes ponen sus iniciales en cada página.
Consejos antes de enviarlo
- Algunos equipos —ascensores, sistemas a presión, aparatos de gas y equipos de seguridad contra incendios— necesitan inspecciones exigidas legalmente. Inclúyelos en las tareas si las realizas; de lo contrario, el cliente seguirá siendo responsable.
- Los tiempos de respuesta se expresan como objetivos. Si prometes tiempos de respuesta garantizados con penalizaciones, necesitarás un acuerdo de nivel de servicio más detallado (service level agreement).
- Conserva los informes de servicio de cada visita; demuestran que se realizó el trabajo y ayudan con las reclamaciones de garantía.
- Pon un recordatorio en el calendario antes de la fecha de preaviso de renovación; la renovación automática solo funciona si ambas partes saben cuándo deben notificarla.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Contrato de servicios de mantenimiento
¿Las averías están incluidas en un acuerdo de mantenimiento?
Solo si tú lo eliges. La plantilla te permite incluir los avisos en la tarifa, incluirlos solo durante el horario normal, cobrarlos según tus tarifas por aviso o excluirlos por completo.
¿Qué no está cubierto?
Las reparaciones causadas por un uso indebido, accidentes o acontecimientos externos, los trabajos de terceros, los problemas con la electricidad, el agua o el edificio, el uso fuera de los límites del fabricante y los equipos que han llegado al final de su vida útil. Las reparaciones recomendadas tras una visita se presupuestan por separado.
¿Cómo funciona la renovación?
Estableces la duración en meses. Puedes elegir la renovación automática por otro periodo de la misma duración salvo que cualquiera de las partes dé preaviso, o hacer que termine salvo que ambas acuerden renovarlo. El proveedor puede cambiar la tarifa para un periodo de renovación con el mismo preaviso.
¿Es válido un contrato de mantenimiento firmado electrónicamente?
Las firmas electrónicas suelen ser válidas para contratos comerciales ordinarios en EE. UU. (Ley ESIGN —ESIGN Act— y UETA), el Reino Unido, la UE (Reglamento eIDAS —eIDAS—) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización con el PDF firmado.
¿Esta plantilla es gratuita?
Sí. Puedes usar la plantilla gratis con la aplicación eSignature de FileIt, y tu cliente no necesita una cuenta de FileIt para firmar.