Quel est le modèle de formulaire rapport de marchandises endommagées ?
Les stocks endommagés sont souvent remarqués, déplacés dans un coin puis oubliés — jusqu'à l'expiration du délai de réclamation auprès du fournisseur ou jusqu'à ce que la sortie de stock apparaisse sans explication dans les comptes. Il faut un rapport rapide, établi tant que les éléments sont encore disponibles : photos, emballage, étiquettes et informations de livraison.
Ce modèle demande où le problème a été découvert (livraison entrante, stockage, préparation de commandes, retour client ou après expédition), ce qui ne va pas, le bon de commande, la référence de commande et les informations sur le transporteur, ainsi que les articles et la valeur concernés et l'état de l'emballage. Il exige des photos, demande si le stock a été mis de côté et consigne l'action proposée : retour, réclamation, sortie de stock, remise en état, remise commerciale ou mise en attente.
Chaque rapport est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec ses photos jointes. La personne chargée des réclamations ou des sorties de stock dispose ainsi de toutes les informations au même endroit.
- Idéal pour
- Entrepôts, magasins, distributeurs et équipes de préparation des commandes e-commerce
- Rempli par
- Le membre du personnel qui a découvert le stock endommagé ou manquant
- Temps nécessaire
- Environ 3 à 5 minutes
- Comprend
- Questions sur la livraison entrante, estimations de valeur, photos obligatoires, mise en quarantaine et action proposée
Qui utilise un formulaire rapport de marchandises endommagées ?
- Un entrepôt signale des palettes endommagées pendant le transport depuis un fournisseur
- Une boutique en ligne enregistre des articles reçus cassés par un client
- Un magasin consigne des stocks endommagés dans la réserve
- Un distributeur rassemble les preuves nécessaires à une réclamation auprès d'un transporteur
- Une entreprise alimentaire consigne les stocks avariés ou périmés avant leur élimination
- Suivi des manquants découverts à l'ouverture de cartons scellés
Questions de ce formulaire rapport de marchandises endommagées
27 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.
1 Déclarant
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone
- Site ou entrepôt
- Date de découverte*
2 Que s’est-il passé ?
- Où l’incident a-t-il été constaté ?* À la livraison par un fournisseur · En stockage · Lors de la préparation ou de l’emballage · Dans un retour client · Signalé par un client après expédition
- Quel est le problème ?* Endommagé · Manquant ou quantité insuffisante · Mouillé ou contaminé · Emballage écrasé ou déchiré · Périmé ou avarié · Mauvais article
- Numéro de commande d’achat
- Commande client ou référence client
- Transporteur
- Numéro de suivi ou d’expédition
- La livraison a-t-elle été signée comme endommagée ou non vérifiée ? affichée uniquement si applicable Oui · Non — elle a été signée sans réserve · Pas encore signée
- Que s’est-il passé ?*
3 Articles concernés
- SKU ou numéro de pièce*
- Description de l’article
- Quantité concernée*
- Numéros de lot, série ou fabrication
- Coût unitaire
- Valeur totale estimée
- Autres articles concernés
- État de l’emballage Emballage extérieur intact · Emballage extérieur endommagé · Emballage intérieur endommagé · Sans emballage
4 Preuves et action
- Photos*
- Bon de livraison, preuve de livraison ou autres documents
- Le stock a-t-il été mis à l’écart afin qu’il ne puisse pas être prélevé ?*
- Où se trouve-t-il ? affichée uniquement si applicable
- Action proposée* Retour au fournisseur · Réclamation auprès du transporteur · Passer en perte et mettre au rebut · Retraiter ou reconditionner · Vendre comme article de second choix ou à prix réduit · Mettre en attente pour inspection
- Notes
Le formulaire rapport de marchandises endommagées, page par page
1 Déclarant
La personne qui effectue le signalement indique son nom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, son site et la date à laquelle le problème a été découvert.
2 Ce qui s'est passé
Une question obligatoire indique où le problème a été découvert : à la livraison par un fournisseur, pendant le stockage, lors de la préparation ou de l'emballage, dans un retour client ou après un signalement du client suivant l'expédition. Une liste à cocher précise le problème : article endommagé, manquant ou en quantité insuffisante, mouillé ou contaminé, emballage écrasé, périmé ou avarié, mauvais article, ou autre chose.
