¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de devolución a proveedor (RMA)?
Devolver productos a un proveedor suele implicar a tres personas y una montaña de correos: quien detectó el problema, compras y el departamento de devoluciones del proveedor. Un formulario de solicitud de devolución a proveedor —a menudo llamado RMA o solicitud de devolución al vendedor— reúne toda la información una sola vez: el pedido de compra, qué se devuelve, por qué, en qué estado está y qué quieres recibir a cambio.
Esta plantilla solicita el «Número de pedido de compra», el proveedor y la fecha de llegada de los productos; después incluye una lista línea por línea de los «Artículos que se devuelven», con números de pieza, cantidades y precios. El motivo determina el seguimiento: los productos defectuosos requieren una descripción del defecto y, si hay daños durante el transporte, se pregunta si se anotaron en la documentación de entrega. Puedes adjuntar fotos de los productos, las etiquetas y el embalaje; la última página cubre el abono, el reemplazo, el reembolso o la reparación, el número de RMA del proveedor y cómo se devolverán los productos.
Funciona con la aplicación Forms de FileIt y cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda, junto con sus fotos: las pruebas que necesitas si el proveedor cuestiona la reclamación.
- Ideal para
- Equipos de compras, almacenes, talleres y pequeños fabricantes
- Quién lo completa
- La persona que recibió o inspeccionó los productos, o un empleado de compras
- Tiempo para completarlo
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Seguimientos según el motivo, estado y valor, hasta 6 fotos, resultado y opciones de recogida
¿Quién usa un formulario de solicitud de devolución a proveedor (RMA)?
- Piezas defectuosas detectadas durante la inspección de recepción
- Mercancía dañada durante el transporte y detectada después de que se marchara el conductor
- Un artículo equivocado o un exceso de suministro que debe devolverse para obtener un abono
- Productos próximos a caducar o caducados
- Artículos que ya no se necesitan porque ha cambiado un proyecto
- Llevar un registro de las devoluciones para medir la calidad de los proveedores
Preguntas de este formulario de solicitud de devolución a proveedor (RMA)
24 preguntas en 3 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Pedido y proveedor
- Creado por*
- Correo electrónico*
- Departamento o centro
- Proveedor*
- Correo electrónico de contacto del proveedor
- Número de pedido de compra*
- Factura o albarán del proveedor
- Fecha de recepción de la mercancía*
2 Artículos que se devuelven
- Artículos que se devuelven*
- Motivo de la devolución* Defectuoso o no funciona · Dañado durante el transporte · Artículo suministrado incorrecto · Suministro excesivo o duplicado · No cumple las especificaciones · Próximo a caducar o caducado · Ya no se necesita
- Describe el defecto o daño* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se indicó el daño en la documentación de entrega?* solo se pregunta cuando corresponde
- Estado actual de la mercancía* Sin abrir, embalaje original · Abierto, sin usar · Usado o instalado · Dañado
- Valor total de la devolución*
- Referencia relacionada de no conformidad o inspección
- Fotos de la mercancía, etiquetas y embalaje
3 Resultado y logística
- ¿Qué quieres solicitar al proveedor?* Nota de crédito · Sustitución · Reembolso · Reparación y devolución
- Se necesita la sustitución para el solo se pregunta cuando corresponde
- Número de RMA / devolución del proveedor
- ¿Cómo se devolverá la mercancía?* El proveedor la recoge · La enviamos nosotros · Cuenta de mensajería del proveedor · Por acordar
- Recoger en solo se pregunta cuando corresponde
- Mercancía disponible desde
- ¿Dónde se encuentra la mercancía?
- Aprobado por (compras / responsable)
El formulario solicitud de devolución a proveedor (RMA), página por página
1 Pedido y proveedor
La persona que inicia la devolución indica su nombre, correo electrónico y departamento o centro de trabajo; después, el proveedor y, opcionalmente, el correo electrónico de contacto del proveedor. El número de pedido de compra, la factura del proveedor o el albarán y la fecha de recepción de los productos vinculan la devolución con el pedido original.
2 Artículos que se devuelven
Los artículos se enumeran uno por línea con número de pieza, descripción, cantidad y precio unitario. «Motivo de la devolución» ofrece las opciones defectuoso, dañado durante el transporte, artículo equivocado, suministro excesivo, no cumple las especificaciones, próximo a caducar o caducado, o ya no se necesita, además de Otra. Si se selecciona defectuoso, se solicita una descripción del defecto; si se selecciona dañado durante el transporte, se pregunta si se anotó en la documentación de entrega. El estado actual, el valor total de la devolución, cualquier referencia relacionada a una no conformidad y hasta seis fotos completan la página.
3 Resultado y logística
«¿Qué quieres del proveedor?» —nota de abono, reemplazo, reembolso o reparación y devolución. Si se solicita un reemplazo, se pregunta para cuándo se necesita. Puedes añadir el número de RMA del proveedor si ya se ha emitido. «¿Cómo se devolverán los productos?» incluye recogida por el proveedor (con una dirección de recogida), envío, cuenta de mensajería del proveedor o por acordar. La fecha en que los productos estarán listos, el lugar donde se encuentran y quién aprobó la devolución completan la solicitud.
Personaliza la plantilla
- Cambia la moneda de la pregunta sobre el valor para adaptarla a tus compras
- Convierte la pregunta sobre el proveedor en un menú desplegable con tus proveedores habituales
- Añade una firma de aprobación para devoluciones superiores a un valor determinado
- Notifica a compras y al almacén cada vez que se envíe una solicitud
- Guarda las devoluciones en una carpeta de la bóveda para cada proveedor
- Edita la lista de motivos para adaptarla a los códigos que utiliza tu sistema de compras
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de devolución a proveedor (RMA)
- Fotografía las etiquetas además de los daños: los números de pieza y de lote son importantes
- Pon en cuarentena los productos devueltos para que no se seleccionen por error
- Comprueba el plazo de devolución del proveedor antes de crear la solicitud
- Anota los daños sufridos durante el transporte en la documentación de entrega siempre que puedas
- Registra el número de RMA cuando lo emita el proveedor
- Revisa las devoluciones por proveedor cada trimestre para detectar problemas de calidad
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda con sus fotos adjuntas y compras recibe una notificación por correo electrónico. La persona que la creó recibe una copia.
La tabla de respuestas permite buscar por proveedor o número de pedido y exportar los datos a CSV, lo que facilita reclamar abonos y reemplazos pendientes.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de devolución a proveedor (RMA): preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de devolución a proveedor?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todos los planes, incluido el gratuito.
¿FileIt envía la devolución a mi proveedor?
No. El formulario registra la solicitud internamente. Compras contacta con el proveedor, aunque puedes añadir la dirección del proveedor a la lista de notificaciones si quieres que vea cada solicitud.
¿Qué es un número de RMA?
Un número de autorización de devolución de mercancía (return merchandise authorisation) es la referencia que muchos proveedores emiten antes de aceptar una devolución. El formulario incluye un campo para registrarlo.
¿Puedo adjuntar fotos?
Sí. Hasta seis imágenes o archivos PDF de los productos, las etiquetas y el embalaje.
¿Puede el personal del almacén completarlo sin tener una cuenta?
Sí. Utiliza el enlace compartido; no necesita una cuenta de FileIt.
¿También sirve para devoluciones de clientes?
Esta plantilla es para devolver productos a tus proveedores. Si los clientes te devuelven productos a ti, utiliza la plantilla de solicitud de devolución de productos.