什么是 钥匙或门禁卡申请 表单模板？
楼宇门禁权限往往在不知不觉中不断增加。有人只需进入仓库一次，却获得了永久权限，换了岗位后仍未被撤销。钥匙在走廊里交接，却从未留下记录。门禁卡遗失后，也没人说得清它能打开哪些门。
此模板将每次门禁变更都变成书面申请：需要什么（新卡、额外权限、补发卡、实体钥匙或移除权限）、哪些区域、哪些时段以及需要持续多久。承包商和临时员工必须填写结束日期，非工作时间的门禁权限需要说明理由，申请人在经理审批前还要确认自己了解并承担基本责任。
每份申请都会以 PDF 格式保存到你的 FileIt 文档库中，让设施管理和安保团队拥有一份带日期的记录，清楚显示谁申请了什么权限，以及谁批准了申请。
- 适用对象
- 负责发放钥匙和门禁卡的设施管理、安保及办公室经理
- 填写人
- 需要权限的员工或承包商，然后由其经理填写
- 完成时间
- 约 3–4 分钟
- 包含内容
- 遗失门禁卡和钥匙相关问题、非工作时间使用理由、非员工结束日期、两处签名
谁会使用 钥匙或门禁卡申请 表单？
- 办公室在新员工入职第一天发放门禁卡
- 设施管理团队处理遗失或损坏工牌的补发
- 仓库或实验室将敏感区域限制给获批员工
- 学校或社区中心记录实体钥匙由谁持有
- 为承包商提供有明确结束日期的限时权限
- 记录员工换岗时移除其门禁权限
此 钥匙或门禁卡申请 表单中的问题
共 3 页，26 个问题 · 包含 签名, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 关于您
- 您的姓名*
- 工作邮箱*
- 电话
- 员工或承包商 ID
- 部门或团队
- 职位名称
- 您的身份* 员工 · 承包商 · 临时工或劳务派遣人员 · 志愿者 · 其他
- 合同或派遣结束日期* 仅在适用时提问
2 所需权限
- 您需要什么？* 新门禁卡 · 在现有门禁卡上增加权限 · 补办卡 — 丢失或被盗 · 补办卡 — 损坏或故障 · 实体钥匙 · 移除不再需要的权限
- 您最后一次持有它是什么时候？ 仅在适用时提问
- 现有门禁卡卡号
- 钥匙、锁或门的编号* 仅在适用时提问
- 区域或门禁* 主入口 · 办公楼层 · 服务器机房或通信机房 · 仓库 · 设备间或锅炉房 · 停车场 · 储藏室或库存间 · 财务或人力资源办公室 · 实验室 · 屋顶通道
- 具体建筑、楼层或房间
- 何时需要访问权限？* 仅在适用时提问 仅限工作时间 · 延长时间 — 清晨或晚间 · 全天 24 小时、每周 7 天
- 为什么需要非工作时间的访问权限？* 仅在适用时提问
- 需要起始日期*
- 需要截止日期
- 申请原因*
3 协议与审批
- 您的责任*
- 您的签名*
- 审批经理*
- 经理的电子邮箱*
- 审批决定 批准 · 批准，但需修改 · 拒绝
- 经理备注
- 经理签名
钥匙或门禁卡申请 表单，逐页查看
1 关于你
申请人填写姓名、工作邮箱、电话、员工或承包商 ID、部门和职位，并说明自己是员工、承包商、临时员工、劳务派遣员工、志愿者还是其他身份。非员工必须填写合同或任务的结束日期，以便设置权限到期时间。
2 所需权限
必填选项用于确定申请类型：新卡、在现有门禁卡上增加权限、补发遗失或被盗的门禁卡、补发损坏的门禁卡、实体钥匙，或移除不再需要的权限。对于遗失的门禁卡，表单会显示一条提示，说明旧卡将被停用，并询问最后一次看到该卡的时间。申请钥匙时，会出现一个必填字段，用于填写钥匙、锁或门的编号。
常见区域清单包括主入口、办公楼层、服务器机房、仓库、设备间、停车场、库房、财务或人力资源办公室、实验室、屋顶入口以及其他区域；清单后还会留出空间填写具体楼宇或楼层。申请人可选择工作时间、延长时段或全天候 24/7；凡超出工作时间的权限都必须说明理由。移除权限时将跳过时段问题。填写开始和结束日期以及申请理由后，本页即完成。
3 协议与审批
申请人确认不会出借门禁卡或钥匙，不会让陌生人尾随通过受控门，会立即报告遗失情况，并在不再需要时归还门禁凭证，然后签名。申请人还需填写审批经理的姓名和邮箱。
最后一部分供经理填写：可选的决定（批准、修改后批准或拒绝）、备注和签名。经理可以在同一设备上完成，也可以使用保存的 PDF 作为通过电子邮件审批的依据。
定制你的模板
- 将区域清单替换为你实际使用的楼宇、区域或门组
- 如果你的机构会收取遗失门禁卡的押金或补发费，添加相关通知
- 如果经理从自己的收件箱审批，将经理部分设为单独的表单
- 在通知邮件中添加安保或设施管理团队的地址
- 如果门禁卡带有持卡人照片，添加照片上传功能
- 如果现场只使用门禁卡，移除实体钥匙选项
填写 钥匙或门禁卡申请 表单的提示
- 根据岗位只授予最低必要权限，之后可按申请增加
- 始终为承包商和临时员工设置结束日期，让权限随合同到期
- 将“移除权限”申请与新申请同等优先处理
- 定期根据已保存的申请审核服务器机房等高风险区域
- 收到遗失报告后立即停用门禁卡，不要等到补发卡准备好
- 至少每年使用导出文件核对一次实体钥匙的持有人
每份回复都会成为文件库中的 PDF
提交申请后，申请会以已签署的 PDF 保存到你的文档库中，表单所有者也会收到电子邮件通知，方便设施管理或安保团队及时处理。申请人可以收到一份副本留存。
“响应”表会持续记录门禁变更，你可以按申请类型或区域筛选，并导出为 CSV，与门禁控制系统或钥匙登记册进行核对。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
钥匙或门禁卡申请 表单：常见问题
这个门禁卡申请表模板免费吗？
是的。它包含在每个 FileIt 账户的 Forms 应用中，包括免费方案，而且你可以修改任何问题。
这个表单会更改我们的门禁系统吗？
不会。FileIt 不连接门禁控制系统。表单只负责收集并归档已批准的申请，实际变更由你的安保或设施管理团队完成。
申请人需要 FileIt 账户吗？
不需要。他们可以通过公开链接填写，也可以通过你发送给他们的个人链接填写。
经理如何审批申请？
最后一部分包含供经理填写的决定、备注和签名。经理可以与申请人一起完成，也可以将其调整为单独的审批表单。
可以用它报告门禁卡遗失吗？
可以。选择遗失或被盗补发选项后，表单会记录最后一次看到门禁卡的时间，并提醒申请人旧卡将被停用。
可以要求填写非工作时间使用权限的理由吗？
该功能已内置：选择延长时段或 24/7 权限后，理由问题会自动变为必填。
承包商可以使用同一张表单吗？
可以。非员工必须填写合同或任务的结束日期，以便将其权限设为限时有效。
有人离职时，表单可以处理移除权限吗？
可以，其中有“移除权限”选项。对于离职员工，许多团队还会使用离职清单，将钥匙、门禁卡和设备一并处理。