¿Qué es la plantilla del formulario de registro de visitas?
Un libro de visitas en papel en la recepción cumple su función básica, pero es difícil de leer, cualquiera puede ver quién ha venido antes y, cuando suena la alarma de incendios, nadie sabe del todo quién sigue dentro del edificio. Además, rara vez deja constancia de si el visitante ha leído realmente las normas del centro.
Esta plantilla sustituye el libro por un registro online breve que los visitantes pueden completar en una tableta de recepción o en su propio teléfono. Pregunta quiénes son, a quién visitan y cuándo han llegado; después muestra las normas del centro y pide una confirmación firmada. A los contratistas les hace preguntas adicionales sobre el trabajo que van a realizar y sobre si han recibido la inducción.
Cada registro se convierte en un PDF en tu bóveda de FileIt, para que tengas un registro privado y fechado de las visitas sin mostrar una sola página del libro en el mostrador de recepción.
- Ideal para
- Oficinas, almacenes, centros educativos, clínicas y cualquier centro con recepción
- Lo completa
- El visitante, en una tableta de recepción o en su propio teléfono
- Tiempo necesario
- Unos 2 minutos
- Incluye
- Preguntas de inducción para contratistas, pregunta sobre ayuda en emergencias, confirmación de las normas del centro y firma
¿Quién usa un formulario de registro de visitas?
- Una oficina que sustituye el libro de visitas en papel por una tableta en el mostrador de recepción
- Un almacén o una fábrica que registra a los contratistas y comprueba que han recibido la inducción
- Un colegio o una guardería que conserva un registro de los visitantes y de su anfitrión
- Un espacio de coworking que registra a los invitados de sus miembros
- Una clínica o residencia que registra las visitas por motivos de seguridad y para el recuento en caso de emergencia
- Un centro con un código QR en la entrada para que los visitantes puedan registrarse desde sus propios teléfonos
Preguntas de este formulario de registro de visitas
22 preguntas en 3 páginas · incluye firma, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tus datos
- Tu nombre*
- Empresa u organización
- Número de móvil*
- Correo electrónico
- Matrícula del vehículo
- Motivo de la visita* Reunión de negocios · Entrevista · Trabajo de contratista o mantenimiento · Entrega o recogida · Visita de invitado o personal · Otro
2 Tu visita
- ¿A quién visitas?*
- Su departamento
- Fecha*
- Hora de llegada*
- Hora prevista de salida
- Motivo de tu visita solo se pregunta cuando corresponde
- Trabajo que realizarás* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Has completado la inducción de este centro o te han entregado un permiso de trabajo?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Vas a introducir herramientas, portátiles u otros equipos en el centro?
- ¿Qué vas a traer? solo se pregunta cuando corresponde
- Número de acreditación de visitante
3 Normas del centro y registro de entrada
- ¿Necesitarías ayuda para salir del edificio en caso de emergencia?
- ¿Qué ayuda necesitarías? solo se pregunta cuando corresponde
- Normas del centro*
- Registro de visitantes*
- Firma*
El formulario registro de visitas, página por página
1 Tus datos
Los visitantes indican su nombre, empresa u organización, un número de móvil obligatorio, un correo electrónico opcional y —solo si han aparcado en el centro— la matrícula de su vehículo. Después eligen el motivo de la visita: reunión de negocios, entrevista, trabajo de contratación o mantenimiento, entrega o recogida, visita de un invitado o visita personal, u otro.
2 Tu visita
Esta página registra a quién visita el visitante (y su departamento), la fecha, la hora de llegada y una hora prevista de salida. Si se elige «Otro» como motivo, se pide indicar el objetivo de la visita.
A los contratistas se les pide que describan el trabajo que realizarán y que indiquen si han completado la inducción del centro o si se les ha expedido un permiso de trabajo. Si responden que no, aparece una nota en la que se les pide avisar a recepción antes de empezar. Cualquiera puede indicar si lleva herramientas, portátiles u otros equipos y enumerarlos; además, recepción dispone de un campo para introducir el número de identificación del visitante.
