Apakah templat borang permintaan kunci atau kad akses?
Akses bangunan biasanya bertambah secara senyap. Seseorang memerlukan akses ke gudang sekali, mendapat akses kekal, kemudian terus memilikinya selepas bertukar peranan. Kunci diserahkan di koridor dan tidak pernah direkodkan. Apabila kad hilang, tiada siapa dapat mengatakan pintu mana yang boleh dibukanya.
Templat ini menjadikan setiap perubahan akses sebagai permintaan bertulis: perkara yang diperlukan (kad baharu, kebenaran tambahan, gantian, kunci fizikal atau penamatan akses), kawasan yang terlibat, waktu akses dan tempohnya. Kontraktor dan kakitangan sementara mesti memberikan tarikh tamat, akses di luar waktu bekerja memerlukan alasan, dan pemohon perlu bersetuju dengan tanggungjawab asas sebelum pengurus meluluskan permintaan.
Setiap permintaan disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, memberikan pihak fasiliti dan keselamatan rekod bertarikh tentang siapa yang meminta akses tertentu dan siapa yang meluluskannya.
- Sesuai untuk
- Pengurus fasiliti, keselamatan dan pejabat yang mengeluarkan kunci serta kad akses
- Diisi oleh
- Pekerja atau kontraktor yang memerlukan akses, kemudian pengurus mereka
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 3–4 minit
- Termasuk
- Soalan tentang kad dan kunci yang hilang, alasan akses di luar waktu bekerja, tarikh tamat untuk bukan pekerja, dua tandatangan
Siapa yang menggunakan borang permintaan kunci atau kad akses?
- Pejabat yang mengeluarkan kad akses kepada pekerja baharu pada hari pertama mereka
- Pasukan fasiliti yang mengurus kad gantian bagi lencana yang hilang atau rosak
- Gudang atau makmal yang mengehadkan kawasan sensitif kepada kakitangan yang diluluskan
- Sekolah atau pusat komuniti yang menjejaki pemegang kunci fizikal
- Memberikan kontraktor akses terhad masa dengan tarikh tamat yang jelas
- Merekodkan penamatan akses apabila seseorang bertukar peranan
Soalan dalam borang permintaan kunci atau kad akses ini
26 soalan dalam 3 halaman · termasuk tandatangan, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel kerja*
- Telefon
- ID pekerja atau kontraktor
- Jabatan atau pasukan
- Jawatan
- Anda ialah* Pekerja · Kontraktor · Pekerja sementara atau agensi · Sukarelawan · Lain-lain
- Tarikh tamat kontrak atau tugasan* hanya ditanya jika berkenaan
2 Akses yang diperlukan
- Apakah yang anda perlukan?* Kad akses baharu · Akses tambahan pada kad sedia ada saya · Kad gantian — hilang atau dicuri · Kad gantian — rosak atau tidak berfungsi · Kunci fizikal · Buang akses yang tidak lagi saya perlukan
- Bilakah kali terakhir anda memilikinya? hanya ditanya jika berkenaan
- Nombor kad sedia ada
- Nombor kunci, mangga atau pintu* hanya ditanya jika berkenaan
- Kawasan atau pintu* Pintu masuk utama · Tingkat pejabat · Bilik pelayan atau komunikasi · Gudang · Bilik loji atau dandang · Tempat letak kereta · Stor atau bilik stok · Pejabat kewangan atau sumber manusia · Makmal · Akses bumbung
- Bangunan, tingkat atau bilik tertentu
- Bilakah anda memerlukan akses?* hanya ditanya jika berkenaan Waktu bekerja sahaja · Waktu lanjutan — awal pagi atau petang · 24 jam sehari, 7 hari seminggu
- Mengapakah anda memerlukan akses di luar waktu bekerja?* hanya ditanya jika berkenaan
- Diperlukan mulai*
- Diperlukan sehingga
- Sebab permintaan*
3 Perjanjian & kelulusan
- Tanggungjawab anda*
- Tandatangan anda*
- Pengurus yang meluluskan*
- E-mel pengurus*
- Keputusan Diluluskan · Diluluskan dengan perubahan · Ditolak
- Catatan pengurus
- Tandatangan pengurus
Borang permintaan kunci atau kad akses, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Pemohon memberikan nama, e-mel kerja, nombor telefon, ID pekerja atau kontraktor, jabatan dan jawatan, serta menyatakan sama ada mereka pekerja, kontraktor, pekerja sementara atau agensi, sukarelawan atau lain-lain. Sesiapa yang bukan pekerja mesti memberikan tarikh tamat kontrak atau tugasan mereka supaya akses boleh ditetapkan untuk tamat tempoh.
2 Akses yang diperlukan
Pilihan wajib menetapkan jenis permintaan: kad baharu, akses tambahan pada kad sedia ada, gantian bagi kad yang hilang atau dicuri, gantian bagi kad yang rosak, kunci fizikal atau penamatan akses yang tidak lagi diperlukan. Kad yang hilang memaparkan nota bahawa kad lama akan dinyahaktifkan, serta soalan tentang kali terakhir kad itu dilihat. Permintaan kunci membuka medan wajib untuk nombor kunci, mangga atau pintu.
