Quel est le modèle de formulaire rapport de non-conformité (Nonconformance report) ?
Un rapport de non-conformité est le point de départ pour résoudre un problème qualité : ce qui devait se passer, ce qui s'est réellement passé, la quantité concernée et ce qui en sera fait. Lorsque les NCR sont des formulaires papier à moitié remplis ou une ligne dans un tableur, les informations clés — l'exigence exacte, la quantité, le confinement — disparaissent souvent.
Ce modèle présente le NCR dans un ordre clair : où le problème a été trouvé et ce à quoi il se rapporte, l'exigence comparée au constat, les quantités et la gravité, puis le confinement, la décision et la nécessité éventuelle d'une action corrective. L'option « Utiliser en l'état » demande une référence de dérogation, tandis que les problèmes signalés par un client demandent la référence de sa réclamation.
Chaque NCR est enregistré au format PDF signé dans votre coffre-fort FileIt, avec les photos et relevés de mesure en pièces jointes, afin de constituer l'historique documenté que les systèmes de management de la qualité vous demandent généralement de conserver.
- Idéal pour
- Les fabricants, bureaux d'études, laboratoires et toute équipe appliquant un système de management de la qualité
- Rempli par
- Les inspecteurs, opérateurs ou membres de l'équipe qualité qui constatent le problème
- Temps de remplissage
- Environ 6 à 10 minutes
- Comprend
- Exigence et constat, gravité avec alerte critique, confinement, six options de décision, lien CAPA, signature
Qui utilise un formulaire rapport de non-conformité (Nonconformance report) ?
- Un inspecteur qui rejette des pièces lors du contrôle à réception
- Un opérateur qui arrête un lot hors tolérance
- Enregistrer une réclamation client comme non-conformité officielle
- Consigner une procédure qui n'a pas été suivie, constatée lors d'un audit interne
- Documenter une décision d'utilisation en l'état avec sa référence de dérogation
- Constituer un historique des coûts de rebut et de retouche par fournisseur ou par pièce
Questions de ce formulaire rapport de non-conformité (Nonconformance report)
32 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.
1 Identification
- Signalé par*
- Adresse e-mail
- Date de constatation*
- Où la non-conformité a-t-elle été constatée ?* Contrôle à réception · En cours de fabrication · Contrôle final · Réclamation ou retour client · Audit interne · Signalée par un fournisseur
- Client et référence de la réclamation* affichée uniquement si applicable
- Fournisseur
- Type* Produit · Processus · Matière · Documentation · Système de management
- Référence de la pièce ou du produit*
- Révision du plan ou de la spécification
- Numéro de lot, de série ou de fabrication
- Ordre de fabrication ou numéro de commande fournisseur
2 La non-conformité
- Exigence*
- Constat*
- Quantité contrôlée
- Quantité non conforme*
- Gravité* Mineure — peu susceptible d’affecter l’ajustement, le fonctionnement ou la sécurité · Majeure — affecte l’ajustement, le fonctionnement ou les exigences du client · Critique — sécurité, réglementation ou défaillance probable sur le terrain
- Photos, mesures ou enregistrements
- Cela s’est-il déjà produit ?
- Numéro de la NCR précédente affichée uniquement si applicable
3 Confinement et traitement
- Confinement immédiat*
- Le produit non conforme est-il mis en quarantaine et étiqueté ?
- Emplacement de quarantaine affichée uniquement si applicable
- Traitement* Utilisation en l’état · Retouche · Réparation · Retour au fournisseur · Mise au rebut · Reclassement ou déclassement
- Référence de la concession ou de la dérogation* affichée uniquement si applicable
- Motif du traitement
- Coût estimé
- Une action corrective (CAPA) est-elle nécessaire ?*
- Numéro de CAPA affichée uniquement si applicable
4 Approbation
- Traitement approuvé par
- Date d’approbation
- Statut de la NCR* Ouverte · Clôturée — traitement terminé
- Signature*
Le formulaire rapport de non-conformité (Nonconformance report), page par page
1 Identification
Le déclarant indique son nom, son adresse e-mail et la date de découverte, puis le lieu de découverte : contrôle à réception, en cours de processus, contrôle final, réclamation ou retour client, audit interne, ou signalement par un fournisseur. Les problèmes signalés par un client demandent le nom du client et la référence de sa réclamation.
Le NCR est ensuite rattaché à son objet : le fournisseur, le cas échéant, le type (produit, processus, matériau, documentation ou système de management), le numéro de pièce, l'indice du plan, les numéros de lot ou de série, ainsi que l'ordre de fabrication ou le bon de commande.