3 Normas del centro y registro
Tus normas se muestran en un lenguaje claro: llevar la identificación, permanecer con el anfitrión, qué hacer si suena la alarma, no hacer fotos sin permiso, comunicar los riesgos y registrarse al salir. Los visitantes pueden indicar si necesitarían ayuda para salir del edificio en caso de emergencia y qué tipo de ayuda, para que los anfitriones y los responsables de emergencias puedan planificarla.
A continuación aparecen dos declaraciones obligatorias: aceptar las normas del centro y reconocer que sus datos se conservan en el registro de visitas por motivos de seguridad y para el recuento en caso de emergencia. Después, el visitante firma en pantalla.
Personaliza la plantilla
- Reescribe el párrafo de normas del centro con tus propias instrucciones de seguridad, confidencialidad y emergencias
- Añade una declaración de salud o una pregunta sobre equipos de protección individual si tu centro lo necesita
- Añade una declaración de confidencialidad para los visitantes de zonas donde se realizan trabajos confidenciales
- Incluye a tus anfitriones en un menú desplegable en lugar de usar un campo de texto libre, para que los nombres se escriban siempre igual
- Añade al personal de recepción o seguridad a los correos de notificación para que se pueda avisar a los anfitriones cuando llegue alguien
- Desactiva la copia por correo electrónico si los visitantes no necesitan conservar su propio registro
Consejos para mejorar tu formulario registro de visitas
- Coloca un código QR del formulario en la entrada para que los visitantes puedan registrarse desde su propio teléfono mientras recepción está ocupada
- Mantén las preguntas breves: la gente se registra de pie y a menudo tiene prisa
- Haz coincidir el número de identificación con la que entregas para comprobar que todas se devuelven
- Comprueba los registros de hoy en la tabla de respuestas durante el recuento de evacuación
- Revisa cada día las respuestas sobre ayuda en la evacuación para que los anfitriones sepan quién puede necesitar asistencia
- Actualiza las normas del centro cuando cambien tus procedimientos de emergencia
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada registro se guarda como un PDF firmado en la carpeta de la bóveda que hayas elegido, y el propietario del formulario recibe una notificación por correo electrónico; resulta útil si recepción quiere recibir un aviso cuando lleguen visitantes. Los visitantes también pueden recibir una copia de su registro.
La tabla de respuestas funciona como tu registro de visitas: filtra por fecha para ver quién se ha registrado hoy y expórtala a CSV para conservar un registro mensual. El formulario no registra las salidas por sí solo, así que muchos centros anotan las horas de salida en recepción o añaden otro formulario breve de salida.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de visitas: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de registro de visitas?
Sí. Está incluida en la app FileIt Forms en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Necesitan los visitantes una cuenta para registrarse?
No. Los visitantes lo completan desde el enlace público del formulario, en una tableta de recepción o en su propio teléfono mediante un código QR.
¿Pueden los visitantes ver quién más se ha registrado?
No. Cada visitante solo ve su propio formulario. Los registros anteriores solo son visibles para ti en la tabla de respuestas y en tu bóveda.
¿El formulario registra la salida de los visitantes?
No automáticamente. Registra una hora prevista de salida. Para registrar las horas reales de salida, añade un formulario breve de salida o anótalas en recepción.
¿Puede imprimir una identificación para el visitante?
No, FileIt no imprime identificaciones. Recepción puede anotar el número de la identificación entregada en el campo «Número de identificación del visitante».
¿También podemos usarlo para contratistas?
Sí. Al elegir trabajo de contratación o mantenimiento, se pregunta qué trabajo realizarán y si han recibido la inducción o si se les ha expedido un permiso.
¿Puede avisarse a nuestro anfitrión cuando llegue su visitante?
Las notificaciones al propietario envían un correo electrónico a las direcciones que hayas configurado cada vez que se completa un registro. El formulario no envía mensajes automáticamente a cada anfitrión, así que recepción suele llamar directamente al anfitrión.
¿Durante cuánto tiempo se conservan los registros de visitas?
Permanecen en tu bóveda hasta que los eliminas. Establece tu propio plazo de conservación de acuerdo con tu política de privacidad y elimina los registros antiguos cuando ya no los necesites.