ما قالب نموذج طلب مفتاح أو بطاقة دخول؟
غالبًا ما تتوسع صلاحيات دخول المبنى بهدوء. يحتاج شخص إلى دخول المستودع مرة واحدة، فيحصل على صلاحية دائمة، ثم يحتفظ بها بعد تغيير دوره. تُسلَّم المفاتيح في الممرات ولا يُسجَّل ذلك مطلقًا. وعندما تُفقد بطاقة، لا يستطيع أحد تحديد الأبواب التي كانت تفتحها.
يحوّل هذا القالب كل تغيير في صلاحيات الدخول إلى طلب مكتوب: ما المطلوب (بطاقة جديدة، أو صلاحيات إضافية، أو بطاقة بديلة، أو مفتاح فعلي، أو إزالة الصلاحية)، وما المناطق والساعات والمدة. يجب على المتعاقدين والموظفين المؤقتين تحديد تاريخ انتهاء، كما يجب توضيح سبب الدخول خارج ساعات العمل، ويقرّ مقدم الطلب بالمسؤوليات الأساسية قبل موافقة المدير.
يُحفظ كل طلب بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، ما يمنح فريقي المرافق والأمن سجلًا مؤرخًا يوضح من طلب أي صلاحية دخول ومن وافق عليه.
- مناسب لـ
- مديري المرافق والأمن والمكاتب الذين يصدرون المفاتيح وبطاقات الدخول
- يعبّئه
- الموظف أو المتعاقد الذي يحتاج إلى الدخول، ثم مديره
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 3–4 دقائق
- يتضمن
- أسئلة عن البطاقات والمفاتيح المفقودة، وسبب الدخول خارج ساعات العمل، وتواريخ انتهاء لغير الموظفين، وتوقيعين
من يستخدم نموذج طلب مفتاح أو بطاقة دخول؟
- إصدار بطاقات دخول للموظفين الجدد في أول يوم لهم
- معالجة فريق المرافق للبطاقات البديلة للشارات المفقودة أو التالفة
- تقييد الدخول إلى المناطق الحساسة في مستودع أو مختبر على الموظفين المعتمدين
- تتبّع حيازة المفاتيح الفعلية في مدرسة أو مركز مجتمعي
- منح المتعاقدين صلاحيات دخول محددة المدة مع تاريخ انتهاء واضح
- تسجيل إزالة صلاحيات الدخول عند تغيير شخص لدوره الوظيفي
أسئلة نموذج طلب مفتاح أو بطاقة دخول هذا
26 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن التوقيع, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 معلومات عنك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني للعمل*
- الهاتف
- معرّف الموظف أو المتعاقد
- القسم أو الفريق
- المسمى الوظيفي
- أنت* موظف · متعاقد · عامل مؤقت أو عامل لدى وكالة · متطوع · أخرى
- تاريخ انتهاء العقد أو التكليف* لا يُطرح إلا عند انطباقه
2 الوصول المطلوب
- ما الذي تحتاج إليه؟* بطاقة دخول جديدة · صلاحية دخول إضافية على بطاقتي الحالية · بطاقة بديلة — مفقودة أو مسروقة · بطاقة بديلة — تالفة أو معطلة · مفتاح فعلي · إزالة صلاحية دخول لم أعد بحاجة إليها
- متى كانت آخر مرة بحوزتك فيها؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- رقم البطاقة الحالية
- أرقام المفاتيح أو الأقفال أو الأبواب* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- المناطق أو الأبواب* المدخل الرئيسي · طوابق المكاتب · غرفة الخوادم أو الاتصالات · المستودع · غرفة التجهيزات أو الغلايات · موقف السيارات · المخازن أو غرفة المخزون · مكتب المالية أو الموارد البشرية · المختبر · الوصول إلى السطح
- المباني أو الطوابق أو الغرف المحددة
- متى تحتاج إلى الوصول؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه خلال ساعات العمل فقط · ساعات ممتدة — في الصباح الباكر أو المساء · على مدار 24 ساعة، 7 أيام في الأسبوع
- لماذا تحتاج إلى الوصول خارج ساعات العمل؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- مطلوب ابتداءً من*
- مطلوب حتى
- سبب الطلب*
3 الإقرار والموافقة
- مسؤولياتك*
- توقيعك*
- المدير المُعتمِد*
- البريد الإلكتروني للمدير*
- القرار موافَق عليه · موافَق عليه مع تعديلات · مرفوض
- ملاحظات المدير
- توقيع المدير
نموذج طلب مفتاح أو بطاقة دخول، صفحةً صفحةً
1 معلوماتك
يقدم مقدم الطلب اسمه وبريده الإلكتروني للعمل ورقم هاتفه ورقم الموظف أو المتعاقد والقسم والمسمى الوظيفي، ويحدد ما إذا كان موظفًا أو متعاقدًا أو موظفًا مؤقتًا أو عاملًا لدى وكالة أو متطوعًا أو غير ذلك. يجب على كل من ليس موظفًا تحديد تاريخ انتهاء عقده أو مهمته، حتى يمكن ضبط انتهاء صلاحية الدخول.
