¿Qué es la plantilla del formulario de informe de incidente laboral?
El valor de un informe de incidente depende en gran medida de lo pronto que se complete después del suceso y del nivel de detalle que realmente recoja. Un informe verbal rápido a un supervisor, seguido de una redacción días después para refrescar la memoria, suele omitir detalles importantes: exactamente dónde ocurrió algo, quién más estaba allí y qué se hizo inmediatamente después. Esta plantilla está diseñada para completarse el mismo día y recoger, de una sola vez y de forma estructurada, todo lo que necesita una revisión de seguridad.
El formulario comienza con una prioridad clara: si alguien necesita atención médica urgente, llama primero a los servicios de emergencia antes de rellenar nada. A partir de ahí, se adapta al tipo de incidente: un informe sencillo de un peligro no pregunta por las partes del cuerpo afectadas ni por el tratamiento recibido, mientras que un informe de lesión sí lo hace. Así, el formulario resulta ágil para la situación concreta que se está comunicando.
Cada informe se convierte en un PDF que se guarda automáticamente en tu bóveda de FileIt, con las fotos adjuntas, para que la persona responsable de seguridad tenga un registro completo y fechado. Es útil para detectar patrones con el tiempo y para cualquier trámite que el incidente pueda requerir más adelante, desde una reclamación al seguro hasta un informe reglamentario.
- Ideal para
- Empresas, almacenes, obras y cualquier lugar de trabajo con un proceso de salud y seguridad
- Lo completa
- La persona lesionada, un testigo o el supervisor al que se comunicó el incidente
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 6-8 minutos
- Incluye
- Detalles de la lesión según corresponda, carga de fotos, lista de testigos y sugerencias de prevención
¿Quién usa un formulario de informe de incidente laboral?
- Un almacén exige que todos los accidentes o casi accidentes se comuniquen mediante este formulario antes de terminar el turno
- Una obra registra los peligros y las condiciones inseguras detectados durante el trabajo diario, no solo los accidentes que ya han ocurrido
- Una empresa minorista registra un incidente en el que está implicado un cliente o visitante, no solo un empleado
- Una empresa realiza un seguimiento de si una lesión ha provocado una ausencia laboral, algo que suele ser relevante para los informes reglamentarios
- Un equipo de mantenimiento utiliza el campo de prevención para crear una lista continua de mejoras prácticas de seguridad
- Un responsable de seguridad revisa las tendencias de los incidentes a lo largo del tiempo con los datos de respuestas exportados y detecta ubicaciones o causas recurrentes
Preguntas de este formulario de informe de incidente laboral
25 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Quién informa
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Tu puesto o función
- ¿Qué relación tienes con el incidente?* Yo fui la persona lesionada · Fui testigo · Me informaron de ello
2 Qué ocurrió
- Tipo de incidente* Lesión o problema de salud · Casi accidente (sin heridos) · Daños materiales o en equipos · Condición insegura o peligro · Violencia, agresión o acoso · Derrame o incidente ambiental
- Fecha*
- Hora aproximada*
- ¿Dónde ocurrió exactamente?*
- ¿Qué ocurrió?*
- ¿Qué crees que lo causó?
3 Personas implicadas
- Nombre de la persona lesionada* solo se pregunta cuando corresponde
- Es… solo se pregunta cuando corresponde Un empleado · Un contratista · Un visitante o miembro del público · Otra persona
- Parte(s) del cuerpo afectada(s) solo se pregunta cuando corresponde Cabeza o cara · Ojos · Cuello o espalda · Brazo o mano · Pierna o pie · Pecho o abdomen · Interno / enfermedad
- Tipo de lesión solo se pregunta cuando corresponde
- Tratamiento recibido solo se pregunta cuando corresponde No fue necesario · Primeros auxilios en el lugar · Atención médica en consulta o clínica · Traslado al hospital · Se llamó a una ambulancia
- ¿La persona lesionada no ha podido trabajar como consecuencia? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Hubo testigos?*
- Nombres y datos de contacto de los testigos* solo se pregunta cuando corresponde
4 Evidencias y medidas
- Fotografías del lugar, los daños o el peligro
- ¿Qué se hizo inmediatamente después?*
- ¿A quién más se ha informado?
- ¿Cómo podría evitarse que vuelva a ocurrir?
- Declaración*
- Firma
El formulario informe de incidente laboral, página por página
1 Quién informa
La persona que informa proporciona su nombre, correo electrónico, teléfono opcional y cargo, y responde cómo está relacionada con el incidente: fue la persona herida, lo presenció o se lo comunicaron. Esto aporta un contexto útil a quien revise el informe, ya que un relato de primera mano y uno transmitido por otra persona tienen distinto valor.
2 Qué ocurrió
Una pregunta de opción única cubre el tipo de incidente: lesión o problema de salud, un casi accidente sin personas heridas, daños a bienes o equipos, una condición insegura o peligro, violencia o acoso, o un derrame o problema medioambiental, con una opción de "Otro". Se requieren la fecha, la hora aproximada y la ubicación exacta, seguidas de una descripción ordenada de lo ocurrido: qué se estaba haciendo, qué salió mal y cuál fue el resultado. También hay un campo opcional para indicar qué cree la persona que informó que lo causó.
