Apakah templat borang tempahan kenderaan kongsi?
Kenderaan yang dikongsi memerlukan rekod. Siapa yang menggunakan van itu pada hari Selasa? Mengapa bahan api hampir habis? Dari mana datangnya calar pada pintu belakang itu? Catatan di dinding pejabat dan set kunci pada cangkuk tidak dapat menjawab soalan-soalan ini, manakala kos kenderaan sukar dicaj semula tanpa butiran perjalanan.
Templat ini menguruskan tempahan dari awal hingga akhir: butiran dan lesen pemandu, jenis kenderaan, tarikh pengambilan dan pemulangan, destinasi, tujuan serta penumpang. Bahagian pemulangan merekodkan bacaan odometer, tahap bahan api, resit, kerosakan baharu berserta foto, dan sama ada kunci telah dipulangkan. Pemandu menandatangani pengakuan ringkas yang meliputi lesen, penggunaan telefon dan pelaporan insiden.
Setiap tempahan menjadi PDF dalam peti besi FileIt anda, jadi anda mempunyai sejarah perjalanan bertarikh bagi setiap kenderaan yang boleh digunakan untuk rekod perbatuan, peruntukan kos dan mengenal pasti siapa yang menggunakan kenderaan apabila saman atau kerosakan berlaku.
- Sesuai untuk
- Organisasi yang berkongsi kumpulan kecil kereta, van atau bas mini
- Diisi oleh
- Pekerja yang akan memandu kenderaan
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 3–5 minit untuk menempah, serta seminit semasa pemulangan
- Termasuk
- Butiran lesen dan foto pilihan, soalan bersyarat tentang bermalam dan kerosakan, muat naik resit dan foto, tandatangan
Siapa yang menggunakan borang tempahan kenderaan kongsi?
- Pejabat dengan beberapa kereta kongsi untuk lawatan pelanggan
- Badan amal atau kumpulan komuniti yang meminjamkan bas mini kepada kakitangan dan sukarelawan
- Perniagaan kerja mahir yang menempah van untuk juruteknik bagi tugasan tertentu
- Sekolah yang menempah bas mini untuk lawatan dan perlawanan
- Menjejaki perbatuan dan kos bahan api mengikut pusat kos
- Mengenal pasti siapa yang menggunakan kenderaan apabila kerosakan atau saman parkir berlaku
Soalan dalam borang tempahan kenderaan kongsi ini
34 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Pemandu
- Pemandu*
- E-mel kerja*
- Nombor telefon bimbit*
- Jabatan atau pasukan
- Pusat kos
- Nombor lesen memandu*
- Tarikh luput lesen*
- Foto lesen memandu anda
- Adakah orang lain akan memandu?
- Nama pemandu lain* hanya ditanya jika berkenaan
2 Perjalanan
- Kenderaan diperlukan* Kereta kecil · Kereta besar atau station wagon · Kereta elektrik · Van · Bas mini · Mana-mana kenderaan yang tersedia
- Tarikh pengambilan*
- Masa pengambilan
- Tarikh pemulangan*
- Masa pemulangan
- Destinasi*
- Tujuan perjalanan*
- Bilangan penumpang
- Anggaran jarak pergi balik
- Adakah kenderaan akan berada di luar pejabat semalaman?
- Di manakah kenderaan akan diletakkan?* hanya ditanya jika berkenaan
3 Butiran pemulangan
- Nombor pendaftaran kenderaan
- Bacaan odometer semasa pengambilan
- Bacaan odometer semasa pemulangan
- Tahap bahan api atau cas semasa pemulangan Penuh · Kira-kira 3/4 · Kira-kira 1/2 · Kira-kira 1/4 · Rendah / hampir kosong
- Adakah anda membayar untuk bahan api atau pengecasan?
- Jumlah dibayar hanya ditanya jika berkenaan
- Resit hanya ditanya jika berkenaan
- Ada kerosakan baharu, lampu amaran atau masalah?
- Terangkan perkara yang berlaku atau yang anda perhatikan* hanya ditanya jika berkenaan
- Foto hanya ditanya jika berkenaan
- Kunci dan kad bahan api telah dipulangkan?
4 Pengisytiharan
- Pengisytiharan pemandu*
- Tandatangan pemandu*
Borang tempahan kenderaan kongsi, halaman demi halaman
1 Pemandu
Pemandu memberikan nama, e-mel kerja, nombor telefon bimbit, jabatan dan pusat kos, serta nombor lesen memandu dan tarikh luputnya. Muat naik foto lesen disediakan untuk kumpulan kenderaan yang menyemaknya pada setiap tempahan. Jika orang lain akan memandu, medan wajib untuk nama pemandu lain akan dibuka.
2 Perjalanan
Pemandu memilih jenis kenderaan — kereta kecil, kereta besar atau kereta wagon, kereta elektrik, van, bas mini atau mana-mana yang tersedia — dan memberikan tarikh serta masa pengambilan dan pemulangan, destinasi dan tujuan perjalanan. Bilangan penumpang dan anggaran jarak pergi balik membantu perancangan. Jika kenderaan akan ditinggalkan semalaman, mereka mesti menyatakan tempat kenderaan itu akan diletakkan.
