¿Qué es la plantilla del formulario de reserva de vehículo compartido?
Los vehículos compartidos necesitan un registro. ¿Quién tuvo la furgoneta el martes? ¿Por qué está el depósito vacío? ¿De dónde ha salido ese arañazo en la puerta trasera? Un diario en la pared de la oficina y unas llaves colgadas no pueden responder a esas preguntas, y es difícil repercutir los costes de la flota sin los detalles del viaje.
Esta plantilla gestiona una reserva de principio a fin: los datos y el permiso del conductor, el tipo de vehículo, las fechas de recogida y devolución, el destino, el motivo y los pasajeros. Una sección de devolución registra las lecturas del cuentakilómetros, el nivel de combustible, los recibos, los daños nuevos con fotos y si se han devuelto las llaves. El conductor firma una breve declaración sobre el permiso, el uso del teléfono y la notificación de incidentes.
Cada reserva se convierte en un PDF en tu bóveda de FileIt, así que tienes un historial fechado de los viajes de cada vehículo que puedes usar para registrar kilometraje, asignar costes y averiguar quién tenía un vehículo cuando aparece una multa o un daño.
- Ideal para
- Organizaciones que comparten una pequeña flota de coches, furgonetas o minibuses
- Lo completa
- La persona empleada que conducirá el vehículo
- Tiempo necesario
- Unos 3–5 minutos para reservar, más un minuto al devolverlo
- Incluye
- Datos del permiso y foto opcional, preguntas condicionales sobre pernocta y daños, carga de recibos y fotos, firma
¿Quién usa un formulario de reserva de vehículo compartido?
- Una oficina con un par de coches compartidos para visitar clientes
- Una organización benéfica o grupo comunitario que presta un minibús a empleados y voluntarios
- Una empresa de oficios que reserva furgonetas para sus técnicos para trabajos concretos
- Un colegio que reserva un minibús para excursiones y partidos
- Seguimiento del kilometraje y los costes de combustible por centro de costes
- Averiguar quién tenía un vehículo cuando aparece un daño o una multa de aparcamiento
Preguntas de este formulario de reserva de vehículo compartido
34 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Conductor
- Conductor*
- Correo electrónico laboral*
- Número de móvil*
- Departamento o equipo
- Centro de costes
- Número del permiso de conducir*
- Fecha de caducidad del permiso de conducir*
- Foto de tu permiso de conducir
- ¿Conducirá alguien más?
- Nombres de los demás conductores* solo se pregunta cuando corresponde
2 Viaje
- Vehículo necesario* Coche pequeño · Coche grande o familiar · Coche eléctrico · Furgoneta · Minibús · Cualquier vehículo disponible
- Fecha de recogida*
- Hora de recogida
- Fecha de devolución*
- Hora de devolución
- Destino*
- Motivo del viaje*
- Número de pasajeros
- Distancia estimada de ida y vuelta
- ¿El vehículo permanecerá fuera de la oficina durante la noche?
- ¿Dónde estará aparcado?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Datos de devolución
- Matrícula del vehículo
- Lectura del cuentakilómetros al recogerlo
- Lectura del cuentakilómetros al devolverlo
- Nivel de combustible o carga al devolverlo Lleno · Aproximadamente 3/4 · Aproximadamente 1/2 · Aproximadamente 1/4 · Bajo / casi vacío
- ¿Pagaste combustible o una recarga?
- Importe pagado solo se pregunta cuando corresponde
- Recibos solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Hay daños nuevos, luces de advertencia o averías?
- Describe lo ocurrido o lo que observaste* solo se pregunta cuando corresponde
- Fotos solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Has devuelto las llaves y la tarjeta de combustible?
4 Declaración
- Declaración del conductor*
- Firma del conductor*
El formulario reserva de vehículo compartido, página por página
1 Conductor
El conductor indica su nombre, correo electrónico del trabajo, número de móvil, departamento y centro de costes, además del número de su permiso de conducir y la fecha de caducidad. Hay una opción para cargar una foto del permiso para las flotas que lo comprueban en cada reserva. Indicar que conducirá otra persona abre un campo obligatorio para los nombres de los demás conductores.
2 Viaje
El conductor elige un tipo de vehículo —coche pequeño, coche grande o familiar, coche eléctrico, furgoneta, minibús o cualquiera disponible— e indica las fechas y horas de recogida y devolución, el destino y el motivo del viaje. El número de pasajeros y una distancia estimada de ida y vuelta ayudan a planificar. Si el vehículo se quedará fuera durante la noche, debe indicar dónde se aparcará.
