Apakah templat borang daftar masuk pelawat?
Buku pelawat kertas di kaunter penerimaan memang menjalankan tugas asas, tetapi sukar dibaca, sesiapa sahaja boleh melihat siapa yang datang sebelum mereka, dan apabila penggera kebakaran berbunyi, tiada siapa yang benar-benar pasti siapa yang masih berada di dalam bangunan. Buku ini juga jarang merekodkan sama ada pelawat benar-benar telah membaca peraturan premis.
Templat ini menggantikan buku tersebut dengan daftar masuk dalam talian yang ringkas dan boleh dilengkapkan oleh pelawat pada tablet di kaunter penerimaan atau telefon mereka sendiri. Borang ini bertanya siapa mereka, siapa yang ingin mereka lawati dan waktu mereka tiba, kemudian memaparkan peraturan premis anda serta meminta pengakuan bertandatangan. Kontraktor mendapat soalan tambahan tentang kerja yang akan dilakukan dan sama ada mereka telah mengikuti induksi.
Setiap daftar masuk menjadi PDF dalam peti besi FileIt anda, jadi anda membina rekod pelawat yang bertarikh dan peribadi tanpa mempamerkan walau satu halaman buku pelawat di kaunter hadapan.
- Sesuai untuk
- Pejabat, gudang, sekolah, klinik dan mana-mana premis yang mempunyai kaunter penerimaan
- Diisi oleh
- Pelawat, menggunakan tablet di kaunter penerimaan atau telefon mereka sendiri
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 2 minit
- Termasuk
- Soalan induksi kontraktor, soalan bantuan kecemasan, pengakuan peraturan premis, tandatangan
Siapa yang menggunakan borang daftar masuk pelawat?
- Pejabat yang menggantikan buku pelawat kertas dengan tablet di kaunter hadapan
- Gudang atau kilang yang mendaftarkan kontraktor masuk dan menyemak sama ada mereka telah mengikuti induksi
- Sekolah atau taska yang menyimpan rekod pelawat dan hos mereka
- Ruang kerja bersama yang merekodkan tetamu ahli
- Klinik atau rumah penjagaan yang merekodkan pelawat untuk tujuan keselamatan dan pengiraan semasa kecemasan
- Premis yang mempunyai kod QR di pintu masuk supaya pelawat boleh mendaftar masuk menggunakan telefon sendiri
Soalan dalam borang daftar masuk pelawat ini
22 soalan dalam 3 halaman · termasuk tandatangan, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Butiran anda
- Nama anda*
- Syarikat atau organisasi
- Nombor telefon mudah alih*
- E-mel
- Nombor pendaftaran kenderaan
- Tujuan lawatan* Mesyuarat perniagaan · Temu duga · Kerja kontraktor atau penyelenggaraan · Penghantaran atau pengambilan · Lawatan tetamu atau peribadi · Lain-lain
2 Lawatan anda
- Siapakah yang anda lawati?*
- Jabatan mereka
- Tarikh*
- Masa ketibaan*
- Masa keluar yang dijangka
- Tujuan lawatan anda hanya ditanya jika berkenaan
- Kerja yang akan anda jalankan* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda telah melengkapkan induksi tapak ini atau diberikan permit untuk bekerja?* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda membawa alatan, komputer riba atau peralatan lain ke tapak?
- Apakah yang anda bawa? hanya ditanya jika berkenaan
- Nombor lencana pelawat
3 Peraturan tapak & daftar masuk
- Adakah anda memerlukan bantuan untuk meninggalkan bangunan semasa kecemasan?
- Apakah bantuan yang anda perlukan? hanya ditanya jika berkenaan
- Peraturan tapak*
- Log pelawat*
- Tandatangan*
Borang daftar masuk pelawat, halaman demi halaman
1 Butiran anda
Pelawat memberikan nama, syarikat atau organisasi, nombor telefon mudah alih yang wajib diisi, e-mel pilihan dan — hanya jika mereka meletakkan kenderaan di premis — nombor pendaftaran kenderaan. Kemudian mereka memilih sebab lawatan: mesyuarat perniagaan, temu duga, kerja kontraktor atau penyelenggaraan, penghantaran atau pengambilan, tetamu atau lawatan peribadi, atau lain-lain.
2 Lawatan anda
Halaman ini merekodkan siapa yang ingin ditemui oleh pelawat (serta jabatan mereka), tarikh, waktu tiba dan waktu berlepas yang dijangka. Memilih "Lain-lain" sebagai sebab lawatan akan meminta tujuan lawatan.
Kontraktor diminta menerangkan kerja yang akan dilaksanakan dan sama ada mereka telah melengkapkan induksi premis atau diberikan permit untuk bekerja. Jawapan tidak akan memaparkan nota yang meminta mereka memaklumkan kaunter penerimaan sebelum memulakan kerja. Sesiapa sahaja boleh menyatakan sama ada mereka membawa alat, komputer riba atau peralatan lain dan menyenaraikannya, manakala medan nombor lencana pelawat dibiarkan untuk diisi oleh kaunter penerimaan.
