¿Qué es la plantilla del formulario de pedido de catering?
Los pedidos de catering se complican cuando los detalles están dispersos: el número de invitados en un correo, las necesidades alimentarias mencionadas en una llamada y las instrucciones de entrega añadidas a última hora la noche anterior. No preguntar cuántas personas tienen alergias o cómo acceder al lugar de entrega no es un error menor en este sector: puede marcar la diferencia entre un evento fluido y uno estresante.
Esta plantilla de formulario de pedido de catering reúne en un solo paso todo lo que necesita un servicio de catering: el tipo y el horario del evento, el estilo de servicio, las preferencias del menú, un desglose del número de invitados según sus necesidades alimentarias y los detalles de entrega o recogida, incluidas las indicaciones de acceso al lugar. Está pensada para la realidad de que un cliente rara vez sabe de antemano exactamente qué platos quiere, así que permite indicar un nivel de menú y preferencias generales que el servicio de catering puede convertir en una propuesta formal.
Cada pedido completado se convierte en un PDF que se guarda automáticamente en el almacén de FileIt del servicio de catering, para que el personal de cocina y eventos tenga un documento de referencia claro por reserva, en lugar de reconstruir los detalles a partir de varios mensajes.
- Ideal para
- Servicios de catering, proveedores de comida para eventos y negocios de hostelería que reciben pedidos para eventos
- Lo completa
- El cliente que reserva catering para una reunión, fiesta, boda u otro evento
- Tiempo necesario
- Unos 6-8 minutos
- Incluye
- Preguntas condicionales sobre la dirección de entrega, número de invitados según necesidades alimentarias y un campo de presupuesto con moneda
¿Quién usa un formulario de pedido de catering?
- Una empresa de catering que recibe pedidos para reuniones y conferencias corporativas
- Un servicio de catering que prepara el presupuesto de una boda o fiesta privada a través de su sitio web
- Una funeraria o un lugar de celebración que remite a las familias al formulario de pedido online del servicio de catering
- Un colegio o grupo comunitario que pide catering para una recaudación de fondos o una jornada de puertas abiertas
- Un especialista en canapés y aperitivos que recopila los requisitos de comida para servir durante una recepción
- Un servicio de catering que estandariza la recopilación de información sobre necesidades alimentarias y alergias en todas sus reservas
Preguntas de este formulario de pedido de catering
29 preguntas en 4 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas.
1 Tus datos
- Tu nombre*
- Empresa u organización
- Correo electrónico*
- Teléfono*
2 El evento
- Tipo de evento* Reunión de trabajo · Conferencia · Boda · Fiesta privada · Recepción tras el funeral · Evento escolar o comunitario · Otro
- Fecha del evento*
- Comida lista a las*
- El evento termina a las
- Número de invitados*
- Tipo de servicio* Solo entrega · Buffet — nosotros lo preparamos · Buffet con personal · Servido en la mesa · Canapés y aperitivos, servidos por el personal
3 Menú y necesidades dietéticas
- ¿Qué comidas o platos quieres?* Desayuno · Pausa para el café de la mañana · Almuerzo · Merienda · Cena · Canapés · Postre
- ¿Qué te gustaría incluir en el menú? Bollería y panes · Sándwiches y wraps · Ensaladas · Platos principales calientes · Platos principales vegetarianos · Tablas para compartir / de quesos · Fruta fresca · Postres y pasteles · Refrescos y zumos · Té y café
- Nivel del menú Esencial · Clásico · Premium · No estoy seguro; necesito asesoramiento
- Platos específicos o tipo de cocina
- Vegetariano
- Vegano
- Sin gluten
- Halal
- Kosher
- Alergias alimentarias graves
- Detalles de las alergias* solo se pregunta cuando corresponde
4 Entrega y preparación
- ¿Entrega o recogida?* Entrega · Lo recogeré
- Nombre del lugar solo se pregunta cuando corresponde
- Dirección de entrega* solo se pregunta cuando corresponde
- Notas sobre el acceso y la preparación solo se pregunta cuando corresponde
- Teléfono de contacto en el lugar solo se pregunta cuando corresponde
- Extras Platos, cubiertos y servilletas · Recipientes de chafing dish / conservación en caliente · Mantelería · Personal de servicio · Recogida y limpieza posterior · Servicio de bar o bebidas
- Presupuesto (total)
- ¿Algo más?
