¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de llaves o tarjeta de acceso?
El acceso a un edificio suele ampliarse poco a poco y sin que nadie se dé cuenta. Alguien necesita entrar una vez en el almacén, obtiene acceso permanente y lo conserva incluso después de cambiar de puesto. Las llaves se entregan en los pasillos y nunca quedan registradas. Cuando se pierde una tarjeta, nadie puede decir qué puertas abría.
Esta plantilla convierte cada cambio de acceso en una solicitud por escrito: qué se necesita (una tarjeta nueva, permisos adicionales, una sustitución, una llave física o retirar el acceso), a qué áreas, en qué horarios y durante cuánto tiempo. Los contratistas y empleados temporales deben indicar una fecha de finalización; el acceso fuera del horario habitual requiere un motivo, y quien solicita el acceso acepta unas responsabilidades básicas antes de que lo apruebe un responsable.
Cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, lo que proporciona a los equipos de mantenimiento y seguridad un registro fechado de quién solicitó qué acceso y quién lo aprobó.
- Ideal para
- Responsables de mantenimiento, seguridad y oficina que entregan llaves y tarjetas de acceso
- Quién lo rellena
- El empleado o contratista que necesita acceso y, después, su responsable
- Tiempo para completarlo
- Unos 3–4 minutos
- Incluye
- Preguntas sobre tarjetas y llaves perdidas, motivo del acceso fuera de horario, fechas de finalización para no empleados y dos firmas
¿Quién usa un formulario de solicitud de llaves o tarjeta de acceso?
- Una oficina que entrega tarjetas de acceso a nuevas incorporaciones el primer día
- Un equipo de mantenimiento que gestiona tarjetas de sustitución para credenciales perdidas o dañadas
- Un almacén o laboratorio que limita el acceso a áreas sensibles al personal autorizado
- Un colegio o centro comunitario que lleva el control de quién tiene llaves físicas
- Dar a contratistas acceso por tiempo limitado, con una fecha de finalización clara
- Registrar la retirada del acceso cuando alguien cambia de puesto
Preguntas de este formulario de solicitud de llaves o tarjeta de acceso
26 preguntas en 3 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- Teléfono
- ID de empleado o contratista
- Departamento o equipo
- Puesto de trabajo
- Eres* Empleado · Contratista · Trabajador temporal o de agencia · Voluntario · Otro
- Fecha de finalización del contrato o la asignación* solo se pregunta cuando corresponde
2 Acceso necesario
- ¿Qué necesitas?* Una tarjeta de acceso nueva · Acceso adicional en mi tarjeta actual · Tarjeta de sustitución — perdida o robada · Tarjeta de sustitución — dañada o defectuosa · Una llave física · Eliminar el acceso que ya no necesito
- ¿Cuándo la tuviste por última vez? solo se pregunta cuando corresponde
- Número de tarjeta actual
- Números de llaves, cerraduras o puertas* solo se pregunta cuando corresponde
- Zonas o puertas* Entrada principal · Plantas de oficinas · Sala de servidores o comunicaciones · Almacén · Sala de instalaciones o calderas · Aparcamiento · Almacén o sala de existencias · Oficina de finanzas o RR. HH. · Laboratorio · Acceso a la azotea
- Edificios, plantas o salas específicos
- ¿Cuándo necesitas acceso?* solo se pregunta cuando corresponde Solo durante el horario laboral · Horario ampliado — primeras horas de la mañana o tardes · 24 horas al día, 7 días a la semana
- ¿Por qué necesitas acceso fuera del horario laboral?* solo se pregunta cuando corresponde
- Necesario a partir de*
- Necesario hasta
- Motivo de la solicitud*
3 Acuerdo y aprobación
- Tus responsabilidades*
- Tu firma*
- Responsable que aprueba*
- Correo electrónico del responsable*
- Decisión Aprobado · Aprobado con cambios · Rechazado
- Notas del responsable
- Firma del responsable
El formulario solicitud de llaves o tarjeta de acceso, página por página
1 Sobre ti
Quien solicita el acceso indica su nombre, correo electrónico de trabajo, teléfono, identificador de empleado o contratista, departamento y puesto, y señala si es empleado, contratista, trabajador temporal o de agencia, voluntario u otra modalidad. Toda persona que no sea empleada debe indicar la fecha de finalización de su contrato o asignación, para que el acceso pueda caducar.
2 Acceso necesario
Una selección obligatoria establece el tipo de solicitud: una tarjeta nueva, acceso adicional en una tarjeta existente, sustitución de una tarjeta perdida o robada, sustitución de una tarjeta dañada, una llave física o la retirada de un acceso que ya no se necesita. En el caso de tarjetas perdidas aparece una nota que indica que la tarjeta antigua se desactivará, además de una pregunta sobre cuándo se vio por última vez. Al solicitar una llave, se abre un campo obligatorio para indicar los números de la llave, la cerradura o la puerta.
