什么是 访客签到 表单模板？
接待处的纸质访客登记簿能完成基本工作，但字迹难以辨认，任何人都能看到之前来过谁；火警响起时，也没人能确定还有谁留在大楼内。此外，它通常也不会记录访客是否真正阅读了场地规则。
此模板用简短的在线签到取代纸质登记簿，访客可以在接待处的平板电脑或自己的手机上填写。表单会询问访客是谁、要拜访谁以及到达时间，然后显示你的场地规则，并要求访客签署确认。承包商还会回答有关作业内容以及是否完成入场培训的问题。
每次签到都会以 PDF 形式保存到你的 FileIt 保管库中，让你建立一份带日期且私密的访客记录，而无需在前台展示访客登记簿的任何页面。
- 适用场景
- 办公室、仓库、学校、诊所，以及任何设有接待处的场所
- 填写人
- 访客，可使用接待处的平板电脑或自己的手机
- 填写时间
- 约 2 分钟
- 包含内容
- 承包商入场培训问题、紧急求助问题、场地规则确认、签名
谁会使用 访客签到 表单？
- 办公室在前台使用平板电脑替代纸质访客登记簿
- 仓库或工厂登记承包商，并确认他们已完成入场培训
- 学校或幼儿园记录访客及其接待人
- 联合办公空间记录会员的来宾
- 诊所或护理院出于安保和紧急点名需要记录访客
- 在入口处设置二维码，让访客使用自己的手机签到
此 访客签到 表单中的问题
共 3 页，22 个问题 · 包含 签名, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 您的信息
- 您的姓名*
- 公司或组织
- 手机号码*
- 电子邮箱
- 车辆登记号
- 来访事由* 商务会议 · 面试 · 承包商或维护工作 · 交付或领取物品 · 访客或私人来访 · 其他
2 您的来访
- 您要拜访谁？*
- 对方所属部门
- 日期*
- 到达时间*
- 预计离开时间
- 来访目的 仅在适用时提问
- 您将开展的工作* 仅在适用时提问
- 您是否已完成本现场的入场培训，或已获发工作许可证？* 仅在适用时提问
- 您是否会将工具、笔记本电脑或其他设备带入现场？
- 您将携带什么？ 仅在适用时提问
- 访客证编号
3 现场规定与签到
- 发生紧急情况时，您是否需要帮助离开大楼？
- 您需要什么帮助？ 仅在适用时提问
- 现场规定*
- 访客登记簿*
- 签名*
访客签到 表单，逐页查看
1 你的详细信息
访客填写姓名、公司或组织、必填的手机号码、选填的电子邮箱，以及仅在将车辆停放在场地内时填写的车牌号。随后，访客选择到访原因：商务会议、面试、承包商或维护工作、送货或取货、来宾或私人拜访，或其他。
2 你的访问
此页面记录访客要见的人（及其部门）、日期、到达时间和预计离开时间。选择“其他”作为到访原因后，需要填写访问目的。
承包商需要说明他们将开展的工作，以及是否完成了场地入场培训或已获得作业许可证。回答“否”后，会显示提示，要求他们在开始工作前告知接待处。任何人都可以说明是否携带工具、笔记本电脑或其他设备，并列出这些物品；访客证编号字段则留给接待处填写。
3 场地规则与签到
你的场地规则会以通俗易懂的语言显示：佩戴访客证、与接待人同行、警报响起时的应对方式、未经许可不得拍照、报告危险，以及离开时签到离场。访客可以说明在紧急情况下离开大楼是否需要帮助，以及需要什么帮助，以便接待人和消防疏散人员提前安排。
接下来是两项必填声明——同意遵守场地规则，并确认其详细信息会保存在访客记录中，用于安保和紧急点名——然后访客在屏幕上签名。
定制你的模板
- 用你自己的安全、保密和紧急情况说明重写场地规则段落
- 如果场地有需要，添加健康声明或个人防护装备问题
- 对于开展机密工作的区域，为访客添加保密声明
- 将接待人放入下拉菜单，而不是使用自由文本字段，以确保姓名拼写始终一致
- 将接待处或安保人员添加到通知邮件中，以便告知接待人有人到达
- 如果访客不需要保留自己的记录，关闭发送副本的邮件功能
填写 访客签到 表单的提示
- 在入口处放置表单二维码，让访客在接待处繁忙时使用自己的手机签到
- 保持问题简短——人们通常站着签到，而且往往比较匆忙
- 让访客证编号与发出的证件相匹配，以便确认每张访客证都已归还
- 疏散点名时，在 Responses 表中查看当天的签到记录
- 每天查看疏散求助答案，让接待人知道谁可能需要帮助
- 紧急程序发生变化时，及时更新场地规则
每份回复都会成为文件库中的 PDF
每次签到都会以已签署的 PDF 保存到你选择的保管库文件夹中，表单所有者也会收到电子邮件通知——如果接待处希望在访客到达时收到提醒，这会很有用。访客也可以收到自己的签到副本。
Responses 表可以作为你的访客记录：按日期筛选即可查看今天谁已签到，并导出为 CSV 以保存月度记录。表单不会自动记录离场，因此许多场所会在前台记录离开时间，或添加一个单独的简短签退表单。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
访客签到 表单：常见问题
这个访客签到模板免费吗？
是的。它包含在每个账户的 FileIt Forms 应用中，包括免费方案，而且每个问题都可以编辑。
访客需要账户才能签到吗？
不需要。访客可以通过表单的公开链接填写——使用接待处的平板电脑，或通过二维码使用自己的手机。
访客能看到其他谁已经签到吗？
不能。每位访客只能看到自己的表单。过去的签到记录只有你能在 Responses 表和你的保管库中查看。
表单会为访客自动签退吗？
不会。表单会记录预计离开时间。如需记录实际签退时间，请添加一个简短的签退表单，或在接待处记录离开时间。
它可以打印访客证吗？
不能，FileIt 不打印访客证。接待处可以在“访客证编号”字段中记录发出的访客证编号。
我们也可以将它用于承包商吗？
可以。选择“承包商或维护工作”后，表单会询问他们将开展什么工作，以及是否完成入场培训或已获得许可证。
访客到达时，可以通知我们的接待人吗？
所有者通知会向你为每次签到设置的电子邮箱地址发送邮件。表单不会自动向单独的接待人发送消息，因此接待处通常会直接致电接待人。
访客记录会保留多久？
记录会一直保存在你的保管库中，直到你删除它们。请根据你的隐私政策设置保留期限，并在不再需要时删除较早的记录。