Quel est le modèle de formulaire demande de clé ou de badge d’accès ?
L’accès aux bâtiments a tendance à s’étendre discrètement. Une personne a besoin d’accéder à l’entrepôt une fois, obtient un accès permanent, puis le conserve après avoir changé de fonction. Les clés sont remises dans les couloirs sans jamais être consignées. Lorsqu’un badge disparaît, personne ne peut dire quelles portes il permettait d’ouvrir.
Ce modèle transforme chaque modification d’accès en demande écrite : ce qui est nécessaire (un nouveau badge, des autorisations supplémentaires, un remplacement, une clé physique ou la suppression d’un accès), les zones concernées, les horaires et la durée. Les prestataires et le personnel temporaire doivent indiquer une date de fin, tout accès en dehors des horaires ouvrés doit être justifié, et le demandeur accepte des responsabilités de base avant la validation par un responsable.
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, donnant aux équipes des services généraux et de la sécurité un historique daté de la personne ayant demandé quel accès et de celle l’ayant approuvé.
- Idéal pour
- Les services généraux, la sécurité et les responsables de bureau qui délivrent des clés et des badges d’accès
- Rempli par
- Le salarié ou le prestataire qui a besoin d’un accès, puis son responsable
- Temps nécessaire
- Environ 3 à 4 minutes
- Comprend
- Questions sur les badges et clés perdus, justification d’un accès hors horaires ouvrés, dates de fin pour les personnes externes, deux signatures
Qui utilise un formulaire demande de clé ou de badge d’accès ?
- Un bureau qui délivre des badges d’accès aux nouvelles recrues dès leur premier jour
- Une équipe des services généraux qui gère le remplacement de badges perdus ou endommagés
- Un entrepôt ou un laboratoire qui limite l’accès aux zones sensibles au personnel autorisé
- Une école ou un centre communautaire qui suit les personnes détenant des clés physiques
- Accorder aux prestataires un accès limité dans le temps avec une date de fin claire
- Consigner la suppression d’un accès lorsqu’une personne change de fonction
Questions de ce formulaire demande de clé ou de badge d’accès
26 questions sur 3 pages · inclut signature, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Téléphone
- Identifiant d'employé ou de prestataire
- Service ou équipe
- Intitulé du poste
- Vous êtes* Employé · Prestataire · Travailleur temporaire ou intérimaire · Bénévole · Autre
- Date de fin du contrat ou de la mission* affichée uniquement si applicable
2 Accès nécessaire
- De quoi avez-vous besoin ?* Un nouveau badge d'accès · Un accès supplémentaire sur mon badge actuel · Un badge de remplacement — perdu ou volé · Un badge de remplacement — endommagé ou défectueux · Une clé physique · Supprimer un accès dont je n'ai plus besoin
- Quand l'avez-vous eu pour la dernière fois ? affichée uniquement si applicable
- Numéro du badge actuel
- Numéros de clé, de serrure ou de porte* affichée uniquement si applicable
- Zones ou portes* Entrée principale · Étages de bureaux · Salle des serveurs ou des télécommunications · Entrepôt · Local technique ou chaufferie · Parking · Réserves ou stock · Bureau des finances ou des ressources humaines · Laboratoire · Accès au toit
- Bâtiments, étages ou pièces concernés
- Quand avez-vous besoin d'un accès ?* affichée uniquement si applicable Uniquement pendant les heures ouvrées · Horaires étendus — tôt le matin ou le soir · 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
- Pourquoi avez-vous besoin d'un accès en dehors des heures ouvrées ?* affichée uniquement si applicable
- Nécessaire à partir du*
- Nécessaire jusqu'au
- Motif de la demande*
3 Engagement et approbation
- Vos responsabilités*
- Votre signature*
- Responsable approbateur*
- Adresse e-mail du responsable*
- Décision Approuvée · Approuvée avec modifications · Refusée
- Observations du responsable
- Signature du responsable
Le formulaire demande de clé ou de badge d’accès, page par page
1 À propos de vous
Le demandeur indique son nom, son adresse e-mail professionnelle, son numéro de téléphone, son identifiant de salarié ou de prestataire, son service et son intitulé de poste, puis précise s’il est salarié, prestataire, intérimaire ou agent d’une agence, bénévole ou autre. Toute personne qui n’est pas salariée doit indiquer la date de fin de son contrat ou de sa mission, afin que l’accès puisse expirer.
2 Accès nécessaire
Un choix obligatoire définit le type de demande : nouveau badge, ajout d’autorisations sur un badge existant, remplacement d’un badge perdu ou volé, remplacement d’un badge endommagé, clé physique ou suppression d’un accès devenu inutile. Pour les badges perdus, une note indique que l’ancien badge sera désactivé, avec une question sur la dernière fois où il a été vu. Une demande de clé ouvre un champ obligatoire pour préciser les numéros de la clé, de la serrure ou de la porte.
