ما قالب نموذج تسجيل دخول الزوار؟
يؤدي سجل الزوار الورقي على مكتب الاستقبال الغرض الأساسي، لكنه صعب القراءة، ويمكن لأي شخص رؤية من سبقوه، وعند انطلاق إنذار الحريق لا يكون أحد متأكدًا تمامًا ممن لا يزال داخل المبنى. كما أنه نادرًا ما يسجل ما إذا كان الزائر قد قرأ قواعد الموقع فعلًا.
يستبدل هذا القالب السجل الورقي بتسجيل دخول إلكتروني مختصر يمكن للزوار تعبئته على جهاز لوحي في الاستقبال أو على هواتفهم. يسألهم عن هويتهم، ومن يزورونه، ووقت وصولهم، ثم يعرض قواعد الموقع ويطلب إقرارًا موقّعًا بالاطلاع عليها. ويجيب المتعاقدون عن أسئلة إضافية حول العمل الذي سينفذونه وما إذا كانوا قد أتموا التعريف بالموقع.
تتحول كل عملية تسجيل دخول إلى ملف PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، وبذلك تنشئ سجلًا خاصًا ومؤرخًا للزوار من دون عرض أي صفحة من سجل الزوار أمام مكتب الاستقبال.
- مناسب لـ
- المكاتب والمستودعات والمدارس والعيادات وأي موقع يضم مكتب استقبال
- يعبئه
- الزائر، على جهاز لوحي في الاستقبال أو على هاتفه
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو دقيقتين
- يتضمن
- أسئلة التعريف بالمتعاقدين، وسؤال المساعدة في حالات الطوارئ، وإقرار قواعد الموقع، والتوقيع
من يستخدم نموذج تسجيل دخول الزوار؟
- مكتب يستبدل سجل الزوار الورقي بجهاز لوحي عند مكتب الاستقبال
- مستودع أو مصنع يسجل دخول المتعاقدين ويتحقق من إتمام تعريفهم بالموقع
- مدرسة أو حضانة تحتفظ بسجل للزوار ومضيفيهم
- مساحة عمل مشتركة تسجل ضيوف الأعضاء
- عيادة أو دار رعاية تسجل الزوار لأغراض الأمن والحصر أثناء الطوارئ
- موقع يضع رمز QR عند البوابة كي يسجل الزوار دخولهم من هواتفهم
أسئلة نموذج تسجيل دخول الزوار هذا
22 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن التوقيع, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 بياناتك
- اسمك*
- الشركة أو المؤسسة
- رقم الهاتف المحمول*
- البريد الإلكتروني
- رقم تسجيل المركبة
- سبب الزيارة* اجتماع عمل · مقابلة · أعمال مقاولات أو صيانة · تسليم أو استلام · ضيف أو زيارة شخصية · أخرى
2 زيارتك
- من تزور؟*
- قسم الشخص الذي تزوره
- التاريخ*
- وقت الوصول*
- وقت المغادرة المتوقع
- الغرض من زيارتك لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الأعمال التي ستنفذها* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل أكملت التعريف بهذا الموقع أو مُنحت تصريحاً للعمل؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل تُحضر أدوات أو حواسيب محمولة أو معدات أخرى إلى الموقع؟
- ماذا تُحضر؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- رقم شارة الزائر
3 قواعد الموقع وتسجيل الدخول
- هل ستحتاج إلى مساعدة لمغادرة المبنى في حالة الطوارئ؟
- ما المساعدة التي ستحتاج إليها؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- قواعد الموقع*
- سجل الزوار*
- التوقيع*
نموذج تسجيل دخول الزوار، صفحةً صفحةً
1 بياناتك
يقدم الزوار أسماءهم، وشركتهم أو مؤسستهم، ورقم هاتف محمول إلزامي، وبريدًا إلكترونيًا اختياريًا، وتسجيل مركبتهم — فقط إذا أوقفوا مركبتهم داخل الموقع. ثم يختارون سبب الزيارة: اجتماع عمل، أو مقابلة، أو أعمال تعاقدية أو صيانة، أو تسليم أو استلام، أو زيارة ضيف أو زيارة شخصية، أو سبب آخر.
2 زيارتك
تسجل هذه الصفحة الشخص الذي سيزوره الزائر (وقسمه)، والتاريخ، ووقت الوصول، ووقت المغادرة المتوقع. ويطلب اختيار «سبب آخر» توضيح الغرض من الزيارة.
يُطلب من المتعاقدين وصف العمل الذي سينفذونه، وما إذا كانوا قد أتموا التعريف بالموقع أو حصلوا على تصريح عمل. وتؤدي الإجابة بـ«لا» إلى عرض ملاحظة تطلب منهم إبلاغ الاستقبال قبل البدء. ويمكن لأي شخص تحديد ما إذا كان سيحضر أدوات أو حواسيب محمولة أو معدات أخرى، وإدراجها، بينما يُترك حقل رقم شارة الزائر للاستقبال كي يملأه.
3 قواعد الموقع وتسجيل الدخول
تُعرض قواعد موقعك بلغة واضحة: ارتداء الشارة، والبقاء مع المضيف، وما يجب فعله عند انطلاق الإنذار، وعدم التقاط الصور دون إذن، والإبلاغ عن المخاطر، وتسجيل الخروج عند المغادرة. ويمكن للزوار توضيح ما إذا كانوا سيحتاجون إلى مساعدة لمغادرة المبنى في حالات الطوارئ ونوع المساعدة المطلوبة، حتى يتمكن المضيفون ومسؤولو السلامة من التخطيط لذلك.