Le bon de commande, la commande client ou la référence client, ainsi que le transporteur et le numéro de suivi, relient le rapport aux bons documents. Pour les livraisons entrantes, le formulaire demande comment la livraison a été réceptionnée et rappelle que les délais de réclamation sont généralement limités. Une description obligatoire explique ce qui s'est passé.
3 Articles concernés
L'article principal est enregistré avec sa référence SKU, sa description, la quantité concernée, les numéros de lot ou de série, le coût unitaire et une valeur totale estimée. Les autres articles sont indiqués dans une zone de texte, un par ligne. Une dernière question consigne l'état de l'emballage : intact, extérieur endommagé, intérieur endommagé ou absent.
4 Preuves et action
Des photos sont obligatoires : gros plan du dommage, emballage, étiquettes et chargement. Les bons de livraison ou preuves de livraison peuvent être ajoutés séparément. Le déclarant indique si le stock a été mis de côté pour éviter sa préparation, et où, puis propose une action : retourner au fournisseur, faire une réclamation auprès du transporteur, sortir du stock, remettre en état ou reconditionner, vendre avec une remise, ou mettre en attente pour inspection.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la devise des champs de coût et de valeur pour utiliser celle qui vous convient
- Ajoutez vos transporteurs habituels dans une liste déroulante plutôt que dans un champ de texte libre
- Ajoutez une section d'approbation par un responsable pour les sorties de stock dépassant une valeur définie
- Ajoutez l'équipe chargée des réclamations ou des achats aux e-mails de notification
- Supprimez les questions sur les livraisons entrantes si vous utilisez uniquement le formulaire pour les dommages survenus pendant le stockage
- Rendez les champs de valeur obligatoires si chaque sortie de stock doit être chiffrée
Conseils pour un meilleur formulaire rapport de marchandises endommagées
- Prenez les photos avant de déplacer ou de déballer davantage quoi que ce soit
- Conservez l'emballage d'origine jusqu'au règlement de la réclamation ou du retour
- Mettez le stock endommagé de côté et étiquetez-le afin qu'il ne soit pas préparé par erreur
- Signalez rapidement les dommages à la réception : les délais des fournisseurs et des transporteurs peuvent être courts
- Recherchez les tendances par fournisseur, transporteur ou zone de stockage lorsque vous exportez les rapports
- Associez chaque rapport au bon de réception des marchandises de la même livraison
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu'un rapport est envoyé, FileIt l'enregistre au format PDF avec les photos et documents joints dans le dossier de coffre-fort de votre choix, puis envoie un e-mail au propriétaire du formulaire afin que les équipes chargées des réclamations ou du contrôle des stocks puissent agir.
Utilisez le tableau des réponses pour suivre les rapports par étape, problème ou action proposée, puis exportez-les au format CSV afin de totaliser les sorties de stock par mois ou par fournisseur. Les réclamations elles-mêmes doivent être effectuées via la procédure propre à chaque fournisseur ou transporteur.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Rapport de marchandises endommagées : questions fréquentes
Ce modèle de rapport de marchandises endommagées est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l'application Forms de FileIt pour tous les comptes, y compris l'offre gratuite.
Les photos sont-elles obligatoires ?
Oui, au moins une photo est obligatoire, car il s'agit généralement de la preuve la plus importante. Vous pouvez la rendre facultative dans le concepteur.
FileIt dépose-t-il la réclamation auprès du transporteur ?
Non. Le formulaire rassemble et classe les preuves. Votre équipe soumet la réclamation via la procédure propre au transporteur ou au fournisseur.
Pouvons-nous signaler des marchandises reçues endommagées par un client ?
Oui. Choisissez « Signalé par un client après expédition » et ajoutez la commande client ou la référence client.
Pouvons-nous enregistrer la valeur des dommages ?
Oui. Des champs facultatifs permettent d'indiquer le coût unitaire et la valeur totale dans la devise de votre choix.
Que faire si plusieurs articles sont endommagés ?
Enregistrez l'article principal dans les champs dédiés et indiquez les autres, un par ligne, dans la zone « Autres articles concernés ».
Le personnel doit-il avoir un compte FileIt ?
Non. Il peut effectuer le signalement depuis un lien sur son téléphone, ce qui facilite la prise de photos sur place.
Pouvons-nous être alertés immédiatement en cas de dommage de grande valeur ?
Chaque envoi adresse un e-mail au propriétaire du formulaire, et vous pouvez ajouter d'autres adresses dans les paramètres. Le formulaire ne filtre pas les alertes selon la valeur.