3 Butiran pemulangan
Halaman ini direka untuk dilengkapkan apabila kenderaan dipulangkan, tetapi boleh dibiarkan untuk diisi kemudian. Ia merekodkan nombor pendaftaran, bacaan odometer semasa pengambilan dan pemulangan, serta tahap bahan api atau cas.
Jika pemandu membayar bahan api atau pengecasan, mereka memasukkan jumlah dan memuat naik resit. Pelaporan kerosakan baharu, lampu amaran atau kerosakan mekanikal akan membuka medan wajib untuk penerangan dan muat naik foto. Soalan terakhir mengesahkan bahawa kunci dan kad bahan api telah dipulangkan.
4 Pengakuan
Pemandu mengesahkan bahawa mereka memiliki lesen sah untuk jenis kenderaan tersebut, akan mematuhi polisi kenderaan dan undang-undang, tidak akan menggunakan telefon bimbit semasa memandu, serta akan melaporkan dengan segera sebarang kemalangan, kerosakan, saman atau notis penalti — kemudian menandatangani pengakuan.
Ubah suai templat ini
- Gantikan jenis kenderaan dengan kumpulan kenderaan sebenar anda, disenaraikan mengikut nombor pendaftaran
- Tukar mata wang bagi jumlah bahan api mengikut tempat anda beroperasi
- Tambah soalan tentang perlindungan insurans atau penggunaan untuk urusan perniagaan bagi pemandu yang menggunakan polisi sendiri
- Pisahkan butiran pemulangan kepada borang pemulangan berasingan jika pemandu membuat tempahan jauh lebih awal
- Tambah e-mel pengurus kumpulan kenderaan anda ke senarai pemberitahuan
- Tulis semula pengakuan agar sepadan dengan polisi kenderaan dan pemanduan organisasi anda
Petua untuk borang tempahan kenderaan kongsi yang lebih baik
- Semak tarikh luput lesen pada setiap tempahan, bukan hanya tempahan pertama
- Minta pemandu memeriksa sekeliling kenderaan sebelum bertolak dan melaporkan kerosakan sedia ada semasa pengambilan
- Bandingkan bacaan odometer dengan jarak yang dianggarkan untuk mengesan penggunaan luar biasa
- Simpan resit bahan api bersama tempahan supaya tuntutan perbelanjaan sepadan
- Ingatkan pemandu bahawa bahagian pemulangan tetap penting walaupun untuk perjalanan singkat
- Eksport tempahan setiap bulan ke CSV untuk memperuntukkan kos kepada jabatan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Apabila pemandu membuat tempahan, FileIt menyimpan permintaan itu sebagai PDF yang ditandatangani dalam peti besi anda dan memaklumkan pemilik borang melalui e-mel, supaya pengurus kumpulan kenderaan boleh menetapkan kenderaan. Pemandu boleh menerima salinan tempahan mereka.
Gunakan jadual Respons untuk melihat tempahan akan datang, menapis mengikut jenis kenderaan atau tarikh, dan mengeksport ke CSV bagi laporan perbatuan dan kos. Borang ini tidak mempunyai kalendar kenderaan langsung, jadi sahkan ketersediaan sebelum membalas pemandu.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Tempahan kenderaan kongsi: soalan lazim
Adakah templat tempahan kenderaan kongsi ini percuma?
Ya. Ia termasuk dalam aplikasi FileIt Forms pada setiap akaun, termasuk pelan percuma, dan semua soalan boleh diedit.
Adakah borang ini menyemak sama ada kenderaan tersedia?
Tidak. Borang ini mengumpulkan permintaan tempahan. Pengurus kumpulan kenderaan anda menyemak ketersediaan dan mengesahkan kenderaan.
Bolehkah pemandu merekodkan perbatuan dan bahan api semasa pemulangan?
Ya. Halaman pemulangan merekodkan bacaan odometer, tahap bahan api atau cas, wang yang dibelanjakan untuk bahan api bersama resit, serta sebarang kerosakan baharu.
Adakah FileIt mengesahkan lesen memandu?
Tidak. Borang ini merekodkan nombor lesen dan tarikh luput, serta boleh mengumpulkan foto, tetapi semakan terhadap rekod rasmi perlu dilakukan oleh anda.
Adakah pemandu memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Mereka boleh membuat tempahan melalui pautan awam atau pautan peribadi yang anda e-melkan kepada pemandu yang diluluskan.
Bagaimanakah kami menguruskan kerosakan yang dilaporkan semasa pemulangan?
Pelaporan kerosakan menjadikan penerangan wajib dan membuka muat naik foto. PDF yang disimpan memberikan rekod bertarikh untuk anda membuat susulan dengan pembaikan atau insurans.
Bolehkah kami menggunakan borang ini untuk bas mini dan van?
Ya. Van dan bas mini sudah tersedia dalam senarai kenderaan, dan anda boleh mengeditnya agar sepadan dengan kumpulan kenderaan anda.
Adakah pengakuan pemandu mencukupi untuk syarikat insurans kami?
Pengakuan itu merekodkan perkara yang dipersetujui oleh pemandu, tetapi ia bukan nasihat undang-undang atau insurans. Semak keperluan syarikat insurans dan polisi anda sendiri, kemudian ubah suai perkataan agar sepadan.