2 La non-conformité
Deux champs obligatoires sont au cœur du NCR : l'Exigence, telle qu'elle est définie dans la spécification, le plan ou la procédure, et le Constat. Viennent ensuite les quantités contrôlées et non conformes, puis une gravité allant de mineure à critique — le choix « critique » affiche un rappel demandant d'arrêter le traitement ou l'expédition et d'informer le responsable qualité. Vous pouvez joindre des photos, des relevés de mesure ou des enregistrements, tandis que les problèmes récurrents demandent le numéro du NCR précédent.
3 Confinement et décision
Les mesures de confinement immédiates sont obligatoires, tout comme l'indication de la mise en quarantaine éventuelle du produit et de son emplacement. La décision se choisit parmi : utiliser en l'état, retoucher, réparer, retourner au fournisseur, rebuter ou déclasser. L'utilisation en l'état demande la référence de dérogation. Le motif de la décision, une estimation du coût et l'indication de la nécessité d'une CAPA (avec son numéro) complètent la page.
4 Validation
Le formulaire consigne l'identité de la personne qui a approuvé la décision et la date d'approbation, indique si le NCR est ouvert ou clôturé, et recueille la signature du déclarant.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez vos propres définitions de la gravité ou une évaluation des risques correspondant à votre manuel qualité
- Remplacez le champ libre du numéro de pièce par une liste déroulante de vos produits
- Ajoutez une ventilation des coûts (rebuts, retouches, tri, transport) si vous suivez le coût de la non-qualité
- Ajoutez votre responsable qualité aux e-mails de notification
- Ajoutez une section de réponse du fournisseur pour les NCR causés par un fournisseur
- Modifiez la devise du champ de coût
Conseils pour un meilleur formulaire rapport de non-conformité (Nonconformance report)
- Citez l'exigence à l'identique, y compris l'indice du plan ou du document
- Décrivez le constat avec des mesures, et non des opinions
- Confinez d'abord, puis enquêtez — vérifiez le stock, les encours et les produits expédiés
- Obtenez une dérogation documentée avant d'utiliser un produit non conforme en l'état
- Ouvrez une CAPA pour les problèmes récurrents ou critiques au lieu de simplement corriger le lot
- Examinez régulièrement les NCR par pièce et par fournisseur pour repérer les tendances
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque NCR est enregistré au format PDF signé dans le dossier de coffre-fort de votre choix, avec les photos et les enregistrements en pièces jointes, et le propriétaire du formulaire est averti par e-mail afin que l'équipe qualité puisse examiner la décision.
Le tableau des réponses vous permet de filtrer les NCR par source, gravité, décision ou statut, puis de les exporter au format CSV pour analyser les tendances ou effectuer une revue de direction. Si une CAPA est nécessaire, le modèle de demande d'action corrective permet de poursuivre l'enquête.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Rapport de non-conformité (Nonconformance report) : questions fréquentes
Ce modèle de rapport de non-conformité est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l'application FileIt Forms pour tous les comptes, y compris l'offre gratuite.
Ce formulaire NCR nous rend-il conformes à la norme ISO 9001 (ISO 9001) ?
Non, aucun formulaire ne peut y parvenir à lui seul. Il vous fournit un enregistrement structuré et daté des non-conformités et de leur décision. La manière dont vous l'utilisez dans votre système qualité relève de votre responsabilité et de celle de votre auditeur.
Pouvons-nous relier un NCR à une action corrective ?
Oui. Le formulaire demande si une CAPA est nécessaire et enregistre son numéro. Associez-le au modèle de demande d'action corrective pour mener l'enquête.
Que se passe-t-il lorsque nous choisissons « Utiliser en l'état » ?
Le formulaire exige une référence de dérogation, afin que l'autorisation d'utiliser un produit non conforme soit enregistrée.
Pouvons-nous joindre des données de mesure ?
Oui. Le téléchargement accepte les photos, les PDF et les tableurs, jusqu'à six fichiers.
Les opérateurs ont-ils besoin d'un compte FileIt ?
Non. Toute personne disposant du lien vers le formulaire peut créer un NCR, depuis un téléphone ou un terminal d'atelier.
Pouvons-nous clôturer un NCR ultérieurement ?
Chaque envoi constitue un enregistrement figé. De nombreuses équipes l'envoient lorsque la décision est prise, ou soumettent un second enregistrement à la clôture et conservent les deux dans le coffre-fort.
Pouvons-nous suivre le coût des non-conformités ?
Un champ facultatif permet d'indiquer un coût estimé. Exportez le tableau des réponses au format CSV pour totaliser les coûts par pièce, fournisseur ou mois.