Une liste des zones courantes — entrée principale, étages de bureaux, salle des serveurs, entrepôt, local technique, parking, réserves, bureau de la finance ou des ressources humaines, laboratoire, accès au toit ou autre — est suivie d’un espace permettant de préciser les bâtiments ou étages concernés. Le demandeur choisit les horaires ouvrés, les horaires étendus ou un accès 24 h/24 et 7 j/7 ; tout accès au-delà des horaires ouvrés doit être justifié. La question sur les horaires est ignorée lorsqu’un accès est supprimé. Les dates de début et de fin ainsi que le motif de la demande complètent la page.
3 Accord et validation
Le demandeur s’engage à ne pas prêter son badge ou sa clé, à ne pas laisser des inconnus le suivre dans les portes contrôlées, à signaler immédiatement toute perte et à restituer l’accès lorsqu’il n’est plus nécessaire, puis il signe. Il indique le nom de son responsable chargé de l’approbation et l’adresse e-mail de ce dernier.
La dernière section est destinée au responsable : une décision facultative (approuvée, approuvée avec modifications ou refusée), des remarques et une signature. Elle peut être remplie sur le même appareil, ou vous pouvez utiliser le PDF enregistré comme base pour une approbation par e-mail.
Personnalisez le modèle
- Remplacez la liste des zones par vos bâtiments, secteurs ou groupes de portes réels
- Ajoutez une mention concernant une caution ou des frais de remplacement pour les badges perdus si votre organisation en facture
- Faites de la section destinée au responsable un formulaire distinct si les responsables approuvent depuis leur propre boîte de réception
- Ajoutez les adresses des équipes de sécurité ou des services généraux aux e-mails de notification
- Ajoutez un champ de téléversement de photo si vos badges d’accès comportent la photo de leur titulaire
- Supprimez l’option de clé physique si votre site utilise uniquement des badges
Conseils pour un meilleur formulaire demande de clé ou de badge d’accès
- Accordez le niveau d’accès minimal nécessaire au poste et ajoutez des autorisations ultérieurement sur demande
- Définissez toujours une date de fin pour les prestataires et le personnel temporaire afin que l’accès expire avec le contrat
- Traitez les demandes de « suppression d’accès » avec la même priorité que les nouvelles demandes
- Vérifiez régulièrement les zones à haut risque, comme les salles de serveurs, par rapport aux demandes enregistrées
- Désactivez les badges perdus dès leur signalement, avant que le remplacement ne soit prêt
- Utilisez l’exportation pour vérifier au moins une fois par an qui détient les clés physiques
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu’une demande est envoyée, elle est enregistrée au format PDF signé dans votre coffre-fort et le propriétaire du formulaire est averti par e-mail, afin que les services généraux ou la sécurité puissent agir. Le demandeur peut recevoir une copie pour ses propres dossiers.
Le tableau des réponses vous fournit un historique continu des modifications d’accès, que vous pouvez filtrer par type de demande ou par zone, puis exporter au format CSV pour le comparer à votre système de contrôle d’accès ou à votre registre des clés.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de clé ou de badge d’accès : questions fréquentes
Ce modèle de demande de badge d’accès est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, et vous pouvez modifier n’importe quelle question.
Le formulaire modifie-t-il les accès dans notre système de portes ?
Non. FileIt ne se connecte pas aux systèmes de contrôle d’accès. Le formulaire recueille et archive la demande approuvée, puis votre équipe de sécurité ou des services généraux effectue la modification.
Les demandeurs doivent-ils avoir un compte FileIt ?
Non. Ils peuvent le remplir depuis un lien public ou un lien personnel que vous leur envoyez par e-mail.
Comment le responsable approuve-t-il la demande ?
La dernière section comprend une décision, des remarques et une signature pour le responsable. Celui-ci peut la remplir avec le demandeur, ou vous pouvez l’adapter en formulaire d’approbation distinct.
Pouvons-nous l’utiliser pour signaler un badge d’accès perdu ?
Oui. Le choix de l’option de remplacement d’un badge perdu ou volé consigne la dernière fois où le badge a été vu et rappelle au demandeur que l’ancien badge sera désactivé.
Pouvons-nous exiger un motif pour un accès en dehors des horaires ouvrés ?
C’est déjà prévu : le choix d’horaires étendus ou d’un accès 24 h/24 et 7 j/7 rend obligatoire la question sur le motif.
Les prestataires peuvent-ils utiliser le même formulaire ?
Oui. Toute personne qui n’est pas salariée doit indiquer une date de fin de contrat ou de mission afin que son accès soit limité dans le temps.
Le formulaire permet-il de supprimer l’accès lorsqu’une personne quitte l’organisation ?
Oui, une option « suppression d’accès » est disponible. Pour les départs, de nombreuses équipes utilisent également une liste de contrôle de départ afin de couvrir ensemble les clés, les badges et le matériel.