Apakah templat borang tempahan bilik mesyuarat?
Menempah bilik jarang sekali sekadar menempah bilik. Ada projektor yang perlu dipasang, makan tengah hari yang perlu tiba pada 12:30, tetamu yang memerlukan pas pelawat daripada kaunter penerimaan tetamu, serta kerusi yang patut disusun dalam bentuk U dan bukannya berbaris. Apabila butiran ini tiba melalui e-mel berasingan, biasanya ada sesuatu yang terlepas pandang.
Templat ini mengumpulkan keseluruhan tempahan dalam satu permintaan: penganjur dan pusat kos, bilik, tarikh, masa dan jumlah peserta, tetamu luar, serta sama ada mesyuarat itu berulang. Halaman terakhir meliputi susun atur, peralatan AV, bantuan IT, katering dengan keperluan diet dan aksesibiliti.
Setiap permintaan disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, supaya sesiapa yang menguruskan bilik, katering atau kaunter penerimaan tetamu mempunyai semuanya di satu tempat. Ini ialah borang permintaan, bukan kalendar masa nyata, jadi ia sesuai untuk pasukan yang mengesahkan tempahan secara manual.
- Sesuai untuk
- Pengurus pejabat, petugas kaunter penerimaan tetamu dan pasukan fasiliti yang mengendalikan permintaan bilik
- Diisi oleh
- Penganjur mesyuarat
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 2–3 minit
- Termasuk
- Pilihan mesyuarat berulang, senarai tetamu, pilihan susun atur dan peralatan, katering dengan keperluan diet
Siapa yang menggunakan borang tempahan bilik mesyuarat?
- Pejabat yang menguruskan sebilangan kecil bilik mesyuarat berkongsi melalui kaunter penerimaan tetamu
- Syarikat yang menempah katering untuk mesyuarat dan memerlukan jumlah peserta serta keperluan diet lebih awal
- Pasukan latihan yang menempah bilik dengan susun atur bilik darjah dan projektor
- Ruang kerja bersama yang menerima permintaan bilik daripada ahli
- Sekolah atau pusat komuniti yang menyewakan bilik kepada kakitangan atau kumpulan setempat
- Menganjurkan mesyuarat lembaga pengarah dengan tetamu luar yang memerlukan pas pelawat
Soalan dalam borang tempahan bilik mesyuarat ini
26 soalan dalam 3 halaman · termasuk soalan bersyarat, berbilang halaman.
1 Penganjur
- Penganjur*
- E-mel*
- Telefon atau sambungan
- Jabatan atau pasukan
- Pusat kos
2 Tempahan
- Tajuk mesyuarat*
- Bilik* Bilik lembaga · Bilik mesyuarat 1 · Bilik mesyuarat 2 · Bilik latihan · Bilik perbincangan kecil · Mana-mana bilik yang tersedia
- Tarikh*
- Bilangan peserta*
- Masa mula*
- Masa tamat*
- Adakah tetamu luar akan hadir?
- Nama dan syarikat tetamu hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah ini mesyuarat berulang?
- Berapa kerap?* hanya ditanya jika berkenaan Harian · Mingguan · Setiap dua minggu · Bulanan
- Ulang sehingga* hanya ditanya jika berkenaan
3 Penyediaan & tambahan
- Susun atur bilik Seperti sedia ada · Bilik lembaga · Bentuk U · Teater — barisan kerusi · Bilik darjah — barisan meja · Kabaret — meja bulat
- Peralatan yang diperlukan Skrin atau TV · Projektor · Persidangan video · Telefon pembesar suara · Papan putih · Papan selak · Komputer riba · Wayar sambungan
- Adakah anda mahu pihak IT membantu menyediakan bilik sebelum mesyuarat?
- Adakah anda memerlukan katering?
- Apakah yang anda inginkan?* hanya ditanya jika berkenaan Teh dan kopi · Air · Pastri · Makan tengah hari sandwic · Makan tengah hari panas · Buah-buahan · Snek
- Hidangkan pada hanya ditanya jika berkenaan
- Katering untuk berapa orang? hanya ditanya jika berkenaan
- Keperluan diet atau alahan hanya ditanya jika berkenaan
- Keperluan aksesibiliti
- Ada apa-apa lagi?
Borang tempahan bilik mesyuarat, halaman demi halaman
1 Penganjur
Penganjur memberikan nama, e-mel, nombor telefon atau sambungan, jabatan dan pusat kos pilihan — berguna apabila kos katering atau tetamu dicaj kepada sesuatu belanjawan.
2 Tempahan
Tajuk mesyuarat dan bilik (bilik lembaga, dua bilik mesyuarat, bilik latihan, bilik perbincangan atau mana-mana bilik yang tersedia) diisi dahulu, diikuti tarikh, bilangan peserta serta masa mula dan tamat, dengan peringatan untuk memperuntukkan masa bagi persediaan.