2 الدخول المطلوب
يحدد اختيار إلزامي نوع الطلب: بطاقة جديدة، أو صلاحيات إضافية على بطاقة موجودة، أو بطاقة بديلة لبطاقة مفقودة أو مسروقة، أو بطاقة بديلة لأخرى تالفة، أو مفتاح فعلي، أو إزالة صلاحية لم تعد مطلوبة. تظهر للبطاقات المفقودة ملاحظة تفيد بإيقاف البطاقة القديمة، إلى جانب سؤال عن آخر وقت شوهدت فيه. ويؤدي طلب مفتاح إلى فتح حقل إلزامي لأرقام المفتاح أو القفل أو الباب.
تتبع ذلك قائمة بالمناطق الشائعة — المدخل الرئيسي، طوابق المكاتب، غرفة الخوادم، المستودع، غرفة المعدات، موقف السيارات، المخازن، مكتب الشؤون المالية أو الموارد البشرية، المختبر، الوصول إلى السطح، أو غير ذلك — مع مساحة للمباني أو الطوابق المحددة. يختار مقدم الطلب ساعات العمل أو الساعات الممتدة أو الدخول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع؛ وأي خيار يتجاوز ساعات العمل يطلب توضيح السبب. يتم تجاوز سؤال الساعات عند إزالة صلاحية الدخول. ويُختتم النموذج بتواريخ البدء والانتهاء وسبب الطلب.
3 الإقرار والموافقة
يوافق مقدم الطلب على عدم إعارة بطاقته أو مفتاحه، وعلى عدم السماح للغرباء بمتابعته عبر الأبواب الخاضعة للرقابة، وعلى الإبلاغ عن حالات الفقد فورًا وإعادة وسيلة الدخول عند عدم الحاجة إليها، ثم يوقّع. ويذكر اسم المدير الذي سيوافق على الطلب وبريد المدير الإلكتروني.
يخصص القسم الأخير للمدير: قرار اختياري (موافق عليه، أو موافق عليه مع تعديلات، أو مرفوض)، وملاحظات وتوقيع. ويمكن إكماله على الجهاز نفسه، أو استخدام ملف PDF المحفوظ أساسًا للموافقة عبر البريد الإلكتروني.
