Quel est le modèle de formulaire bon de réception des marchandises ?
Un bon de réception est le relevé de l'équipe de réception indiquant ce qui est réellement arrivé — et il constitue l'un des éléments du rapprochement entre bon de commande, bon de réception (GRN) et facture, qui vous évite de payer des marchandises jamais reçues. Une copie carbone griffonnée puis laissée dans un bac ne remplit pas bien cette fonction.
Ce modèle demande les détails de la livraison (fournisseur, numéro du bon de commande, bon de livraison, transporteur et suivi), la quantité effectivement reçue pour chaque ligne, le caractère complet ou non de la livraison, son état, la manière dont elle a été réceptionnée, ainsi que les numéros de lot, les températures et l'emplacement de stockage. Les dommages et les écarts déclenchent des questions supplémentaires et l'ajout d'une photo.
Chaque GRN est enregistré au format PDF signé dans votre coffre-fort FileIt. Ainsi, les équipes achats et comptabilité peuvent le retrouver par numéro de bon de commande à l'arrivée de la facture, avec les éléments nécessaires pour étayer une réclamation auprès du fournisseur ou du transporteur.
- Idéal pour
- Entrepôts, réserves, magasins et toute équipe recevant des marchandises associées à des bons de commande
- Rempli par
- La personne qui contrôle la livraison à sa réception
- Temps nécessaire
- Environ 3 à 6 minutes par livraison
- Comprend
- Cinq lignes d'articles plus des lignes supplémentaires, des questions de suivi sur l'intégralité et l'état, un contrôle de température, l'ajout de photos et une signature
Qui utilise un formulaire bon de réception des marchandises ?
- Un entrepôt qui réceptionne des livraisons de fournisseurs associées à des bons de commande
- Une petite entreprise qui rapproche les livraisons des factures avant de les payer
- Une cuisine ou une entreprise alimentaire qui contrôle les livraisons réfrigérées et relève les températures
- Un bureau de chantier qui réceptionne des matériaux pour un projet de construction
- Une école ou un bureau qui réceptionne des commandes d'équipements et de mobilier
- Documenter les livraisons incomplètes ou endommagées pour étayer une réclamation
Questions de ce formulaire bon de réception des marchandises
36 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Livraison
- Reçu par*
- Date de réception*
- Heure de réception
- Fournisseur*
- Numéro du bon de commande*
- Numéro du bon de livraison ou du bordereau d'expédition
- Transporteur
- Numéro de suivi ou d'expédition
- Lieu de réception
- Nombre de colis ou de palettes
2 Articles reçus
- Ligne 1 — article ou SKU*
- Ligne 1 — quantité reçue*
- Ligne 2 — article ou SKU
- Ligne 2 — quantité reçue
- Ligne 3 — article ou SKU
- Ligne 3 — quantité reçue
- Ligne 4 — article ou SKU
- Ligne 4 — quantité reçue
- Ligne 5 — article ou SKU
- Ligne 5 — quantité reçue
- Lignes supplémentaires
- La livraison est-elle complète par rapport au bon de commande ?* Oui — complète · Partielle — reliquat à suivre · Incomplète — articles manquants · Livraison excédentaire
- Qu'est-ce qui manque ou doit encore arriver ?* affichée uniquement si applicable
3 État et écarts
- État à l'arrivée* Tout est en bon état · Légers dommages à l'emballage uniquement · Certains articles sont endommagés · Articles incorrects reçus
- Décrivez les dommages ou l'écart* affichée uniquement si applicable
- Comment la livraison a-t-elle été signée ? affichée uniquement si applicable Signée avec réserve : non vérifiée ou endommagée · Une partie de la livraison refusée · Livraison entière refusée · Signée sans réserve
- Photos
- Ces marchandises sont-elles soumises à un contrôle de température ?
- Température à l'arrivée (°C)* affichée uniquement si applicable
- Numéros de lot et dates d'expiration
- Emplacement de rangement
4 Signature et validation
- Les achats ont-ils été informés de l'écart ?* affichée uniquement si applicable
- Remarques
- Bon de livraison ou bordereau d'expédition
- Déclaration du réceptionnaire*
- Signature*
Le formulaire bon de réception des marchandises, page par page
1 Livraison
Le réceptionnaire indique son nom, la date et l'heure de réception, le fournisseur, le numéro du bon de commande, le numéro du bon de livraison ou du bordereau d'expédition, le transporteur et le numéro de suivi, le lieu de réception ainsi que le nombre de colis ou de palettes.
2 Articles reçus
Cinq paires de champs permettent d'indiquer, pour chaque ligne, l'article ou la référence SKU à côté de la quantité effectivement reçue, la première ligne étant obligatoire. Les livraisons plus longues sont saisies dans le champ Lignes supplémentaires : article, quantité commandée et quantité reçue pour chaque ligne.