Menyatakan bahawa tetamu luar akan hadir akan membuka kotak untuk nama dan syarikat mereka supaya kaunter penerimaan tetamu boleh menyediakan pas. Untuk mesyuarat berulang, nyatakan kekerapan — setiap hari, setiap minggu, setiap dua minggu atau setiap bulan — serta tarikh tamat.
3 Persediaan & tambahan
Penganjur memilih susun atur bilik — seperti sedia ada, bilik lembaga, bentuk U, teater, bilik darjah atau kabaret — dan menandakan peralatan yang diperlukan: skrin, projektor, persidangan video, telefon pembesar suara, papan putih, carta selak, komputer riba, kabel sambungan atau yang lain. Mereka juga boleh meminta bantuan IT untuk membuat persediaan terlebih dahulu.
Meminta katering akan membuka senarai (teh dan kopi, air, pastri, makan tengah hari sandwic, makan tengah hari panas, buah-buahan, makanan ringan), masa hidangan, jumlah peserta berasingan jika perlu, serta keperluan diet. Keperluan aksesibiliti dan sebarang nota lain melengkapkan borang.
Ubah suai templat ini
- Gantikan senarai bilik dengan bilik anda sendiri dan kapasiti masing-masing dalam label
- Tambahkan menu katering berserta harga jika penganjur memilih item tertentu
- Buang bahagian katering jika pejabat anda tidak menyediakannya
- Tambahkan pasukan kaunter penerimaan tetamu atau katering anda kepada e-mel pemberitahuan
- Tukar mesej pengesahan untuk menyertakan polisi pembatalan tempahan anda
- Tambahkan peringatan notis minimum pada teks muka hadapan, seperti 48 jam untuk katering
Petua untuk borang tempahan bilik mesyuarat yang lebih baik
- Semak permintaan berbanding kalendar bilik anda sebelum mengesahkan — borang ini tidak menghalang tempahan berganda
- Minta tempahan dibuat lebih awal supaya anda boleh menempah katering daripada pembekal
- Gunakan jumlah peserta untuk memastikan bilik cukup besar sebelum mengesahkan
- Hantar nama tetamu kepada kaunter penerimaan tetamu pada pagi mesyuarat
- Simpan jawapan tentang diet bersama pesanan katering supaya tiada apa-apa yang hilang semasa serah tugas
- Tapis jadual Responses mengikut tarikh setiap pagi untuk merancang persediaan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap permintaan tempahan disimpan sebagai PDF dalam folder peti besi pilihan anda dan dihantar melalui e-mel kepada pemilik borang, supaya sesiapa yang menguruskan bilik boleh menyemak ketersediaan dan mengesahkannya. Penganjur juga boleh menerima salinan permintaan mereka.
Gunakan jadual Responses untuk melihat tempahan akan datang mengikut tarikh, dan eksport kepada CSV untuk berkongsi pesanan katering atau merancang persediaan minggu tersebut. Borang ini tidak menempah bilik dalam kalendar, jadi sahkan setiap tempahan dalam kalendar atau sistem bilik biasa anda.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Tempahan bilik mesyuarat: soalan lazim
Adakah templat tempahan bilik mesyuarat ini percuma?
Ya. Templat ini disertakan dalam aplikasi FileIt Forms untuk setiap akaun, termasuk pelan percuma.
Adakah borang ini menyemak ketersediaan bilik?
Tidak. Borang ini mengumpulkan permintaan tempahan. Seseorang masih perlu menyemak kalendar anda dan mengesahkan bilik, sesuai untuk pasukan yang meluluskan tempahan secara manual.
Bolehkah orang menempah mesyuarat berulang?
Ya. Menyatakan bahawa mesyuarat berulang akan meminta kekerapan dan tarikh tamatnya.
Bolehkah kami mengumpulkan keperluan katering dan diet?
Ya. Meminta katering akan membuka senarai pilihan, masa hidangan, jumlah peserta serta kotak untuk keperluan diet atau alahan.
Adakah penganjur memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Sesiapa yang mempunyai pautan borang boleh menghantar permintaan tempahan.
Bolehkah kami menyenaraikan bilik sendiri?
Ya. Edit menu lungsur Room dalam pereka bentuk untuk menyenaraikan bilik anda, dan tambahkan kapasiti pada label jika itu membantu orang membuat pilihan.
Bolehkah kami mengecaj katering kepada jabatan?
Terdapat medan pusat kos pilihan untuk tujuan itu. Borang ini merekodkannya — sebarang pengecajan semula berlaku dalam proses kewangan anda sendiri.
Bolehkah kaunter penerimaan tetamu menerima pemberitahuan bagi setiap tempahan?
Ya. Tambahkan e-mel kaunter penerimaan tetamu kepada alamat pemberitahuan dalam tetapan borang.