¿Qué es la plantilla del formulario de informe de no conformidad (Nonconformance Report)?
Un informe de no conformidad es el punto de partida para resolver un problema de calidad: qué debía ocurrir, qué ocurrió realmente, cuánto está afectado y qué se hará al respecto. Cuando los NCR son formularios de papel incompletos o una línea en una hoja de cálculo, los datos clave —el requisito exacto, la cantidad y la contención— suelen perderse.
Esta plantilla organiza claramente el NCR: dónde se encontró el problema y con qué se relaciona, el requisito frente a lo encontrado, las cantidades y la gravedad, y después la contención, la disposición y si hace falta una acción correctiva. La opción de uso tal cual (use as is) solicita una referencia de concesión, y los problemas encontrados por el cliente solicitan la referencia de la reclamación.
Cada NCR se guarda como PDF firmado en tu bóveda de FileIt, con fotos y registros de mediciones adjuntos, creando el historial documentado que normalmente esperan que conserves los sistemas de gestión de calidad.
- Ideal para
- Fabricantes, empresas de ingeniería, laboratorios y cualquier equipo que gestione un sistema de gestión de calidad
- Lo rellenan
- Inspectores, operarios o personal de calidad que detecta el problema
- Tiempo para completarlo
- Aproximadamente 6–10 minutos
- Incluye
- Requisito frente a hallazgo, gravedad con alerta crítica, contención, seis opciones de disposición, vínculo con CAPA y firma
¿Quién usa un formulario de informe de no conformidad (Nonconformance Report)?
- Un inspector que rechaza piezas durante la inspección de recepción
- Un operario que detiene un lote fuera de tolerancia
- Registrar una reclamación de cliente como una no conformidad formal
- Registrar un procedimiento que no se siguió y que se detectó en una auditoría interna
- Documentar una decisión de uso tal cual con su referencia de concesión
- Crear un registro de los costes de desecho y retrabajo por proveedor o pieza
Preguntas de este formulario de informe de no conformidad (Nonconformance Report)
32 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Identificación
- Notificado por*
- Correo electrónico
- Fecha de detección*
- ¿Dónde se detectó?* Inspección de recepción · Durante el proceso · Inspección final · Reclamación o devolución del cliente · Auditoría interna · Notificado por un proveedor
- Cliente y referencia de la reclamación* solo se pregunta cuando corresponde
- Proveedor
- Tipo* Producto · Proceso · Material · Documentación · Sistema de gestión
- Número de pieza o producto*
- Revisión del plano o especificación
- Números de lote o serie
- Orden de trabajo o número de PO
2 La no conformidad
- Requisito*
- Qué se encontró*
- Cantidad comprobada
- Cantidad no conforme*
- Gravedad* Menor — probablemente no afecta al ajuste, funcionamiento ni seguridad · Mayor — afecta al ajuste, funcionamiento o requisitos del cliente · Crítica — seguridad, normativa o probable fallo en campo
- Fotografías, mediciones o registros
- ¿Ha ocurrido antes?
- Número de NCR anterior solo se pregunta cuando corresponde
3 Contención y disposición
- Contención inmediata*
- ¿El producto no conforme está en cuarentena y etiquetado?
- Ubicación de la cuarentena solo se pregunta cuando corresponde
- Disposición* Usar tal cual · Retrabajo · Reparación · Devolver al proveedor · Desechar · Reclasificar o degradar
- Referencia de concesión o desviación* solo se pregunta cuando corresponde
- Motivo de la disposición
- Coste estimado
- ¿Se necesita una acción correctiva (CAPA)?*
- Número de CAPA solo se pregunta cuando corresponde
4 Aprobación
- Disposición aprobada por
- Fecha de aprobación
- Estado de la NCR* Abierta · Cerrada — disposición completada
- Firma*
El formulario informe de no conformidad (Nonconformance Report), página por página
1 Identificación
La persona que informa indica su nombre, correo electrónico y la fecha en que se detectó el problema, y después dónde se encontró: inspección de recepción, durante el proceso, inspección final, reclamación o devolución del cliente, auditoría interna o notificado por un proveedor. Los problemas encontrados por el cliente solicitan el nombre del cliente y la referencia de la reclamación.
A continuación, el NCR se vincula con su objeto: el proveedor, si corresponde; el tipo (producto, proceso, material, documentación o sistema de gestión); el número de pieza; la revisión del plano; los números de lote o de serie; y la orden de trabajo o PO.
