Modèle de formulaire d’enregistrement des visiteurs

Quel est le modèle de formulaire enregistrement des visiteurs ?

Un registre papier à l’accueil remplit sa fonction de base, mais il est difficile à lire, chacun peut voir qui est passé avant lui et, lorsque l’alarme incendie retentit, personne ne sait vraiment qui se trouve encore dans le bâtiment. Il indique aussi rarement si un visiteur a effectivement pris connaissance des règles du site.

Ce modèle remplace le registre par un court formulaire d’enregistrement en ligne que les visiteurs peuvent remplir sur une tablette à l’accueil ou sur leur propre téléphone. Il leur demande qui ils sont, qui ils viennent voir et à quelle heure ils sont arrivés, puis affiche vos règles du site et leur demande de signer un accusé de prise de connaissance. Les prestataires doivent répondre à des questions supplémentaires sur les travaux qu’ils vont effectuer et sur le fait qu’ils ont ou non suivi l’accueil sécurité.

Chaque enregistrement devient un PDF dans votre coffre-fort FileIt. Vous constituez ainsi un registre privé et daté des visiteurs, sans qu’une seule page du registre ne soit exposée à l’accueil.

Qui utilise un formulaire enregistrement des visiteurs ?

• Un bureau qui remplace un registre papier par une tablette à l’accueil
• Un entrepôt ou une usine qui enregistre les prestataires et vérifie qu’ils ont suivi l’accueil sécurité
• Une école ou une crèche qui conserve la trace des visiteurs et de la personne qui les accueille
• Un espace de coworking qui enregistre les invités des membres
• Une clinique ou une maison de soins qui enregistre les visiteurs pour la sécurité et le recensement en cas d’urgence
• Un site équipé d’un QR code à l’entrée, permettant aux visiteurs de s’enregistrer avec leur propre téléphone

Questions de ce formulaire enregistrement des visiteurs

22 questions sur 3 pages · inclut signature, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.

Le formulaire enregistrement des visiteurs, page par page

1 Vos coordonnées

Les visiteurs indiquent leur nom, leur entreprise ou organisation, un numéro de téléphone mobile obligatoire, une adresse e-mail facultative et — uniquement s’ils se sont garés sur le site — l’immatriculation de leur véhicule. Ils choisissent ensuite le motif de leur visite : rendez-vous professionnel, entretien, travaux d’un prestataire ou de maintenance, livraison ou enlèvement, visite d’un invité ou personnelle, ou autre.

2 Votre visite

Cette page indique qui le visiteur vient voir (ainsi que le service concerné), la date, l’heure d’arrivée et l’heure de départ prévue. Le choix de « Autre » comme motif demande de préciser l’objet de la visite.

Les prestataires doivent décrire les travaux qu’ils vont effectuer et indiquer s’ils ont suivi l’accueil sécurité du site ou reçu une autorisation de travail. Une réponse négative affiche une note leur demandant de prévenir l’accueil avant de commencer. Chacun peut indiquer s’il apporte des outils, des ordinateurs portables ou tout autre équipement, et en dresser la liste. Un champ Numéro de badge visiteur est laissé à l’accueil pour être rempli.

3 Règles du site et enregistrement

Vos règles du site sont présentées en termes simples : porter le badge, rester avec la personne qui vous accueille, savoir quoi faire si l’alarme retentit, ne pas prendre de photos sans autorisation, signaler les dangers et se désenregistrer en partant. Les visiteurs peuvent indiquer s’ils auraient besoin d’aide pour quitter le bâtiment en cas d’urgence et préciser laquelle, afin que les personnes qui les accueillent et les responsables de l’évacuation puissent s’organiser.

Deux déclarations obligatoires suivent — l’acceptation des règles du site et la reconnaissance du fait que leurs coordonnées sont conservées dans le registre des visiteurs à des fins de sécurité et de recensement — puis le visiteur signe à l’écran.

Personnalisez le modèle

• Réécrivez le paragraphe sur les règles du site avec vos propres consignes de sécurité, de confidentialité et d’urgence
• Ajoutez une déclaration de santé ou une question sur les EPI si votre site en a besoin
• Ajoutez une clause de confidentialité pour les visiteurs qui accèdent à des zones où sont effectués des travaux confidentiels
• Présentez vos hôtes dans une liste déroulante plutôt que dans un champ de texte libre, afin que les noms soient toujours orthographiés de la même manière
• Ajoutez le personnel de l’accueil ou de la sécurité aux e-mails de notification afin que les hôtes soient informés de l’arrivée d’une personne
• Désactivez l’envoi d’une copie par e-mail si les visiteurs n’ont pas besoin de conserver leur propre exemplaire

Conseils pour un meilleur formulaire enregistrement des visiteurs

• Placez un QR code vers le formulaire à l’entrée afin que les visiteurs puissent s’enregistrer avec leur propre téléphone lorsque l’accueil est occupé
• Gardez des questions courtes : les personnes s’enregistrent debout et sont souvent pressées
• Faites correspondre le numéro du badge au badge remis afin de vérifier que chaque badge est rendu
• Consultez les enregistrements du jour dans le tableau Réponses lors du recensement en cas d’évacuation
• Examinez chaque jour les réponses concernant l’aide à l’évacuation afin que les hôtes sachent qui pourrait avoir besoin d’assistance
• Mettez à jour les règles du site chaque fois que vos procédures d’urgence changent

Formulaire Enregistrement des visiteurs : questions fréquentes

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Les modèles sont un point de départ. Vérifiez que les questions et les formulations concernant le consentement, la confidentialité ou les conditions conviennent à votre situation et aux règles en vigueur dans votre région. Page révisée le 2026-09-28.