¿Qué es la plantilla del formulario de reserva de sala de reuniones?
Reservar una sala rara vez consiste solo en reservar una sala. Hay que preparar el proyector, hacer que el almuerzo llegue a las 12:30, preparar las acreditaciones de los invitados que recibirá recepción y colocar las sillas en forma de U en vez de en filas. Cuando esos detalles llegan en correos separados, normalmente se olvida algo.
Esta plantilla reúne toda la reserva en una sola solicitud: la persona organizadora y el centro de costes, la sala, la fecha, los horarios y el número de asistentes, los invitados externos y si la reunión se repite. La última página incluye la distribución, el equipo audiovisual, la ayuda informática, el catering con necesidades dietéticas y la accesibilidad.
Cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, para que quien gestione las salas, el catering o la recepción tenga toda la información en un solo lugar. Es un formulario de solicitud, no un calendario en tiempo real, por lo que resulta adecuado para equipos en los que alguien confirma las reservas manualmente.
- Ideal para
- Responsables de oficina, personal de recepción y equipos de mantenimiento que gestionan solicitudes de salas
- Lo rellena
- La persona organizadora de la reunión
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 2–3 minutos
- Incluye
- Opciones para reuniones periódicas, lista de invitados, opciones de distribución y equipo, y catering con necesidades dietéticas
¿Quién usa un formulario de reserva de sala de reuniones?
- Una oficina en la que recepción gestiona un pequeño número de salas de reuniones compartidas
- Una empresa que encarga catering para las reuniones y necesita conocer con antelación el número de personas y sus necesidades dietéticas
- Un equipo de formación que reserva una sala con distribución de aula y proyector
- Un espacio de coworking que recibe solicitudes de salas de sus miembros
- Un colegio o centro comunitario que alquila salas a su personal o a grupos locales
- Organizar una reunión de dirección con invitados externos que necesitan acreditaciones de visitante
Preguntas de este formulario de reserva de sala de reuniones
26 preguntas en 3 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas.
1 Organizador
- Organizador*
- Correo electrónico*
- Teléfono o extensión
- Departamento o equipo
- Centro de costos
2 Reserva
- Título de la reunión*
- Sala* Sala de juntas · Sala de reuniones 1 · Sala de reuniones 2 · Sala de formación · Sala pequeña para reuniones breves · Cualquier sala disponible
- Fecha*
- Número de asistentes*
- Hora de inicio*
- Hora de finalización*
- ¿Asistirán invitados externos?
- Nombres y empresas de los invitados solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Es una reunión recurrente?
- ¿Con qué frecuencia?* solo se pregunta cuando corresponde Diariamente · Semanalmente · Cada dos semanas · Mensualmente
- Repetir hasta* solo se pregunta cuando corresponde
3 Montaje y extras
- Distribución de la sala Tal como está · Sala de juntas · En forma de U · Teatro — filas de sillas · Aula — filas de mesas · Cabaret — mesas redondas
- Equipamiento necesario Pantalla o televisor · Proyector · Videoconferencia · Teléfono con altavoz · Pizarra blanca · Rotafolio · Portátil · Alargadores
- ¿Quieres que el equipo de TI te ayude a preparar la sala antes de la reunión?
- ¿Necesitas catering?
- ¿Qué te gustaría?* solo se pregunta cuando corresponde Té y café · Agua · Bollería · Almuerzo de sándwiches · Almuerzo caliente · Fruta · Aperitivos
- Servir a las solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Para cuántas personas es el catering? solo se pregunta cuando corresponde
- Necesidades alimentarias o alergias solo se pregunta cuando corresponde
- Necesidades de accesibilidad
- ¿Algo más?
El formulario reserva de sala de reuniones, página por página
1 Persona organizadora
La persona organizadora indica su nombre, correo electrónico, teléfono o extensión, departamento y un centro de costes opcional, útil cuando los gastos de catering o de los invitados se cargan a un presupuesto.
2 Reserva
Primero se indican el título de la reunión y una sala (sala de juntas, dos salas de reuniones, aula de formación, sala pequeña o cualquier sala disponible); después, la fecha, el número de asistentes y las horas de inicio y finalización, con un recordatorio para dejar tiempo para la preparación.
