Qu’est-ce qu’un autorisation d’enquête de vérification des antécédents ?
Avant de vérifier l’identité, les antécédents professionnels, les qualifications, le casier judiciaire ou la solvabilité d’une personne, vous devez généralement lui indiquer ce que vous vérifiez et obtenir son autorisation. Une autorisation écrite et claire protège la vie privée du candidat et vous fournit une preuve datée de son consentement avant le début de la vérification.
Ce formulaire répertorie les contrôles, un par ligne, explique pourquoi ils sont nécessaires pour le poste, indique le prestataire de vérification si vous en utilisez un et précise si les contrôles peuvent être répétés pendant l’emploi. Il détaille l’utilisation des résultats, les personnes qui peuvent y accéder, la durée de leur conservation et la possibilité pour le candidat d’expliquer ou de corriger certains éléments avant toute décision. Il vous rappelle également que certains endroits exigent leurs propres informations distinctes — ce formulaire s’y ajoute et ne les remplace pas.
- Idéal pour
- Les vérifications avant embauche et les contrôles répétés pour le personnel en poste
- Signé par
- Le candidat et l’employeur
- Contrôles
- Vous les listez — identité, droit au travail, antécédents, qualifications et plus encore
- Longueur
- Environ 2 pages
Quand utiliser un autorisation d’enquête de vérification des antécédents
- Vérifier un candidat après une offre d’emploi conditionnelle
- Vérifier les qualifications et les adhésions professionnelles pour un poste réglementé
- Vérifier le dossier de conduite pour un poste impliquant la conduite
- Effectuer une nouvelle vérification pour un salarié qui passe à un poste dans la finance ou sensible en matière de sécurité
- Consigner le consentement lorsqu’une agence de vérification externe effectue les contrôles
Ce que vous remplissez
11 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : candidat, employeur.
1 Détails
- Employeur (nom de l’entreprise)*
- Nom complet du candidat*
- Poste auquel la candidature est présentée ou poste occupé*
- Le candidat est* un candidat à un emploi ayant reçu une offre conditionnelle · un candidat à un emploi · un salarié actuel
- Date*
2 Les vérifications
- Vérifications à effectuer*
- Motif de la nécessité de ces vérifications
- Prestataire de vérification
- Les vérifications peuvent-elles être répétées pendant la relation de travail ?* Non — la présente autorisation couvre uniquement cette vérification · Oui — elles peuvent être répétées pendant la relation de travail lorsque le poste l’exige
3 Confidentialité
- Durée de conservation des résultats*
- Contact chargé de la confidentialité*
4 Qui signe
- Candidat signature et date · La personne faisant l’objet de la vérification — un candidat à un emploi ou un salarié actuel.
- Employeur signature et date, fonction · Le contact du service des ressources humaines ou du recrutement qui demande la vérification.
Ce que couvre le autorisation d’enquête de vérification des antécédents
- Communication d’informations
- Autorisation
- Mes informations et mes droits
Utiliser le autorisation d’enquête de vérification des antécédents, étape par étape
1 Saisissez le candidat et le poste
Ajoutez le nom du candidat, le poste et indiquez s’il s’agit d’un candidat, d’un candidat ayant reçu une offre conditionnelle ou d’un salarié en poste.
2 Listez les contrôles
Modifiez la liste par défaut afin qu’elle couvre uniquement les contrôles réellement nécessaires pour le poste, et expliquez pourquoi en une ou deux phrases. Indiquez le prestataire de vérification concerné, le cas échéant.
3 Définissez les modalités de confidentialité
Indiquez si les contrôles peuvent être répétés ultérieurement, précisez la durée de conservation des résultats et fournissez un contact pour les questions et les corrections.
4 Envoyez pour signature
Ajoutez le candidat comme signataire et vous-même comme employeur. L’autorisation signée est conservée avec sa piste d’audit, afin que vous puissiez prouver à quel moment le consentement a été donné.
Conseils avant l’envoi
- Effectuez uniquement les contrôles réellement nécessaires pour le poste. Les vérifications du casier judiciaire, de la solvabilité et de l’état de santé sont encadrées dans de nombreux endroits.
- Vérifiez si le lieu où se trouve le poste exige une déclaration distincte, une information précise sur les droits ou une notification préalable à la décision — et envoyez également ces documents.
- Attendez l’autorisation signée avant de transmettre les informations du candidat à un prestataire de vérification.
- Si un résultat est susceptible de jouer en défaveur du candidat, donnez-lui la possibilité de s’expliquer avant de décider. Les dossiers peuvent contenir des erreurs ou ne plus être à jour.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Autorisation d’enquête de vérification des antécédents : questions fréquentes
Est-ce la même chose qu’une autorisation de prise de références ?
Non. Une prise de références consiste à contacter des référents et d’anciens employeurs pour recueillir leur avis. Ce formulaire couvre des vérifications telles que l’identité, le droit au travail, les dossiers et les qualifications. De nombreux employeurs utilisent les deux.
Ce formulaire respecte-t-il les règles de vérification des antécédents de tous les pays ou États ?
Non, aucun formulaire unique ne le peut. Le modèle indique clairement que certains endroits exigent leurs propres informations ou formulaires, et qu’il incombe à l’employeur de les fournir. Vérifiez les règles applicables au lieu où se trouve le poste ou consultez un avocat spécialisé en droit du travail.
Le candidat peut-il refuser ?
Oui. Le formulaire précise qu’il n’est pas obligé de signer et que, s’il refuse, l’employeur pourrait ne pas être en mesure de poursuivre le processus pour un poste nécessitant ces contrôles.
Un candidat peut-il signer ce formulaire électroniquement ?
Dans la plupart des endroits, oui. FileIt consigne l’identité du signataire et la date de signature dans la piste d’audit, et le candidat peut signer sans avoir besoin d’un compte FileIt.