Senarai semak kawasan biasa — pintu masuk utama, tingkat pejabat, bilik pelayan, gudang, bilik loji, tempat letak kereta, stor, pejabat kewangan atau HR, makmal, akses bumbung atau lain-lain — diikuti ruang untuk bangunan atau tingkat tertentu. Pemohon memilih waktu bekerja, waktu lanjutan atau 24/7; sebarang akses di luar waktu bekerja memerlukan alasan. Soalan waktu dilangkau apabila akses sedang ditamatkan. Tarikh mula dan tamat serta alasan permintaan melengkapkan halaman ini.
3 Persetujuan & kelulusan
Pemohon bersetuju untuk tidak meminjamkan kad atau kunci mereka, tidak membenarkan orang yang tidak dikenali mengekori mereka melalui pintu terkawal, melaporkan kehilangan serta-merta dan memulangkan akses apabila tidak lagi diperlukan, kemudian menandatangani borang. Mereka menamakan pengurus yang meluluskan serta memberikan e-mel pengurus tersebut.
Bahagian terakhir adalah untuk pengurus: keputusan pilihan (diluluskan, diluluskan dengan perubahan atau ditolak), nota dan tandatangan. Bahagian ini boleh dilengkapkan pada peranti yang sama, atau anda boleh menggunakan PDF yang disimpan sebagai asas untuk kelulusan melalui e-mel.
Ubah suai templat ini
- Gantikan senarai semak kawasan dengan bangunan, zon atau kumpulan pintu sebenar anda
- Tambah notis deposit atau yuran gantian untuk kad yang hilang jika organisasi anda mengenakan bayaran
- Jadikan bahagian pengurus sebagai borang berasingan jika pengurus meluluskan daripada peti masuk mereka sendiri
- Tambah alamat keselamatan atau fasiliti pada e-mel pemberitahuan
- Tambah muat naik foto jika kad akses anda memaparkan foto pemegangnya
- Buang pilihan kunci fizikal jika lokasi anda hanya menggunakan kad
Petua untuk borang permintaan kunci atau kad akses yang lebih baik
- Berikan akses minimum yang diperlukan untuk peranan tersebut dan tambahkan akses kemudian apabila diminta
- Sentiasa tetapkan tarikh tamat untuk kontraktor dan kakitangan sementara supaya akses tamat bersama kontrak
- Kendalikan permintaan "menamatkan akses" dengan keutamaan yang sama seperti permintaan baharu
- Semak kawasan berisiko tinggi seperti bilik pelayan secara berkala berdasarkan permintaan yang disimpan
- Nyahaktifkan kad yang hilang sebaik sahaja dilaporkan, sebelum kad gantian tersedia
- Gunakan eksport untuk menyemak semula pemegang kunci fizikal sekurang-kurangnya sekali setahun
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Apabila permintaan dihantar, ia disimpan sebagai PDF bertandatangan dalam peti besi anda dan pemilik borang dimaklumkan melalui e-mel, supaya pihak fasiliti atau keselamatan boleh mengambil tindakan. Pemohon boleh menerima salinan untuk rekod mereka sendiri.
Jadual Responses memberikan rekod berterusan tentang perubahan akses yang boleh ditapis mengikut jenis permintaan atau kawasan, dan dieksport ke CSV untuk disemak berbanding sistem kawalan akses atau daftar kunci anda.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan kunci atau kad akses: soalan lazim
Adakah templat permintaan kad akses ini percuma?
Ya. Templat ini disertakan dengan aplikasi Forms dalam setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, dan anda boleh mengubah mana-mana soalan.
Adakah borang ini mengubah akses dalam sistem pintu kami?
Tidak. FileIt tidak bersambung dengan sistem kawalan akses. Borang ini mengumpul dan memfailkan permintaan yang diluluskan, manakala pasukan keselamatan atau fasiliti anda membuat perubahan tersebut.
Adakah pemohon memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Mereka boleh mengisinya melalui pautan awam atau pautan peribadi yang anda e-melkan kepada mereka.
Bagaimanakah pengurus meluluskan permintaan?
Bahagian terakhir mempunyai ruang untuk keputusan, nota dan tandatangan pengurus. Mereka boleh melengkapkannya bersama pemohon, atau anda boleh mengubahnya menjadi borang kelulusan berasingan.
Bolehkah kami menggunakannya untuk melaporkan kad akses yang hilang?
Ya. Memilih pilihan gantian bagi kad yang hilang atau dicuri akan merekodkan kali terakhir kad itu dilihat dan mengingatkan pemohon bahawa kad lama akan dinyahaktifkan.
Bolehkah kami mewajibkan alasan untuk akses di luar waktu bekerja?
Ia sudah tersedia — memilih waktu lanjutan atau akses 24/7 akan mewajibkan soalan alasan.
Bolehkah kontraktor menggunakan borang yang sama?
Ya. Sesiapa yang bukan pekerja mesti memberikan tarikh tamat kontrak atau tugasan supaya akses mereka boleh dihadkan tempohnya.
Bolehkah borang ini mengendalikan penamatan akses apabila seseorang meninggalkan organisasi?
Ya, terdapat pilihan "menamatkan akses". Bagi pekerja yang meninggalkan organisasi, banyak pasukan turut menggunakan senarai semak penamatan perkhidmatan untuk mengurus kunci, kad dan peralatan bersama-sama.