2 La no conformidad
Dos campos obligatorios son el centro del NCR: el Requisito, tal como lo establece la especificación, el plano o el procedimiento, y Lo encontrado. Después vienen las cantidades comprobadas y no conformes, y una gravedad de menor a crítica; al elegir crítica, aparece un recordatorio para detener el procesamiento o el envío y avisar a la persona responsable de calidad. Se pueden adjuntar fotos, mediciones o registros, y los problemas repetidos solicitan el número del NCR anterior.
3 Contención y disposición
Es obligatorio indicar las acciones de contención inmediatas, así como si el producto está en cuarentena y dónde. La disposición se elige entre uso tal cual (use as is), retrabajo, reparación, devolución al proveedor, desecho o reclasificación. La opción de uso tal cual solicita la referencia de la concesión o desviación. La razón de la disposición, un coste estimado y si hace falta una CAPA (con su número) completan la página.
4 Aprobación
El formulario registra quién aprobó la disposición y cuándo, si el NCR está abierto o cerrado y la firma de la persona que informó.
Personaliza la plantilla
- Añade tus propias definiciones de gravedad o una valoración de riesgos que coincida con tu manual de calidad
- Sustituye el número de pieza de texto libre por un menú desplegable con tus productos
- Añade un desglose de costes (desecho, retrabajo, clasificación y transporte) si haces seguimiento del coste de la mala calidad
- Añade a tu responsable de calidad a los correos electrónicos de notificación
- Añade una sección de respuesta del proveedor para los NCR causados por proveedores
- Cambia la moneda del campo de coste
Consejos para mejorar tu formulario informe de no conformidad (Nonconformance Report)
- Cita el requisito exactamente, incluida la revisión del plano o documento
- Describe lo encontrado con mediciones, no con opiniones
- Contén primero y después investiga: comprueba las existencias, el trabajo en curso y los productos enviados
- Obtén una concesión documentada antes de utilizar tal cual un producto no conforme
- Abre una CAPA para problemas repetidos o críticos en lugar de limitarte a corregir el lote
- Revisa periódicamente los NCR por pieza y proveedor para detectar patrones
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada NCR se guarda como PDF firmado en la carpeta de bóveda que elijas, con las fotos y los registros adjuntos, y la persona propietaria del formulario recibe una notificación por correo electrónico para que el equipo de calidad pueda revisar la disposición.
La tabla de respuestas te permite filtrar los NCR por origen, gravedad, disposición o estado y exportarlos a CSV para analizar tendencias o realizar revisiones de gestión. Si hace falta una CAPA, la plantilla de solicitud de acción correctiva (corrective action request) permite continuar la investigación.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Informe de no conformidad (Nonconformance Report): preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de informe de no conformidad es gratis?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito.
¿Este formulario NCR nos hace cumplir la norma ISO 9001?
No. Ningún formulario puede hacerlo por sí solo. Te proporciona un registro estructurado y fechado de las no conformidades y su disposición. Depende de ti y de tu auditor cómo lo utilices dentro de tu sistema de calidad.
¿Podemos vincular un NCR con una acción correctiva?
Sí. El formulario pregunta si hace falta una CAPA y registra su número. Combínalo con la plantilla de solicitud de acción correctiva (corrective action request) para realizar la investigación.
¿Qué ocurre cuando elegimos "Uso tal cual"?
El formulario exige una referencia de concesión o desviación, de modo que queda registrada la aprobación para utilizar el producto no conforme.
¿Podemos adjuntar datos de mediciones?
Sí. La carga acepta fotos, PDF y hojas de cálculo, hasta un máximo de seis archivos.
¿Los operarios necesitan una cuenta de FileIt?
No. Cualquier persona que tenga el enlace del formulario puede crear un NCR desde un teléfono o un terminal de planta.
¿Podemos cerrar un NCR más adelante?
Cada envío es un registro fijo. Muchos equipos envían el formulario cuando se decide la disposición, o envían un segundo registro al cerrarlo y conservan ambos en la bóveda.
¿Podemos hacer seguimiento del coste de las no conformidades?
Hay un campo opcional para el coste estimado. Exporta la tabla de respuestas a CSV para calcular los costes totales por pieza, proveedor o mes.