3 Peraturan premis & daftar masuk
Peraturan premis anda dipaparkan dalam bahasa yang mudah: pakai lencana, sentiasa bersama hos, perkara yang perlu dilakukan jika penggera berbunyi, jangan mengambil gambar tanpa kebenaran, laporkan bahaya dan daftar keluar apabila meninggalkan premis. Pelawat boleh menyatakan sama ada mereka memerlukan bantuan untuk keluar dari bangunan semasa kecemasan dan jenis bantuan yang diperlukan, supaya hos dan warden kebakaran boleh membuat persediaan.
Dua pernyataan wajib menyusul — persetujuan terhadap peraturan premis dan pengakuan bahawa butiran mereka disimpan dalam log pelawat untuk tujuan keselamatan dan pengiraan semasa kecemasan — kemudian pelawat menandatangani pada skrin.
Ubah suai templat ini
- Tulis semula perenggan peraturan premis dengan arahan keselamatan, kerahsiaan dan kecemasan anda sendiri
- Tambahkan pengisytiharan kesihatan atau soalan PPE jika diperlukan di premis anda
- Tambahkan pernyataan kerahsiaan untuk pelawat ke kawasan yang menjalankan kerja sulit
- Letakkan senarai hos dalam menu juntai bawah dan bukannya medan teks bebas supaya ejaan nama sentiasa seragam
- Tambahkan kakitangan kaunter penerimaan atau keselamatan ke e-mel pemberitahuan supaya hos boleh dimaklumkan apabila seseorang telah tiba
- Matikan salinan melalui e-mel jika pelawat tidak memerlukan rekod mereka sendiri
Petua untuk borang daftar masuk pelawat yang lebih baik
- Letakkan kod QR borang di pintu masuk supaya pelawat boleh mendaftar masuk menggunakan telefon sendiri ketika kaunter penerimaan sedang sibuk
- Pastikan soalan ringkas — orang ramai mendaftar masuk sambil berdiri dan selalunya tergesa-gesa
- Padankan nombor lencana dengan lencana yang diberikan supaya anda boleh memastikan setiap lencana dipulangkan
- Semak daftar masuk hari ini dalam jadual Respons semasa pengiraan penghuni ketika pemindahan kecemasan
- Semak jawapan bantuan pemindahan kecemasan setiap hari supaya hos tahu siapa yang mungkin memerlukan bantuan
- Kemas kini peraturan premis setiap kali prosedur kecemasan anda berubah
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap daftar masuk disimpan sebagai PDF bertandatangan dalam folder peti besi yang anda pilih, dan pemilik borang dimaklumkan melalui e-mel — berguna jika kaunter penerimaan memerlukan pemberitahuan apabila pelawat tiba. Pelawat juga boleh menerima salinan daftar masuk mereka.
Jadual Respons berfungsi sebagai log pelawat anda: tapis mengikut tarikh untuk melihat siapa yang telah mendaftar masuk hari ini, dan eksport ke CSV untuk rekod bulanan. Borang ini tidak merekodkan daftar keluar secara automatik, jadi banyak premis mencatat waktu berlepas di kaunter atau menambah borang daftar keluar ringkas yang berasingan.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Daftar masuk pelawat: soalan lazim
Adakah templat daftar masuk pelawat ini percuma?
Ya. Templat ini disertakan dalam aplikasi Forms FileIt pada setiap akaun, termasuk pelan percuma, dan setiap soalan boleh disunting.
Adakah pelawat memerlukan akaun untuk mendaftar masuk?
Tidak. Pelawat mengisinya melalui pautan awam borang — pada tablet di kaunter penerimaan atau telefon sendiri menggunakan kod QR.
Bolehkah pelawat melihat siapa lagi yang telah mendaftar masuk?
Tidak. Setiap pelawat hanya melihat borang mereka sendiri. Daftar masuk terdahulu hanya boleh dilihat oleh anda dalam jadual Respons dan peti besi anda.
Adakah borang ini mendaftarkan pelawat keluar?
Tidak secara automatik. Borang ini merekodkan waktu berlepas yang dijangka. Untuk waktu daftar keluar sebenar, tambahkan borang daftar keluar ringkas atau catat waktu berlepas di kaunter penerimaan.
Bolehkah borang ini mencetak lencana pelawat?
Tidak, FileIt tidak mencetak lencana. Kaunter penerimaan boleh mencatat nombor lencana yang diberikan dalam medan nombor lencana pelawat.
Bolehkah kami menggunakan borang ini untuk kontraktor juga?
Ya. Memilih kerja kontraktor atau penyelenggaraan akan bertanya tentang kerja yang akan dilakukan dan sama ada mereka telah mengikuti induksi atau diberikan permit.
Bolehkah hos kami menerima pemberitahuan apabila pelawat mereka tiba?
Pemberitahuan pemilik akan menghantar e-mel kepada alamat yang anda tetapkan untuk setiap daftar masuk. Borang ini tidak menghantar mesej kepada hos tertentu secara automatik, jadi kaunter penerimaan biasanya menghubungi hos secara terus.
Berapa lama rekod pelawat disimpan?
Rekod tersebut kekal dalam peti besi anda sehingga anda memadamkannya. Tetapkan tempoh penyimpanan anda sendiri selaras dengan dasar privasi dan padamkan rekod lama apabila tidak lagi diperlukan.