3 Personas implicadas
Si el incidente fue una lesión, esta página se amplía para preguntar el nombre de la persona lesionada, si es empleado, contratista, visitante o miembro del público, qué partes del cuerpo resultaron afectadas, la naturaleza de la lesión, qué tratamiento se administró (desde no necesitar ninguno hasta llamar a una ambulancia) y si la lesión ha provocado una ausencia laboral. Independientemente del tipo de incidente, una pregunta de sí/no comprueba si hubo testigos y, si los hubo, muestra un campo obligatorio para sus nombres y datos de contacto.
4 Pruebas y medidas
Una carga de fotos opcional permite captar la escena, los daños o el peligro, con una indicación de que solo se hagan fotos si es seguro hacerlo y de que se evite fotografiar lesiones salvo que se solicite. Un campo obligatorio registra qué se hizo inmediatamente después, como acordonar una zona o aislar una máquina, y otro opcional indica a quién más se ha informado ya. Una pregunta sobre prevención invita a sugerir cómo evitar que vuelva a ocurrir, y una declaración confirma que el relato es verdadero y exacto según el leal saber y entender de quien informa, con una firma opcional.
Personaliza la plantilla
- Adapta los tipos de incidente para que coincidan con las categorías que ya utiliza tu sistema de gestión de seguridad para los informes
- Añade campos para un número de referencia reglamentario específico si la jurisdicción donde te encuentras exige comunicar formalmente ciertos incidentes
- Haz obligatoria la carga de fotos para los informes de daños materiales o peligros, en los que normalmente hay pruebas visuales útiles y disponibles
- Envía los informes de lesiones a un correo de notificaciones distinto del de los informes de casi accidentes o peligros, si se ocupan de ellos personas diferentes
- Archiva los informes en una carpeta por ubicación o departamento para poder revisar fácilmente los patrones de cada centro más adelante
- Añade internamente (fuera del formulario) un campo de estado de seguimiento para comprobar si las sugerencias de prevención se han aplicado realmente
- Configura el mensaje de confirmación para incluir el contacto de seguridad de tu propia organización para un seguimiento urgente
Consejos para mejorar tu formulario informe de incidente laboral
- Anima a informar el mismo día, incluso de los casi accidentes: los detalles se desvanecen rápidamente y los casi accidentes son valiosas señales de alerta temprana
- Deja claro que informar de un peligro o casi accidente no provocará reproches, para que nadie dude en señalar problemas menores
- Haz fotos solo si es seguro hacerlo y evita fotografiar lesiones salvo que se solicite expresamente
- Contacta con todos los testigos indicados mientras el incidente aún está reciente en su memoria
- Revisa periódicamente las sugerencias de prevención, no solo el número de incidentes: a menudo son la parte más útil de un informe para tomar medidas
- Analiza periódicamente los informes de incidentes en conjunto para detectar patrones por ubicación, hora del día o tarea, no solo uno por uno
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto alguien envía un informe, FileIt lo guarda como PDF en tu bóveda, con las fotos adjuntas, dentro de la carpeta que hayas configurado para los informes de incidentes. Recibes una notificación por correo electrónico de inmediato y el mensaje de confirmación informa a quien lo comunicó de que la persona responsable de seguridad ha sido avisada y puede pedir más detalles.
A continuación, la persona responsable de seguridad o el gerente revisa el informe en la tabla de respuestas, contacta con los testigos y la persona lesionada si es necesario y utiliza las sugerencias de prevención y el campo de causa como punto de partida para cualquier medida correctiva. Como todos los informes siguen la misma estructura, exportar los incidentes a CSV facilita el seguimiento de tendencias por ubicación, causa o tipo de incidente a lo largo del tiempo.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Informe de incidente laboral: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de informe de incidente laboral?
Sí. Está incluida en la app Forms de FileIt en todos los planes, incluido el gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Necesitan los empleados una cuenta de FileIt para enviar un informe?
No. Compártelo como enlace público en la intranet o mediante una invitación personal por correo electrónico, y los informes se enviarán sin crear una cuenta.
¿Cómo recibimos los informes de incidentes cumplimentados?
Cada informe se guarda automáticamente como PDF en tu bóveda de FileIt, con las fotos adjuntas, y puedes filtrar y exportar la lista completa a CSV.
¿Debe utilizarse este formulario en una emergencia médica?
No: el propio formulario indica que debes llamar primero a los servicios de emergencia si se necesita atención médica urgente y completar el informe después, cuando se haya gestionado la situación inmediata.
¿Podemos informar de un peligro aunque nadie haya resultado herido?
Sí. El tipo de incidente incluye una opción de casi accidente y otra de condición insegura o peligro, ambas pensadas para situaciones en las que no se ha producido ninguna lesión.
¿Es adecuado este formulario para un informe reglamentario formal, como OSHA (Occupational Safety and Health Administration, Administración de Seguridad y Salud Ocupacional) o RIDDOR (Reporting of Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations, Reglamento sobre la notificación de lesiones, enfermedades y sucesos peligrosos)?
Esta plantilla recopila los hechos básicos que normalmente necesita un informe formal, pero no es por sí misma una presentación reglamentaria. Debes comprobar qué exigen tus obligaciones específicas de notificación y adaptarla en consecuencia.
¿Se pueden registrar testigos aunque no rellenen su propia declaración?
Sí. El formulario recopila directamente de la persona que informa los nombres y datos de contacto de los testigos, y puedes pedir por separado a un testigo que complete una declaración detallada si es necesario.
¿Podemos saber si una lesión provocó una pérdida de tiempo de trabajo?
Sí. Hay una pregunta específica de sí/no para ello, que aparece siempre que el incidente se comunica como una lesión.