Quel est le modèle de formulaire réservation de salle de réunion ?
Réserver une salle ne se résume presque jamais à réserver une salle. Il faut installer le projecteur, faire arriver le déjeuner à 12 h 30, préparer les badges des visiteurs pour l’accueil et disposer les chaises en U plutôt qu’en rangées. Lorsque ces informations arrivent dans des e-mails séparés, il y en a généralement une qui passe à la trappe.
Ce modèle regroupe toute la réservation en une seule demande : organisateur et centre de coûts, salle, date, horaires et nombre de participants, visiteurs externes et caractère récurrent ou non de la réunion. La dernière page porte sur la configuration, l’équipement audiovisuel, l’assistance informatique, la restauration avec les besoins alimentaires et l’accessibilité.
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt. La personne qui gère les salles, la restauration ou l’accueil dispose ainsi de toutes les informations au même endroit. Il s’agit d’un formulaire de demande, et non d’un calendrier en temps réel : il convient donc aux équipes dans lesquelles une personne confirme les réservations manuellement.
- Idéal pour
- Les responsables de bureau, réceptionnistes et équipes des services généraux qui gèrent les demandes de salle
- Rempli par
- L’organisateur de la réunion
- Temps nécessaire
- Environ 2 à 3 minutes
- Comprend
- Options de réunion récurrente, liste des visiteurs, choix de configuration et d’équipement, restauration avec besoins alimentaires
Qui utilise un formulaire réservation de salle de réunion ?
- Un bureau où l’accueil gère un petit nombre de salles de réunion partagées
- Une entreprise qui commande des repas pour les réunions et doit connaître à l’avance les quantités et les besoins alimentaires
- Une équipe de formation qui réserve une salle en configuration salle de classe avec projecteur
- Un espace de coworking qui reçoit des demandes de salle de la part de ses membres
- Une école ou un centre socioculturel qui met des salles à la disposition de son personnel ou de groupes locaux
- Organiser une réunion du conseil d’administration avec des visiteurs externes ayant besoin de badges visiteurs
Questions de ce formulaire réservation de salle de réunion
26 questions sur 3 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples.
1 Organisateur
- Organisateur*
- E-mail*
- Téléphone ou poste
- Service ou équipe
- Centre de coûts
2 Réservation
- Intitulé de la réunion*
- Salle* Salle de conseil · Salle de réunion 1 · Salle de réunion 2 · Salle de formation · Petite salle de réunion · Toute salle disponible
- Date*
- Nombre de participants*
- Heure de début*
- Heure de fin*
- Des invités externes participeront-ils ?
- Noms et entreprises des invités affichée uniquement si applicable
- S'agit-il d'une réunion récurrente ?
- À quelle fréquence ?* affichée uniquement si applicable Tous les jours · Toutes les semaines · Toutes les deux semaines · Tous les mois
- Répéter jusqu'au* affichée uniquement si applicable
3 Aménagement et options
- Disposition de la salle En l'état · Salle de conseil · En U · Théâtre — rangées de chaises · Salle de classe — rangées de tables · Cabaret — tables rondes
- Équipement nécessaire Écran ou téléviseur · Projecteur · Vidéoconférence · Téléphone de conférence · Tableau blanc · Tableau à feuilles mobiles · Ordinateur portable · Rallonges électriques
- Souhaitez-vous que le service informatique vous aide à installer la salle avant la réunion ?
- Avez-vous besoin d'une prestation de restauration ?
- Que souhaitez-vous ?* affichée uniquement si applicable Thé et café · Eau · Viennoiseries · Déjeuner avec sandwichs · Déjeuner chaud · Fruits · En-cas
- À servir à affichée uniquement si applicable
- Pour combien de personnes ? affichée uniquement si applicable
- Besoins alimentaires ou allergies affichée uniquement si applicable
- Besoins en matière d'accessibilité
- Autre chose ?
Le formulaire réservation de salle de réunion, page par page
1 Organisateur
L’organisateur indique son nom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone ou son poste, son service et, facultativement, un centre de coûts — utile lorsque les frais de restauration ou des visiteurs sont imputés à un budget.
2 Réservation
Le titre de la réunion et une salle (salle du conseil, deux salles de réunion, salle de formation, petite salle de réunion ou toute salle disponible) sont indiqués en premier, suivis de la date, du nombre de participants et des horaires de début et de fin, avec un rappel de prévoir du temps pour l’installation.