Una lista de las áreas habituales —entrada principal, plantas de oficinas, sala de servidores, almacén, sala de instalaciones, aparcamiento, almacenes, oficina de finanzas o recursos humanos, laboratorio, acceso a la azotea u otras— va seguida de un espacio para indicar edificios o plantas concretos. Quien solicita el acceso elige entre horario laboral, horario ampliado o 24/7; cualquier opción que supere el horario laboral requiere un motivo. La pregunta sobre el horario se omite cuando se está retirando el acceso. La página se completa con las fechas de inicio y finalización y el motivo de la solicitud.
3 Acuerdo y aprobación
Quien solicita el acceso acepta no prestar su tarjeta o llave, no permitir que personas desconocidas le sigan al atravesar puertas controladas, informar de cualquier pérdida de inmediato y devolver el acceso cuando ya no lo necesite; después firma. También indica el nombre de su responsable aprobador y el correo electrónico de este.
La última sección es para el responsable: incluye una decisión opcional (aprobado, aprobado con cambios o rechazado), notas y una firma. Puede completarse en el mismo dispositivo, o puedes usar el PDF guardado como base para solicitar la aprobación por correo electrónico.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la lista de áreas por tus edificios, zonas o grupos de puertas reales
- Añade un aviso sobre el depósito o la tarifa de sustitución de tarjetas perdidas si tu organización cobra alguno
- Convierte la sección del responsable en un formulario independiente si los responsables aprueban desde su propia bandeja de entrada
- Añade las direcciones de seguridad o mantenimiento a los correos electrónicos de notificación
- Añade una opción para subir una foto si tus tarjetas de acceso llevan la foto de su titular
- Elimina la opción de llave física si en tus instalaciones solo se utilizan tarjetas
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de llaves o tarjeta de acceso
- Concede el acceso mínimo necesario para el puesto y añade más posteriormente si se solicita
- Establece siempre una fecha de finalización para contratistas y empleados temporales, de modo que el acceso caduque con el contrato
- Trata las solicitudes de «retirar el acceso» con la misma prioridad que las nuevas
- Revisa periódicamente las áreas de alto riesgo, como las salas de servidores, comparándolas con las solicitudes guardadas
- Desactiva las tarjetas perdidas en cuanto se notifique la pérdida, antes de que la sustitución esté lista
- Utiliza la exportación para comprobar quién tiene llaves físicas al menos una vez al año
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando se envía una solicitud, se guarda como PDF firmado en tu bóveda y el propietario del formulario recibe una notificación por correo electrónico, para que el equipo de mantenimiento o seguridad pueda actuar. Quien solicita el acceso puede recibir una copia para sus propios registros.
La tabla de respuestas te ofrece un registro actualizado de los cambios de acceso, que puedes filtrar por tipo de solicitud o área y exportar a CSV para compararlo con tu sistema de control de acceso o registro de llaves.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de llaves o tarjeta de acceso: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla para solicitar una tarjeta de acceso?
Sí. Está incluida en la app Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes modificar cualquier pregunta.
¿El formulario cambia el acceso en nuestro sistema de puertas?
No. FileIt no se conecta a los sistemas de control de acceso. El formulario recopila y archiva la solicitud aprobada, y tu equipo de seguridad o mantenimiento realiza el cambio.
¿Las personas que solicitan acceso necesitan una cuenta de FileIt?
No. Pueden rellenarlo desde un enlace público o desde un enlace personal que les envíes por correo electrónico.
¿Cómo aprueba el responsable la solicitud?
La última sección incluye una decisión, notas y una firma para el responsable. Puede completarla junto con quien solicita el acceso, o puedes adaptarla como formulario de aprobación independiente.
¿Podemos utilizarlo para informar de la pérdida de una tarjeta de acceso?
Sí. Al elegir la opción de sustitución por pérdida o robo, se registra cuándo se vio la tarjeta por última vez y se recuerda a quien solicita el acceso que la tarjeta antigua se desactivará.
¿Podemos exigir un motivo para el acceso fuera de horario?
Ya está integrado: al elegir horario ampliado o acceso 24/7, la pregunta sobre el motivo pasa a ser obligatoria.
¿Pueden utilizar el mismo formulario los contratistas?
Sí. Toda persona que no sea empleada debe indicar una fecha de finalización del contrato o asignación, para que su acceso quede limitado en el tiempo.
¿El formulario permite retirar el acceso cuando alguien deja la organización?
Sí, incluye una opción para «retirar el acceso». Cuando alguien se marcha, muchos equipos también utilizan una lista de verificación de salida para gestionar conjuntamente las llaves, las tarjetas y el equipo.