3 Datos de devolución
Esta página está diseñada para completarse cuando vuelva el vehículo, aunque puede dejarse para más tarde. Registra la matrícula, las lecturas del cuentakilómetros al recogerlo y devolverlo, y el nivel de combustible o carga.
Si el conductor ha pagado combustible o una recarga, indica el importe y carga los recibos. Notificar daños nuevos, luces de advertencia o averías abre una descripción obligatoria y la opción de cargar una foto. Una última pregunta confirma que se han devuelto las llaves y la tarjeta de combustible.
4 Declaración
El conductor confirma que tiene un permiso válido para el tipo de vehículo, que cumplirá la política sobre vehículos y la ley, que no utilizará un teléfono en la mano mientras conduce y que notificará inmediatamente cualquier accidente, daño, multa o notificación de sanción; después firma.
Personaliza la plantilla
- Sustituye los tipos de vehículo por los de tu flota real, indicando la matrícula
- Cambia la moneda del importe de combustible para adaptarla al lugar donde operas
- Añade una pregunta sobre el seguro o la cobertura para uso profesional para los conductores que utilizan sus propias pólizas
- Divide los datos de devolución en un formulario independiente si los conductores reservan con mucha antelación
- Añade el correo electrónico del responsable de la flota a la lista de notificaciones
- Reescribe la declaración para adaptarla a la política de vehículos y conducción de tu organización
Consejos para mejorar tu formulario reserva de vehículo compartido
- Comprueba la fecha de caducidad del permiso en cada reserva, no solo en la primera
- Pide a los conductores que revisen el vehículo antes de salir y notifiquen los daños existentes al recogerlo
- Compara las lecturas del cuentakilómetros con la distancia estimada para detectar usos inusuales
- Guarda los recibos de combustible con la reserva para que coincidan con las solicitudes de gastos
- Recuerda a los conductores que la sección de devolución sigue siendo importante incluso en un viaje corto
- Exporta las reservas mensualmente a CSV para asignar costes a los departamentos
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando un conductor reserva, FileIt guarda la solicitud como un PDF firmado en tu bóveda y notifica por correo electrónico al propietario del formulario, para que el responsable de la flota pueda asignar un vehículo. Los conductores pueden recibir una copia de su reserva.
Utiliza la tabla de respuestas para consultar las próximas reservas, filtrar por tipo de vehículo o fecha y exportar a CSV para elaborar informes de kilometraje y costes. El formulario no incluye un calendario de vehículos disponible en tiempo real, así que confirma la disponibilidad antes de responder al conductor.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Reserva de vehículo compartido: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de reserva de vehículos compartidos?
Sí. Está incluida en la app Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Comprueba el formulario si hay un vehículo disponible?
No. Recopila solicitudes de reserva. El responsable de la flota comprueba la disponibilidad y confirma el vehículo.
¿Pueden los conductores registrar el kilometraje y el combustible al devolver el vehículo?
Sí. La página de devolución registra las lecturas del cuentakilómetros, el nivel de combustible o carga, el dinero gastado en combustible con los recibos y cualquier daño nuevo.
¿Verifica FileIt los permisos de conducir?
No. El formulario registra el número del permiso y la fecha de caducidad, y puede recopilar una foto, pero te corresponde comprobarlo con los registros oficiales.
¿Necesitan los conductores una cuenta de FileIt?
No. Pueden reservar desde un enlace público o desde un enlace personal que envíes por correo electrónico a los conductores autorizados.
¿Cómo gestionamos los daños notificados al devolver el vehículo?
Notificar daños hace que la descripción sea obligatoria y abre la opción de cargar una foto. El PDF guardado te proporciona un registro fechado para hacer seguimiento de las reparaciones o del seguro.
¿Podemos utilizarlo para minibuses y furgonetas?
Sí. Las furgonetas y los minibuses ya aparecen en la lista de vehículos, y puedes editarla para adaptarla a tu flota.
¿Es suficiente la declaración del conductor para nuestra aseguradora?
La declaración registra lo que el conductor ha aceptado, pero no constituye asesoramiento jurídico ni en materia de seguros. Comprueba los requisitos de tu aseguradora y de tu propia póliza, y ajusta el texto para adaptarlo.