Quel est le modèle de formulaire demande de retour fournisseur (RMA) ?
Le retour de marchandises à un fournisseur implique généralement trois personnes et une avalanche d’e-mails : la personne qui a constaté le problème, les achats et le service des retours du fournisseur. Un formulaire de demande de retour fournisseur — souvent appelé demande RMA ou demande de retour au fournisseur — regroupe toutes les informations en une seule fois : le bon de commande, ce qui est retourné, pourquoi, dans quel état et ce que vous souhaitez en échange.
Ce modèle demande le « numéro de bon de commande », le fournisseur et la date d’arrivée des marchandises, puis présente une liste article par article des « Articles retournés », avec les références, les quantités et les prix. Le motif détermine le suivi : pour des marchandises défectueuses, il faut décrire le défaut ; pour des dommages survenus pendant le transport, il faut indiquer s’ils ont été signalés sur les documents de livraison. Vous pouvez joindre des photos des marchandises, des étiquettes et de l’emballage. La dernière page couvre l’avoir, le remplacement, le remboursement ou la réparation, le numéro RMA du fournisseur et les modalités de retour des marchandises.
Le formulaire fonctionne dans l’application Forms de FileIt, et chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort, avec ses photos — les preuves dont vous avez besoin si le fournisseur conteste la demande.
- Idéal pour
- Équipes achats, entrepôts, ateliers et petits fabricants
- Rempli par
- La personne qui a réceptionné ou inspecté les marchandises, ou un agent des achats
- Temps nécessaire
- Environ 5 minutes
- Comprend
- Questions de suivi selon le motif, état et valeur, jusqu’à 6 photos, résultat et modalités d’enlèvement
Qui utilise un formulaire demande de retour fournisseur (RMA) ?
- Pièces défectueuses découvertes lors du contrôle à la réception
- Stock endommagé pendant le transport et constaté après le départ du chauffeur
- Article incorrect ou livraison excédentaire à retourner contre un avoir
- Marchandises dont la date limite est proche ou dépassée
- Articles qui ne sont plus nécessaires après la modification d’un projet
- Conserver un historique des retours pour mesurer la qualité des fournisseurs
Questions de ce formulaire demande de retour fournisseur (RMA)
24 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.
1 Commande et fournisseur
- Demandé par*
- E-mail*
- Service ou site
- Fournisseur*
- E-mail du contact fournisseur
- Numéro de commande d’achat*
- Facture fournisseur ou bon de livraison
- Date de réception des marchandises*
2 Articles retournés
- Articles retournés*
- Motif du retour* Défectueux ou hors service · Endommagé pendant le transport · Article fourni incorrect · Quantité excédentaire ou doublon · Non conforme aux spécifications · À date courte ou périmé · Plus nécessaire
- Décrivez le défaut ou les dommages* affichée uniquement si applicable
- Les dommages ont-ils été indiqués sur les documents de livraison ?* affichée uniquement si applicable
- État actuel des marchandises* Emballage d’origine non ouvert · Ouvert, non utilisé · Utilisé ou installé · Endommagé
- Valeur totale du retour*
- Référence de la non-conformité ou de l’inspection associée
- Photos des marchandises, des étiquettes et de l’emballage
3 Résultat et logistique
- Que demandez-vous au fournisseur ?* Avoir · Remplacement · Remboursement · Réparation et retour
- Remplacement nécessaire avant le affichée uniquement si applicable
- N° RMA / de retour du fournisseur
- Comment les marchandises seront-elles retournées ?* Enlèvement par le fournisseur · Nous les expédions · Compte transporteur du fournisseur · À convenir
- Lieu d’enlèvement affichée uniquement si applicable
- Marchandises disponibles à partir du
- Où les marchandises sont-elles conservées ?
- Approuvé par (achats / responsable)
Le formulaire demande de retour fournisseur (RMA), page par page
1 Commande et fournisseur
La personne qui crée la demande indique son nom, son adresse e-mail et son service ou site, puis le fournisseur et, facultativement, l’adresse e-mail d’un contact chez celui-ci. Le numéro de bon de commande, la facture du fournisseur ou le bon de livraison, ainsi que la date de réception des marchandises, relient le retour à la commande d’origine.
