ما هو تفويض التحقق من الخلفية؟
قبل التحقق من هوية شخص ما أو تاريخه الوظيفي أو مؤهلاته أو سجله الجنائي أو الائتماني، تحتاج عادةً إلى إخباره بما ستتحقق منه والحصول على إذنه. يحمي التفويض الكتابي الواضح خصوصية المرشح، ويمنحك سجلًا مؤرخًا يثبت منح الموافقة قبل بدء التحري.
يسرد هذا النموذج عمليات التحقق، واحدةً في كل سطر، ويشرح سبب الحاجة إليها للوظيفة، ويذكر اسم مزود خدمات التحري إذا استعنت بأحد، ويوضح ما إذا كان يجوز تكرار عمليات التحقق أثناء التوظيف. كما يبيّن كيفية استخدام النتائج، ومن يمكنه الاطلاع عليها، ومدة الاحتفاظ بها، وفرصة المرشح لشرح أي أمر أو تصحيحه قبل اتخاذ القرار. ويذكّرك أيضًا بأن بعض الأماكن تشترط إشعارات منفصلة خاصة بها — فهذا النموذج يأتي إلى جانب تلك الإشعارات، وليس بديلًا عنها.
- مناسب لـ
- التحري قبل التوظيف وإعادة التحقق من الموظفين الحاليين
- يوقّعه
- المرشح وصاحب العمل
- عمليات التحقق
- تحدّدها أنت — الهوية، وحق العمل، والسجل، والمؤهلات وغير ذلك
- الطول
- نحو صفحتين
متى تستخدم تفويض التحقق من الخلفية
- إجراء تحرٍّ عن مرشح بعد تقديم عرض عمل مشروط
- التحقق من المؤهلات والعضويات المهنية لوظيفة خاضعة للتنظيم
- التحقق من سجلات القيادة لوظيفة تتضمن القيادة
- إعادة التحري عن موظف حالي ينتقل إلى وظيفة مالية أو وظيفة حساسة أمنيًا
- توثيق الموافقة عندما تجري وكالة تحرٍّ خارجية عمليات التحقق
ما ستملؤه
11 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: المرشح, صاحب العمل.
1 التفاصيل
- صاحب العمل (اسم الشركة)*
- الاسم الكامل للمرشح*
- الوظيفة المتقدَّم إليها أو المشغولة*
- المرشح هو* مرشح لوظيفة تلقّى عرضًا مشروطًا · مرشح لوظيفة · موظف حالي
- التاريخ*
2 عمليات التحقق
- عمليات التحقق المطلوب إجراؤها*
- سبب الحاجة إلى عمليات التحقق هذه
- جهة إجراء التحقق
- هل يجوز تكرار عمليات التحقق أثناء العمل؟* لا — يغطي هذا التفويض عملية التحقق هذه فقط · نعم — يجوز تكرارها أثناء العمل عندما تتطلب الوظيفة ذلك
3 الخصوصية
- تُحتفظ بالنتائج لمدة*
- جهة الاتصال الخاصة بالخصوصية*
4 من يوقّع
- المرشح التوقيع والتاريخ · الشخص الخاضع للتحقق — مرشح لوظيفة أو موظف حالي.
- صاحب العمل التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · مسؤول الموارد البشرية أو جهة الاتصال المسؤولة عن التوظيف التي تطلب إجراء التحقق.
ما يغطيه تفويض التحقق من الخلفية
- الإفصاح
- التفويض
- معلوماتي وحقوقي
استخدام تفويض التحقق من الخلفية خطوة بخطوة
1 أدخل بيانات المرشح والوظيفة
أضف اسم المرشح، والمنصب، وحدّد ما إذا كان مرشحًا، أو مرشحًا تلقى عرضًا مشروطًا، أو موظفًا حاليًا.
2 حدّد عمليات التحقق
عدّل القائمة الافتراضية بحيث تشمل فقط ما تحتاج إليه الوظيفة فعلًا، واشرح السبب في جملة أو جملتين. اذكر اسم مزود خدمات التحري إذا كان هناك مزود.
3 حدّد تفاصيل الخصوصية
اختر ما إذا كان يجوز تكرار عمليات التحقق لاحقًا، واذكر مدة الاحتفاظ بالنتائج، وقدّم جهة اتصال للاستفسارات والتصحيحات.
4 أرسل النموذج للتوقيع
أضف المرشح بصفته موقّعًا، وأضف نفسك بصفة صاحب العمل. يُخزَّن التفويض الموقّع مع سجل التدقيق الخاص به، حتى تتمكن من إثبات وقت منح الموافقة.
نصائح قبل الإرسال
- أجرِ فقط عمليات التحقق التي تحتاج إليها الوظيفة فعلًا. فعمليات التحقق من السجل الجنائي والائتمان والبيانات الطبية مقيّدة في أماكن كثيرة.
- تحقّق مما إذا كان المكان الذي توجد فيه الوظيفة يشترط إفصاحًا مستقلًا، أو إشعارًا محددًا بالحقوق، أو إشعارًا قبل اتخاذ القرار — وأرسل تلك المستندات أيضًا.
- انتظر الحصول على التفويض الموقّع قبل تمرير بيانات المرشح إلى مزود خدمات التحري.
- إذا كان من الممكن أن تؤثر نتيجة ما سلبًا في المرشح، فامنحه فرصة لشرحها قبل اتخاذ القرار. فقد تكون السجلات خاطئة أو قديمة.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن تفويض التحقق من الخلفية
هل هذا هو نفسه تفويض التحقق من المراجع؟
لا. يشمل التحقق من المراجع التواصل مع الأشخاص المرجعيين وأصحاب العمل السابقين لمعرفة آرائهم. أما هذا النموذج فيغطي عمليات تحرٍّ مثل التحقق من الهوية، وحق العمل، والسجلات والمؤهلات. ويستخدم كثير من أصحاب العمل النموذجين معًا.
هل يستوفي هذا النموذج قواعد التحقق من الخلفية في كل دولة أو ولاية؟
لا يمكن لنموذج واحد أن يستوفيها جميعًا. يوضح القالب صراحةً أن بعض الأماكن تشترط إشعارات أو نماذج خاصة بها، وأن صاحب العمل مسؤول عن تقديمها. تحقّق من القواعد السارية في المكان الذي توجد فيه الوظيفة، أو استشر محاميًا متخصصًا في قانون العمل.
هل يمكن للمرشح الرفض؟
نعم. يوضح النموذج أنه لا يتعين عليه التوقيع، وأن صاحب العمل قد لا يتمكن من مواصلة إجراءات وظيفة تتطلب عمليات التحقق إذا لم يوقّع.
هل يمكن للمرشح توقيع هذا النموذج إلكترونيًا؟
نعم، في معظم الأماكن. يسجّل FileIt هوية الموقّع ووقت التوقيع في سجل التدقيق، ويمكن للمرشح التوقيع من دون الحاجة إلى حساب في FileIt.