什么是 会议室预订 表单模板？
预订房间很少只是预订房间那么简单。投影仪需要提前设置，午餐必须在 12:30 送达，访客需要由前台准备门禁卡，还有椅子应该摆成 U 形而不是一排排摆放。当这些细节散落在不同的邮件中时，通常总会遗漏一些内容。
此模板将完整的预订信息集中到一份请求中：组织者和成本中心、房间、日期、时间和参会人数、外部访客，以及会议是否重复举行。最后一页涵盖布局、视听设备、IT 支持、包含饮食需求的餐饮安排，以及无障碍需求。
每份请求都会作为 PDF 保存到你的 FileIt 保险库中，因此无论是负责房间、餐饮还是前台的人员，都能在一个地方查看全部信息。这是一份请求表单，而不是实时日历，因此适合由专人手动确认预订的团队。
- 适合对象
- 负责处理会议室请求的办公室经理、前台人员和设施团队
- 填写人
- 会议组织者
- 填写时间
- 约 2–3 分钟
- 包含内容
- 重复会议选项、访客名单、布局和设备选项、包含饮食需求的餐饮安排
谁会使用 会议室预订 表单？
- 前台负责管理少量共享会议室的办公室
- 需要提前统计人数和饮食需求、为会议订餐的公司
- 需要预订教室布局和投影仪的培训团队
- 接受会员会议室请求的共享办公空间
- 向员工或当地团体出租房间的学校或社区中心
- 组织需要为外部访客准备访客门禁卡的董事会会议
此 会议室预订 表单中的问题
共 3 页，26 个问题 · 包含 条件问题, 多页.
1 组织者
- 组织者*
- 电子邮件*
- 电话或分机号
- 部门或团队
- 成本中心
2 预订
- 会议主题*
- 会议室* 董事会议室 · 会议室 1 · 会议室 2 · 培训室 · 小型讨论室 · 任意可用会议室
- 日期*
- 参会人数*
- 开始时间*
- 结束时间*
- 是否有外部访客参加？
- 访客姓名和公司 仅在适用时提问
- 这是定期会议吗？
- 频率* 仅在适用时提问 每天 · 每周 · 每两周 · 每月
- 重复至* 仅在适用时提问
3 布置及其他需求
- 会议室布局 保持现状 · 董事会议室式 · U 形 · 剧院式 — 椅子成排摆放 · 教室式 — 桌子成排摆放 · 宴会式 — 圆桌摆放
- 所需设备 屏幕或电视 · 投影仪 · 视频会议设备 · 免提电话 · 白板 · 挂图板 · 笔记本电脑 · 电源延长线
- 您需要 IT 在会议前协助布置吗？
- 需要餐饮吗？
- 您需要哪些？* 仅在适用时提问 茶和咖啡 · 饮用水 · 糕点 · 三明治午餐 · 热午餐 · 水果 · 零食
- 供应时间 仅在适用时提问
- 餐饮人数 仅在适用时提问
- 饮食要求或过敏情况 仅在适用时提问
- 无障碍需求
- 其他事项？
会议室预订 表单，逐页查看
1 组织者
组织者填写姓名、电子邮箱、电话或分机号、部门和可选的成本中心——当餐饮或访客费用需要从某个预算中分摊时，这些信息很有用。
2 预订信息
首先填写会议标题和房间（董事会议室、两间会议室、培训室、协作室或任何可用房间），然后填写日期、参会人数以及开始和结束时间，并提醒预留布置所需的时间。
选择有外部访客后，会打开一个填写访客姓名和公司名称的框，以便前台准备门禁卡。对于重复会议，系统会询问频率——每天、每周、每两周或每月——以及结束日期。
3 布置与其他需求
组织者选择房间布局——保持现状、董事会式、U 形、剧院式、教室式或小组式——并勾选所需设备：屏幕、投影仪、视频会议设备、免提电话、白板、活动挂图、笔记本电脑、延长线或其他设备。还可以请求 IT 提前协助设置。
选择需要餐饮后，会打开选项列表（茶和咖啡、水、糕点、三明治午餐、热午餐、水果、零食）、供应时间、需要时可单独填写的用餐人数，以及饮食要求。最后填写无障碍需求和其他备注即可完成表单。
定制你的模板
- 将房间列表替换为你自己的房间，并在标签中注明各自的容量
- 如果组织者需要选择具体餐品，可添加带价格的餐饮菜单
- 如果办公室不提供餐饮，可移除餐饮部分
- 将前台或餐饮团队添加到通知邮件收件人中
- 修改确认消息，加入你的预订取消政策
- 在封面文字中添加最短提前通知时间，例如餐饮需提前 48 小时通知
填写 会议室预订 表单的提示
- 确认预订前，将请求与房间日历进行核对——此表单不会阻止重复预订
- 确保预订时间足够提前，以便向供应商订购餐饮
- 使用参会人数确认房间足够大后再确认预订
- 在会议当天早上将访客姓名发送给前台
- 将饮食需求与餐饮订单放在一起，交接时避免遗漏
- 每天早上按日期筛选响应表，以规划房间布置
每份回复都会成为文件库中的 PDF
每份预订请求都会作为 PDF 保存到你选择的保险库文件夹中，并发送给表单所有者，因此负责会议室的人员可以检查可用性并确认预订。组织者也可以收到一份请求副本。
使用响应表按日期查看即将进行的预订，并导出为 CSV，以分享餐饮订单或规划本周的房间布置。表单不会在日历中预留房间，因此请在你惯用的日历或房间管理系统中确认每份预订。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
会议室预订 表单：常见问题
这个会议室预订模板免费吗？
是的。每个账户都包含 FileIt Forms 应用，其中也包括免费方案。
表单会检查房间是否可用吗？
不会。它只收集预订请求。仍需有人检查你的日历并确认房间，这适合由团队手动审批预订的场景。
人们可以预订重复会议吗？
可以。选择会议重复后，系统会询问重复频率和结束日期。
我们可以收集餐饮和饮食需求吗？
可以。选择需要餐饮后，会打开选项列表、供应时间、用餐人数，以及填写饮食要求或过敏信息的框。
组织者需要 FileIt 账户吗？
不需要。任何拥有表单链接的人都可以提交预订请求。
我们可以列出自己的房间吗？
可以。在设计器中编辑 Room 下拉菜单，列出你的房间；如果有助于用户选择，也可以在标签中添加容量。
我们可以将餐饮费用计入某个部门吗？
表单提供可选的成本中心字段，正是为此设计的。表单会记录该信息，之后的费用分摊由你自己的财务流程处理。
前台可以收到每份预订的通知吗？
可以。将前台的电子邮箱添加到表单设置中的通知地址中。