Une question obligatoire demande si la livraison est complète, partielle avec un reliquat à venir, incomplète ou excédentaire. Toute réponse autre que « complète » demande ce qui manque ou doit encore arriver.
3 État et écarts
Le réceptionnaire choisit l'état à l'arrivée : tout est en bon état, seuls les emballages présentent des dommages mineurs, certaines marchandises sont endommagées ou les articles reçus ne sont pas les bons. Toute réponse autre que « tout est en bon état » demande une description et la manière dont la livraison a été réceptionnée : sous réserve ou endommagée, une partie refusée, la totalité refusée ou réception signée sans réserve.
Il est possible d'ajouter des photos des dommages, des étiquettes et du bon de livraison. Pour les marchandises dont la température est contrôlée, la température à l'arrivée est demandée. Les numéros de lot avec leurs dates d'expiration et l'emplacement de stockage finalisent la page.
4 Validation
En cas de problème, le réceptionnaire confirme si les achats en ont été informés. Après avoir ajouté ses remarques et le bon de livraison signé, il déclare que la livraison a été vérifiée par rapport au bon de commande et au bon de livraison, que les informations sont exactes, puis il signe.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez davantage de lignes d'articles ou une unité de mesure à côté de chaque quantité
- Transformez le champ Fournisseur en liste déroulante de vos fournisseurs habituels
- Ajoutez les comptes fournisseurs aux e-mails de notification afin qu'ils sachent qu'un GRN est prêt pour le rapprochement
- Supprimez la question sur la température si vous ne recevez jamais de marchandises réfrigérées ou surgelées
- Modifiez le titre du document pour y inclure le nom du fournisseur si vous classez les documents par fournisseur
- Ajoutez une question de contrôle qualité si certaines marchandises doivent être inspectées avant leur stockage
Conseils pour un meilleur formulaire bon de réception des marchandises
- Comptez les marchandises reçues plutôt que de recopier la quantité indiquée sur le bon de livraison
- Signez avec la mention « sous réserve ou endommagée » si vous ne pouvez pas tout vérifier avant le départ du chauffeur
- Photographiez les dommages avant de déplacer la palette ou d'ouvrir davantage l'emballage
- Signalez les écarts aux achats le jour même : les transporteurs et les fournisseurs accordent souvent des délais de réclamation courts
- Notez les informations de lot et de date d'expiration pour tout article ayant une durée de conservation
- Recherchez dans le tableau Réponses par numéro de bon de commande lorsqu'une facture arrive
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque GRN est enregistré au format PDF signé dans le dossier de coffre-fort de votre choix, avec les photos et le bon de livraison en pièces jointes, et le propriétaire du formulaire est averti par e-mail.
Les équipes achats et comptabilité peuvent utiliser le tableau Réponses pour retrouver les GRN par numéro de bon de commande ou par fournisseur et les exporter au format CSV à des fins de rapprochement. FileIt ne se connecte pas aux systèmes comptables ou de gestion des stocks : les mises à jour des stocks et des factures sont donc effectuées dans vos propres outils.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Bon de réception des marchandises : questions fréquentes
Ce modèle de bon de réception est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles de démarrage de l'application FileIt Forms, disponibles sur tous les comptes, y compris l'offre gratuite.
Le GRN rapproche-t-il automatiquement les factures ?
Non. Le formulaire enregistre et classe les marchandises reçues. Le rapprochement avec le bon de commande et la facture s'effectue dans votre propre processus comptable.
Comment enregistrer une livraison incomplète ou partielle ?
Sélectionnez « partielle » ou « incomplète » dans la question sur l'intégralité de la livraison. Un champ obligatoire vous demandera ce qui manque ou doit encore arriver.
Les réceptionnaires peuvent-ils joindre des photos des dommages ?
Oui. Un champ permet d'ajouter des photos des dommages, des étiquettes et des palettes, et un autre est prévu pour le bon de livraison signé.
Pouvons-nous relever les températures des livraisons réfrigérées ?
Oui. Indiquer que les marchandises sont soumises à un contrôle de température demande de renseigner la température à l'arrivée.
Que faire si une livraison comporte plus de cinq lignes ?
Utilisez le champ Lignes supplémentaires, à raison d'une ligne par article, ou joignez le bon de livraison présentant toutes les lignes.
Le personnel de réception doit-il avoir un compte FileIt ?
Non. Il peut remplir le formulaire depuis un lien sur un téléphone ou une tablette au quai de chargement.
Pouvons-nous utiliser ce formulaire pour une réclamation concernant une livraison ?
Le PDF signé avec les photos vous fournit un relevé daté de ce qui est arrivé et de son état. Chaque fournisseur et chaque transporteur applique sa propre procédure et ses propres délais de réclamation : vérifiez-les également.