El formulario pedido de catering, página por página
1 Tus datos
El formulario empieza con el Nombre del cliente, un campo opcional de Empresa u organización, además del Correo electrónico y el Teléfono: suficiente para que el servicio de catering pueda enviar un presupuesto sin tener que volver a pedir los datos de contacto básicos por teléfono.
2 El evento
Esta página concreta qué está planificando realmente el servicio de catering: Tipo de evento (reunión de negocios, conferencia, boda, fiesta privada, recepción funeraria, evento escolar o comunitario, u otro), Fecha del evento y tanto la hora a la que debe estar lista la comida como la hora opcional de finalización del evento, algo importante cuando hay servicio atendido por personal. El Número de invitados establece la dimensión del pedido, y el Estilo de servicio pregunta si el cliente quiere solo entrega, un bufé autoservicio, un bufé con personal, servicio emplatado o canapés servidos por el personal: una elección que cambia prácticamente todo lo relacionado con el personal, el equipamiento y el precio final.
3 Menú y necesidades alimentarias
¿Qué comidas o platos? incluye desayuno, café de media mañana, comida, merienda, cena, canapés y postre. Después, una lista más amplia de ¿Qué te gustaría incluir en el menú? abarca bollería, sándwiches, ensaladas, platos principales calientes, platos principales vegetarianos, tablas para compartir, fruta, postres y bebidas. La opción Nivel de menú —esencial, clásico, premium o no estoy seguro, necesito asesoramiento— permite avanzar a los clientes que aún no saben exactamente qué quieren, junto con un campo abierto de Platos o tipo de cocina específicos para cualquier petición más concreta, como una tarta de cumpleaños o una preferencia culinaria.
La sección de necesidades alimentarias pide el número de personas Vegetarianas, Veganas, que necesitan opciones Sin gluten, Halal y Kosher, además de una cantidad independiente para Alergias alimentarias graves. Si se introduce cualquier número superior a cero en alergias, se abre un campo obligatorio de Detalles de las alergias que pregunta qué alérgenos están implicados y a cuántos invitados afecta cada uno, con una nota que indica que se pueden preparar comidas etiquetadas individualmente: justo el tipo de detalle que evita una confusión peligrosa el día del evento.
4 Entrega y montaje
¿Entrega o recogida? determina el resto de la página: al elegir entrega, aparecen un campo de Nombre del lugar, una Dirección de entrega obligatoria, un campo de Indicaciones de acceso y montaje que incluye aparcamiento, zonas de carga, plantas, ascensores y disponibilidad de cocina, y un Número de teléfono de contacto en el lugar al que el repartidor o el equipo de montaje pueda llamar ese día. Una lista de Extras permite añadir platos y cubiertos, fuentes para mantener la comida caliente, mantelería, personal de servicio, limpieza posterior al evento o servicio de bar.
Un campo opcional de Presupuesto total y un campo abierto de ¿Algo más? completan los detalles. Al final, una nota sencilla explica que el servicio de catering enviará un presupuesto y un menú por escrito para confirmar: el pedido se reserva cuando se aprueba ese presupuesto, no automáticamente solo por enviar este formulario.
Personaliza la plantilla
- Cambia la moneda del campo Presupuesto para que coincida con la moneda en la que tu negocio prepara los presupuestos
- Añade tus propios paquetes de menú o especialidades de temporada a la lista ¿Qué te gustaría incluir en el menú?