تلي ذلك عبارتان إلزاميتان — الموافقة على قواعد الموقع، والإقرار بالاحتفاظ ببياناتهم في سجل الزوار لأغراض الأمن والحصر أثناء الطوارئ — ثم يوقّع الزائر على الشاشة.
خصّص القالب كما تريد
- أعد صياغة فقرة قواعد الموقع لتتضمن تعليماتك الخاصة بالسلامة والسرية والطوارئ
- أضف إقرارًا صحيًا أو سؤالًا عن معدات الوقاية الشخصية (PPE) إذا كان موقعك يحتاج إلى ذلك
- أضف بيانًا بعدم الإفصاح للزوار إلى المناطق التي تُنجز فيها أعمال سرية
- ضع أسماء المضيفين في قائمة منسدلة بدلًا من حقل نص حر، حتى تُكتب الأسماء بالطريقة نفسها دائمًا
- أضف موظفي الاستقبال أو الأمن إلى رسائل البريد الإلكتروني للإشعارات حتى يُبلغ المضيفون بوصول شخص ما
- أوقف إرسال النسخة عبر البريد الإلكتروني إذا لم يكن الزوار بحاجة إلى الاحتفاظ بسجل خاص بهم
نصائح لتحسين نموذج تسجيل دخول الزوار
- ضع رمز QR للنموذج عند المدخل حتى يتمكن الزوار من تسجيل دخولهم من هواتفهم أثناء انشغال الاستقبال
- اجعل الأسئلة قصيرة — فالناس يسجلون دخولهم وهم واقفون وغالبًا على عجلة
- طابق رقم الشارة مع الشارة التي تسلمها للزائر حتى تتمكن من التحقق من إعادة كل شارة
- راجع عمليات تسجيل الدخول لهذا اليوم في جدول Responses (الاستجابات) أثناء حصر الأشخاص في الإخلاء
- راجع إجابات المساعدة أثناء الإخلاء كل يوم حتى يعرف المضيفون من قد يحتاج إلى المساعدة
- حدّث قواعد الموقع كلما تغيرت إجراءات الطوارئ الخاصة بك
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
تُحفظ كل عملية تسجيل دخول بصيغة PDF موقّع في مجلد الخزنة الذي اخترته، ويتلقى مالك النموذج إشعارًا عبر البريد الإلكتروني — وهذا مفيد إذا كان الاستقبال يريد تنبيهًا عند وصول الزوار. ويمكن للزوار أيضًا تلقي نسخة من تسجيل دخولهم.
يعمل جدول Responses (الاستجابات) كسجل للزوار: صفِّ البيانات حسب التاريخ لمعرفة من سجل دخوله اليوم، وصدّرها بصيغة CSV لإنشاء سجل شهري. ولا يسجل النموذج عمليات تسجيل الخروج تلقائيًا، لذلك تسجل مواقع كثيرة أوقات المغادرة عند المكتب أو تضيف نموذجًا قصيرًا منفصلًا لتسجيل الخروج.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج تسجيل دخول الزوار: الأسئلة الشائعة
هل قالب تسجيل دخول الزوار هذا مجاني؟
نعم. يتضمنه تطبيق FileIt Forms في كل حساب، بما في ذلك الخطة المجانية، ويمكن تعديل كل سؤال.
هل يحتاج الزوار إلى حساب لتسجيل الدخول؟
لا. يعبئ الزوار النموذج من رابطه العام — على جهاز لوحي في الاستقبال أو على هواتفهم عبر رمز QR.
هل يستطيع الزوار رؤية من سجل دخوله أيضًا؟
لا. يرى كل زائر نموذجه فقط. ولا يمكنك رؤية عمليات تسجيل الدخول السابقة إلا في جدول Responses (الاستجابات) وفي خزنتك.
هل يسجل النموذج خروج الزوار؟
ليس تلقائيًا. فهو يسجل وقت المغادرة المتوقع. أما لتسجيل أوقات الخروج الفعلية، فأضف نموذجًا قصيرًا لتسجيل الخروج أو دوّن المغادرات عند الاستقبال.
هل يمكنه طباعة شارة للزائر؟
لا، لا يطبع FileIt الشارات. ويمكن للاستقبال تدوين رقم الشارة المسلّمة في حقل رقم شارة الزائر.
هل يمكننا استخدامه للمتعاقدين أيضًا؟
نعم. فعند اختيار أعمال تعاقدية أو صيانة، يُسأل الزائر عن العمل الذي سينفذه وما إذا كان قد أتم التعريف بالموقع أو حصل على تصريح.
هل يمكن إخطار مضيفنا عند وصول زائره؟
ترسل إشعارات المالك رسائل بريد إلكتروني إلى العناوين التي تحددها مع كل عملية تسجيل دخول. ولا يرسل النموذج رسائل تلقائية إلى المضيفين الأفراد، لذلك يتصل الاستقبال عادةً بالمضيف مباشرةً.
إلى متى تُحتفظ بسجلات الزوار؟
تبقى في خزنتك حتى تحذفها. حدّد فترة الاحتفاظ الخاصة بك بما يتوافق مع سياسة الخصوصية، واحذف السجلات الأقدم عندما لا تعود مطلوبة.