Indicar que asistirán invitados externos abre un campo para sus nombres y empresas, de modo que recepción pueda preparar las acreditaciones. En las reuniones periódicas se pregunta con qué frecuencia: a diario, semanalmente, cada dos semanas o mensualmente, y hasta cuándo.
3 Preparación y extras
La persona organizadora elige la distribución de la sala: tal cual, sala de juntas, forma de U, teatro, aula o cabaret, y marca el equipo que necesita: pantalla, proyector, videoconferencia, teléfono con altavoz, pizarra blanca, rotafolio, portátil, alargadores u otro. También puede solicitar ayuda informática para preparar la sala con antelación.
Solicitar catering abre una lista (té y café, agua, bollería, almuerzo de sándwiches, almuerzo caliente, fruta y aperitivos), una hora de servicio, un número de personas independiente si es necesario y los requisitos dietéticos. El formulario termina con las necesidades de accesibilidad y cualquier otra observación.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la lista de salas por tus propias salas y sus capacidades en las etiquetas
- Añade un menú de catering con precios si las personas organizadoras eligen productos concretos
- Elimina la sección de catering si tu oficina no lo ofrece
- Añade a tu equipo de recepción o catering a los correos electrónicos de notificación
- Cambia el mensaje de confirmación para incluir tu política de cancelación de reservas
- Añade al texto de portada un recordatorio del plazo mínimo de antelación, como 48 horas para el catering
Consejos para mejorar tu formulario reserva de sala de reuniones
- Comprueba las solicitudes en el calendario de salas antes de confirmarlas: el formulario no impide las reservas duplicadas
- Solicita las reservas con suficiente antelación para encargar el catering a tu proveedor
- Usa el número de asistentes para comprobar que la sala tiene capacidad suficiente antes de confirmar
- Envía los nombres de los invitados a recepción la mañana de la reunión
- Conserva las respuestas sobre necesidades dietéticas junto con el pedido de catering para que no se pierda nada durante el traspaso
- Filtra cada mañana la tabla de respuestas por fecha para planificar las preparaciones
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud de reserva se guarda como PDF en la carpeta de bóveda que elijas y se envía por correo electrónico a la persona propietaria del formulario, para que quien gestione las salas pueda comprobar la disponibilidad y confirmar. Las personas organizadoras también pueden recibir una copia de su solicitud.
Usa la tabla de respuestas para consultar las próximas reservas por fecha y expórtala a CSV para compartir los pedidos de catering o planificar las preparaciones de la semana. El formulario no reserva salas en un calendario, así que confirma cada reserva en tu calendario o sistema de salas habitual.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Reserva de sala de reuniones: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla para reservar salas de reuniones?
Sí. Está incluida en la aplicación FileIt Forms en todas las cuentas, incluido el plan gratuito.
¿El formulario comprueba la disponibilidad de las salas?
No. Recopila solicitudes de reserva. Alguien debe comprobar tu calendario y confirmar la sala, lo que resulta adecuado para equipos en los que las reservas se aprueban manualmente.
¿Se pueden reservar reuniones periódicas?
Sí. Al indicar que la reunión se repite, se pregunta con qué frecuencia y hasta qué fecha.
¿Podemos recopilar las necesidades de catering y dietéticas?
Sí. Al solicitar catering se abre una lista de opciones, una hora de servicio, un número de personas y un campo para indicar requisitos dietéticos o alergias.
¿Las personas organizadoras necesitan una cuenta de FileIt?
No. Cualquiera que tenga el enlace del formulario puede enviar una solicitud de reserva.
¿Podemos incluir nuestras propias salas?
Sí. Edita el menú desplegable Sala en el diseñador para incluir tus salas y añade sus capacidades a las etiquetas si ayuda a elegir.
¿Podemos cargar el catering a un departamento?
Hay un campo opcional de centro de costes precisamente para eso. El formulario lo registra; cualquier refacturación se realiza mediante tu propio proceso financiero.
¿Puede recepción recibir una notificación de cada reserva?
Sí. Añade el correo electrónico de recepción a las direcciones de notificación en la configuración del formulario.