خصّص القالب كما تريد
- استبدل قائمة المناطق بمبانيك أو مناطقك أو مجموعات أبوابك الفعلية
- أضف إشعارًا بالتأمين أو رسوم الاستبدال للبطاقات المفقودة إذا كانت مؤسستك تفرضها
- اجعل قسم المدير نموذجًا منفصلًا إذا كان المديرون يوافقون من صناديق بريدهم الخاصة
- أضف عناوين الأمن أو المرافق إلى رسائل البريد الإلكتروني للإشعارات
- أضف خيار رفع صورة إذا كانت بطاقات الدخول تحمل صورة حاملها
- أزل خيار المفتاح الفعلي إذا كان موقعك يستخدم البطاقات فقط
نصائح لتحسين نموذج طلب مفتاح أو بطاقة دخول
- امنح الحد الأدنى من صلاحيات الدخول اللازمة للدور، وأضف المزيد لاحقًا عند الطلب
- حدد دائمًا تاريخ انتهاء للمتعاقدين والموظفين المؤقتين حتى تنتهي صلاحياتهم بانتهاء العقد
- تعامل مع طلبات «إزالة الصلاحية» بالأولوية نفسها التي تمنحها للطلبات الجديدة
- راجع المناطق عالية الخطورة، مثل غرف الخوادم، بانتظام وقارنها بالطلبات المحفوظة
- عطّل البطاقات المفقودة فور الإبلاغ عنها، قبل أن تصبح البطاقة البديلة جاهزة
- استخدم التصدير لمطابقة حائزي المفاتيح الفعلية مرة واحدة على الأقل سنويًا
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
عند إرسال الطلب، يُحفظ في خزنتك بصيغة PDF موقّع، ويتلقى مالك النموذج إشعارًا عبر البريد الإلكتروني، حتى يتمكن فريق المرافق أو الأمن من اتخاذ الإجراء. ويمكن لمقدم الطلب تلقي نسخة لسجلاته الخاصة.
يوفر لك جدول الردود سجلًا مستمرًا لتغييرات صلاحيات الدخول، ويمكنك تصفيته حسب نوع الطلب أو المنطقة وتصديره إلى CSV لمراجعته مقابل نظام التحكم في الدخول أو سجل المفاتيح.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج طلب مفتاح أو بطاقة دخول: الأسئلة الشائعة
هل قالب طلب بطاقة الدخول هذا مجاني؟
نعم. وهو مشمول في تطبيق Forms ضمن كل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية، ويمكنك تغيير أي سؤال.
هل يغيّر النموذج صلاحيات الدخول في نظام الأبواب لدينا؟
لا. لا يتصل FileIt بأنظمة التحكم في الدخول. يجمع النموذج الطلب المعتمد ويحفظه، بينما يجري فريق الأمن أو المرافق التغيير.
هل يحتاج مقدمو الطلبات إلى حساب FileIt؟
لا. يمكنهم تعبئة النموذج من رابط عام أو رابط شخصي ترسله إليهم عبر البريد الإلكتروني.
كيف يوافق المدير على الطلب؟
يتضمن القسم الأخير قرارًا وملاحظات وتوقيعًا للمدير. ويمكنه إكماله مع مقدم الطلب، أو يمكنك تكييفه ليصبح نموذج موافقة منفصلًا.
هل يمكننا استخدامه للإبلاغ عن بطاقة دخول مفقودة؟
نعم. يؤدي اختيار خيار الاستبدال لبطاقة مفقودة أو مسروقة إلى تسجيل آخر وقت شوهدت فيه البطاقة وتذكير مقدم الطلب بأن البطاقة القديمة ستُوقَف.
هل يمكننا اشتراط ذكر سبب للدخول خارج ساعات العمل؟
نعم، فهذا الخيار مدمج بالفعل — إذ يؤدي اختيار الساعات الممتدة أو الدخول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع إلى جعل سؤال السبب إلزاميًا.
هل يمكن للمتعاقدين استخدام النموذج نفسه؟
نعم. يجب على كل من ليس موظفًا تحديد تاريخ انتهاء العقد أو المهمة حتى تكون صلاحية دخوله محددة المدة.
هل يستطيع النموذج معالجة إزالة الصلاحية عند مغادرة شخص للمؤسسة؟
نعم، يوجد خيار «إزالة الصلاحية». وبالنسبة إلى المغادرين، تستخدم فرق كثيرة أيضًا قائمة تحقق لإنهاء الخدمة تغطي المفاتيح والبطاقات والمعدات معًا.