什么是 公用车辆预约 表单模板？
共用车辆需要有记录。周二是谁开了这辆厢式货车？为什么燃油表显示为空？后车门上的划痕是怎么来的？办公室墙上的值班日志和挂钩上的一串钥匙无法回答这些问题；没有行程详情，车队费用也很难分摊或追溯。
此模板可处理从预约到归还的完整流程：驾驶员信息和驾照、车辆类型、取车和还车日期、目的地、用途及乘客信息。归还部分记录里程表读数、燃油量、收据、带照片的新损坏情况，以及钥匙是否归还。驾驶员还需签署一份简短声明，确认驾照、手机使用和事故报告等事项。
每次预约都会在你的 FileIt 保管库中生成一个 PDF，因此你可以为每辆车保留带日期的行程记录，用于里程记录、费用分配，以及在收到罚款或发现损坏时确认车辆当时由谁使用。
- 适用对象
- 共用少量公用汽车、厢式货车或小型巴士的组织
- 填写人
- 将驾驶该车辆的员工
- 填写时间
- 预约约需 3–5 分钟，归还时再需约 1 分钟
- 包含内容
- 驾照信息和可选照片、按条件显示的过夜停放及损坏问题、收据和照片上传、签名
谁会使用 公用车辆预约 表单？
- 拥有几辆公用汽车、用于拜访客户的办公室
- 向员工和志愿者出借小型巴士的慈善机构或社区组织
- 为工程师预约厢式货车执行特定工作的技术服务企业
- 为出行和比赛预约小型巴士的学校
- 按成本中心跟踪里程和燃油费用
- 在出现车辆损坏或停车罚款时查明车辆当时由谁使用
此 公用车辆预约 表单中的问题
共 4 页，34 个问题 · 包含 签名, 文件上传, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 驾驶员
- 驾驶员*
- 工作邮箱*
- 手机号码*
- 部门或团队
- 成本中心
- 驾驶证号码*
- 驾驶证到期日*
- 驾驶证照片
- 是否有其他人驾驶？
- 其他驾驶员姓名* 仅在适用时提问
2 行程
- 所需车辆* 小型轿车 · 大型轿车或旅行车 · 电动汽车 · 厢式货车 · 小型客车 · 任意可用车辆
- 领取日期*
- 领取时间
- 归还日期*
- 归还时间
- 目的地*
- 行程目的*
- 乘客人数
- 预计往返距离
- 车辆是否会在夜间停放在办公室外？
- 车辆将停放在哪里？* 仅在适用时提问
3 归还详情
- 车辆登记号
- 领取时的里程表读数
- 归还时的里程表读数
- 归还时的燃油或电量 满 · 约 3/4 · 约 1/2 · 约 1/4 · 低 / 接近空
- 您是否支付了燃油费或充电费？
- 支付金额 仅在适用时提问
- 收据 仅在适用时提问
- 是否有任何新损坏、警示灯亮起或故障？
- 请描述发生的情况或您注意到的问题* 仅在适用时提问
- 照片 仅在适用时提问
- 钥匙和加油卡是否已归还？
4 声明
- 驾驶员声明*
- 驾驶员签名*
公用车辆预约 表单，逐页查看
1 驾驶员
驾驶员填写姓名、工作邮箱、手机号码、部门和成本中心，以及驾照号码和有效期。对于每次预约都要核验驾照的车队，还可以上传驾照照片。如果说明将由其他人驾驶，表单会显示必填字段，要求填写其他驾驶员的姓名。
2 行程
驾驶员选择车辆类型——小型汽车、大型汽车或旅行车、电动汽车、厢式货车、小型巴士或任意可用车辆——并填写取车和还车的日期与时间、目的地及行程用途。乘客人数和预计往返距离有助于规划。如果车辆会在夜间留在外部地点，还必须填写停车地点。
3 归还详情
此页面设计为车辆归还时填写，但也可以稍后补填。页面记录车牌号、取车和还车时的里程表读数，以及燃油或电量。\n\n如果驾驶员支付了燃油费或充电费，需要填写金额并上传收据。报告新损坏、警告灯或故障时，会显示必填的详细描述字段和照片上传项。最后的问题用于确认钥匙和燃油卡已归还。
4 声明
驾驶员确认自己持有适用于该车辆类型的有效驾照，会遵守车辆政策和法律，不会在驾驶时使用手持手机，并会立即报告任何事故、损坏、罚款或处罚通知，然后完成签名。
定制你的模板
- 将车辆类型替换为你的实际车队，并按车牌号列出车辆
- 调整燃油金额的货币，以符合你的运营地点
- 为使用自有保险的驾驶员添加保险或商务用途保障问题
- 如果驾驶员会提前很久预约，将归还详情拆分为单独的归还表单
- 将车队经理的邮箱添加到通知列表
- 重写声明，使其符合你组织的车辆和驾驶政策
填写 公用车辆预约 表单的提示
- 每次预约都检查驾照有效期，而不只是第一次检查
- 要求驾驶员出发前绕车检查，并在取车时报告已有损坏
- 将里程表读数与预计距离进行比较，以发现异常使用情况
- 将燃油收据与预约记录放在一起，确保费用报销相互匹配
- 提醒驾驶员，即使是短途行程，归还部分也同样重要
- 每月将预约记录导出为 CSV，以便把费用分配到各部门
每份回复都会成为文件库中的 PDF
驾驶员预约后，FileIt 会将请求保存为签署后的 PDF 到你的保管库，并通过电子邮件通知表单所有者，以便车队经理分配车辆。驾驶员也可以收到预约副本。
使用“回复”表格查看即将到来的预约，按车辆类型或日期筛选，并导出为 CSV，用于里程和费用报告。该表单不提供实时车辆日历，因此回复驾驶员前请先确认车辆是否可用。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
公用车辆预约 表单：常见问题
这个公用车辆预约表模板免费吗？
是的。每个账户都可以在 FileIt Forms 应用中使用此模板，包括免费套餐，而且所有问题都可以编辑。
表单会检查车辆是否可用吗？
不会。表单只收集预约请求。你的车队经理负责检查可用性并确认车辆。
驾驶员可以在还车时记录里程和燃油吗？
可以。归还页面会记录里程表读数、燃油或电量、带收据的燃油支出，以及任何新损坏。
FileIt 会核验驾照吗？
不会。表单会记录驾照号码和有效期，也可以收集照片，但是否与官方记录进行核验由你负责。
驾驶员需要拥有 FileIt 账户吗？
不需要。他们可以通过公开链接，或你通过电子邮件发送给获准驾驶员的个人链接进行预约。
如何处理归还时报告的损坏？
报告损坏后，详细描述会变为必填项，并会显示照片上传项。保存的 PDF 会提供带日期的记录，方便你跟进维修或保险事宜。
可以将此表单用于小型巴士和厢式货车吗？
可以。车辆列表中已经包含厢式货车和小型巴士，你也可以编辑列表，使其符合你的车队。
驾驶员声明足以满足我们的保险公司要求吗？
声明会记录驾驶员同意的内容，但不构成法律或保险建议。请核对保险公司及你自己的保单要求，并调整措辞以符合相关规定。