Le fait d’indiquer la présence de visiteurs externes ouvre un champ pour leurs noms et leurs entreprises, afin que l’accueil puisse préparer les badges. Pour les réunions récurrentes, il faut préciser la fréquence — tous les jours, toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les mois — et la date de fin.
3 Installation et options
L’organisateur choisit une configuration — telle quelle, salle du conseil, en U, théâtre, salle de classe ou cabaret — et coche l’équipement nécessaire : écran, projecteur, visioconférence, téléphone de conférence, tableau blanc, paperboard, ordinateur portable, rallonges ou autre. Il peut demander à l’informatique de l’aider à installer l’équipement à l’avance.
Une demande de restauration ouvre une liste (thé et café, eau, viennoiseries, déjeuner à base de sandwichs, déjeuner chaud, fruits, collations), une heure de service, un nombre de participants distinct si nécessaire et les besoins alimentaires. Les besoins d’accessibilité et toute autre remarque permettent de terminer le formulaire.
Personnalisez le modèle
- Remplacez la liste des salles par vos propres salles et leur capacité dans les libellés
- Ajoutez un menu de restauration avec les prix si les organisateurs choisissent des éléments précis
- Supprimez la section sur la restauration si votre bureau n’en propose pas
- Ajoutez l’équipe d’accueil ou de restauration aux adresses e-mail de notification
- Modifiez le message de confirmation pour y inclure votre politique d’annulation des réservations
- Ajoutez dans le texte d’introduction un rappel du délai minimal, par exemple 48 heures pour la restauration
Conseils pour un meilleur formulaire réservation de salle de réunion
- Vérifiez les demandes dans le calendrier des salles avant de les confirmer : le formulaire n’empêche pas les doubles réservations
- Demandez les réservations suffisamment tôt pour commander la restauration auprès de votre fournisseur
- Utilisez le nombre de participants pour vérifier que la salle est assez grande avant de confirmer
- Transmettez les noms des visiteurs à l’accueil le matin de la réunion
- Conservez les réponses sur les besoins alimentaires avec la commande de restauration afin que rien ne se perde lors du relais
- Filtrez chaque matin le tableau des réponses par date pour planifier les installations
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande de réservation est enregistrée au format PDF dans le dossier de coffre-fort de votre choix et envoyée par e-mail au propriétaire du formulaire. La personne qui gère les salles peut ainsi vérifier les disponibilités et confirmer la réservation. Les organisateurs peuvent également recevoir une copie de leur demande.
Utilisez le tableau des réponses pour afficher les réservations à venir par date, puis exportez-les au format CSV afin de partager les commandes de restauration ou de planifier les installations de la semaine. Le formulaire ne réserve pas les salles dans un calendrier : confirmez donc chaque réservation dans votre calendrier ou votre système habituel de gestion des salles.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Réservation de salle de réunion : questions fréquentes
Ce modèle de réservation de salle de réunion est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application FileIt Forms avec tous les comptes, y compris l’offre gratuite.
Le formulaire vérifie-t-il la disponibilité des salles ?
Non. Il recueille les demandes de réservation. Une personne doit toujours vérifier votre calendrier et confirmer la salle, ce qui convient aux équipes dont les réservations sont approuvées manuellement.
Est-il possible de réserver des réunions récurrentes ?
Oui. Lorsque vous indiquez que la réunion se répète, le formulaire vous demande la fréquence et la date de fin.
Pouvons-nous recueillir les besoins de restauration et les besoins alimentaires ?
Oui. Une demande de restauration ouvre une liste d’options, une heure de service, un nombre de participants et un champ pour les besoins alimentaires ou les allergies.
Les organisateurs doivent-ils disposer d’un compte FileIt ?
Non. Toute personne disposant du lien du formulaire peut envoyer une demande de réservation.
Pouvons-nous indiquer nos propres salles ?
Oui. Modifiez la liste déroulante Room dans le concepteur pour y afficher vos salles et ajoutez leur capacité aux libellés si cela aide les utilisateurs à choisir.
Pouvons-nous imputer la restauration à un service ?
Un champ facultatif Centre de coûts est prévu exactement à cette fin. Le formulaire l’enregistre ; toute refacturation est effectuée dans le cadre de votre propre processus financier.
L’accueil peut-il être informé de chaque réservation ?
Oui. Ajoutez l’adresse e-mail de l’accueil aux adresses de notification dans les paramètres du formulaire.