2 Articles retournés
Les articles sont indiqués un par ligne avec leur référence, leur description, leur quantité et leur prix unitaire. Le « Motif du retour » propose les options suivantes : défectueux, endommagé pendant le transport, article incorrect, livraison excédentaire, non conforme aux spécifications, date limite proche ou dépassée, ou plus nécessaire, ainsi que Autre. Pour un article défectueux, il faut décrire le défaut ; pour un article endommagé pendant le transport, il faut indiquer si cela a été signalé sur les documents de livraison. L’état actuel, la valeur totale du retour, toute référence de non-conformité associée et jusqu’à six photos complètent la page.
3 Résultat et logistique
« Que souhaitez-vous obtenir du fournisseur ? » — avoir, remplacement, remboursement, ou réparation et retour. Pour un remplacement, indiquez la date à laquelle il est nécessaire. Vous pouvez ajouter le numéro RMA du fournisseur s’il en a attribué un. « Comment les marchandises seront-elles retournées ? » couvre l’enlèvement par le fournisseur (avec une adresse d’enlèvement), l’expédition, le compte transporteur du fournisseur ou une modalité à définir. La date à laquelle les marchandises seront prêtes, le lieu où elles sont stockées et la personne qui a approuvé le retour finalisent la demande.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la devise de la question sur la valeur pour l’adapter à vos achats
- Transformez la question sur le fournisseur en liste déroulante de vos fournisseurs habituels
- Ajoutez une signature d’approbation pour les retours dépassant une certaine valeur
- Informez les achats et l’entrepôt à chaque envoi
- Classez les retours dans un dossier du coffre-fort pour chaque fournisseur
- Modifiez la liste des motifs pour l’adapter aux codes utilisés par votre système d’achats
Conseils pour un meilleur formulaire demande de retour fournisseur (RMA)
- Photographiez les étiquettes ainsi que les dommages : les numéros de référence et de lot sont importants
- Mettez les marchandises retournées en quarantaine afin qu’elles ne soient pas prélevées par erreur
- Vérifiez le délai de retour du fournisseur avant de créer la demande
- Notez les dommages liés au transport sur les documents de livraison chaque fois que possible
- Enregistrez le numéro RMA dès que le fournisseur l’a attribué
- Examinez les retours par fournisseur chaque trimestre pour détecter les problèmes de qualité
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort avec ses photos en pièces jointes, et les achats sont informés par e-mail. La personne qui l’a créée en reçoit une copie.
Le tableau des réponses peut être recherché par fournisseur ou numéro de commande et exporté au format CSV, ce qui facilite le suivi des avoirs et des remplacements en attente.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de retour fournisseur (RMA) : questions fréquentes
Ce modèle de retour fournisseur est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de FileIt avec toutes les offres, y compris l’offre gratuite.
FileIt envoie-t-il le retour à mon fournisseur ?
Non. Le formulaire enregistre la demande en interne. Les achats contactent le fournisseur, mais vous pouvez ajouter son adresse à la liste de notification si vous souhaitez qu’il voie chaque demande.
Qu’est-ce qu’un numéro RMA ?
Un numéro d’autorisation de retour de marchandise (return merchandise authorisation) est la référence que de nombreux fournisseurs attribuent avant d’accepter un retour. Le formulaire comporte un champ pour l’enregistrer.
Puis-je joindre des photos ?
Oui. Jusqu’à six images ou fichiers PDF des marchandises, des étiquettes et de l’emballage.
Le personnel de l’entrepôt peut-il le remplir sans compte ?
Oui. Il utilise le lien partagé : aucun compte FileIt n’est nécessaire.
Ce modèle convient-il aussi aux retours clients ?
Celui-ci sert à retourner des marchandises à vos fournisseurs. Pour les clients qui vous retournent des marchandises, utilisez le modèle de demande de retour de produit.