- Establece una fecha de cierre del formulario si solo aceptas reservas hasta un número determinado de días antes del evento
- Envía las respuestas a una carpeta cuyo nombre indique el mes o la temporada, para que puedas ver fácilmente las próximas reservas de un vistazo
- Activa una notificación por correo electrónico para tu coordinador de eventos, de modo que ningún pedido nuevo pase desapercibido
- Añade un campo para subir archivos si quieres que los clientes adjunten un plano del lugar o fotos del espacio para planificar el montaje
Consejos para mejorar tu formulario pedido de catering
- Confirma los detalles de las alergias por teléfono o correo electrónico antes del evento, aunque el formulario los recopile claramente: una segunda comprobación protege a los invitados
- Pide la hora de finalización del evento siempre que haya servicio atendido por personal, ya que afecta al coste del personal, no solo a la cantidad de comida
- Haz que la lista del menú sea realista y se ajuste a lo que tu cocina puede preparar de verdad para el volumen de pedidos que aceptas
- Responde rápidamente a los envíos que tengan un plazo ajustado, ya que los pedidos de catering suelen ser urgentes por naturaleza
- Guarda el presupuesto aprobado del cliente junto al PDF del pedido original, para que todo el historial de la reserva permanezca en una sola carpeta
- Revisa el número de personas con necesidades alimentarias según tus procedimientos para alérgenos antes de confirmar las cantidades, no solo después de reservar el pedido
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un cliente envía el formulario, FileIt guarda su pedido como PDF en la carpeta del almacén que has configurado, con los datos del evento, las preferencias del menú, las cantidades según necesidades alimentarias y las notas de entrega en un solo documento. Si activas las notificaciones para propietarios, tu equipo de eventos recibe un correo electrónico de inmediato, algo especialmente útil para solicitudes de última hora o urgentes.
A partir de ahí, tu equipo revisa el pedido, prepara el presupuesto y el menú por escrito tal como promete el formulario y, una vez aprobados, los guarda junto al pedido original en la misma carpeta del almacén. La tabla de Respuestas te permite filtrar las próximas reservas y exportarlas como CSV si quieres planificar la producción de cocina o el personal para una semana con mucho trabajo.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Pedido de catering: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de formulario de pedido de catering?
Sí. Es una de las plantillas prediseñadas incluidas en la aplicación FileIt Forms en todos los planes, incluido el gratuito, y puedes editar todas las preguntas para adaptarlas a tu negocio.
¿Necesita el cliente una cuenta de FileIt para hacer un pedido?
No. Puede completar el formulario desde un enlace que compartas; no necesita crear una cuenta ni registrarse.
¿Cómo recibimos avisos de los nuevos pedidos de catering y cómo los guardamos?
Cada pedido se guarda automáticamente como PDF en tu almacén de FileIt, y puedes activar las notificaciones por correo electrónico para que tu equipo sepa en cuanto llega un pedido nuevo. Además, todos los pedidos se pueden exportar como CSV.
¿Enviar este formulario confirma la reserva?
No. El formulario explica que el servicio de catering enviará un presupuesto y un menú por escrito, y el pedido se reserva cuando el cliente aprueba ese presupuesto.
¿Podemos enviar este formulario a un cliente concreto en lugar de publicarlo?
Sí. Puedes enviar por correo electrónico un enlace personal rellenado previamente con el nombre y el correo electrónico del cliente, además de compartir un enlace público en tu sitio web o en lugar de hacerlo.
¿Cómo gestiona el formulario las alergias alimentarias?
Pide el número de personas por alérgeno y, si se indica alguna alergia, exige detalles sobre qué alérgenos están implicados y a cuántos invitados afectan. Es información útil para volver a confirmarla directamente con el cliente antes del evento.
¿Podemos limitar el número de pedidos que aceptamos al día o a la semana?
Puedes establecer un número máximo de respuestas o una fecha de cierre en la configuración del formulario si necesitas limitar cuántos pedidos recibes durante un periodo determinado.
¿Podemos cobrar un depósito a través de este formulario?
No. FileIt Forms no procesa pagos. El campo Presupuesto solo recoge el gasto previsto por el cliente para preparar el presupuesto; cualquier depósito o pago debe gestionarse por separado.