¿Qué es la plantilla del formulario de nota de recepción de mercancías?
Una nota de recepción de mercancías es el registro del equipo de recepción sobre lo que realmente ha llegado, y es una parte de la comprobación entre la orden de compra, la nota de recepción de mercancías (GRN) y la factura que evita que pagues por mercancías que nunca recibiste. Una copia en papel llena de anotaciones y abandonada en una bandeja no cumple bien esa función.
Esta plantilla solicita los datos de la entrega (proveedor, número de orden de compra, nota de entrega, transportista y seguimiento), la cantidad realmente recibida en cada línea, si la entrega estaba completa, su estado, cómo se firmó su recepción y cualquier número de lote, temperatura y ubicación de almacenamiento. Los daños y las discrepancias dan lugar a preguntas adicionales y a la carga de una foto.
Cada GRN se guarda como un PDF firmado en tu bóveda de FileIt, para que compras y contabilidad puedan encontrarlo por número de orden de compra cuando llegue la factura, y tengas pruebas para respaldar una reclamación al proveedor o al transportista.
- Ideal para
- Almacenes, trasteros de stock, tiendas y cualquier equipo que reciba mercancías vinculadas a órdenes de compra
- Quién lo completa
- La persona que comprueba la entrega al recibirla
- Tiempo para completarlo
- Unos 3–6 minutos por entrega
- Incluye
- Cinco líneas de artículos más líneas adicionales, preguntas de seguimiento sobre integridad y estado, comprobación de temperatura, carga de fotos y firma
¿Quién usa un formulario de nota de recepción de mercancías?
- Un almacén que recibe entregas de proveedores vinculadas a órdenes de compra
- Una pequeña empresa que comprueba las entregas con las facturas antes de pagar
- Una cocina o empresa alimentaria que comprueba entregas refrigeradas y registra las temperaturas
- Una oficina de obra que recibe materiales para un proyecto de construcción
- Un colegio o una oficina que recibe pedidos de equipos y mobiliario
- Registrar entregas incompletas o dañadas para respaldar una reclamación
Preguntas de este formulario de nota de recepción de mercancías
36 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Entrega
- Recibido por*
- Fecha de recepción*
- Hora de recepción
- Proveedor*
- Número de orden de compra*
- Número de la nota de entrega o lista de empaque
- Transportista
- Número de seguimiento o de envío
- Lugar de recepción
- Número de paquetes o palés
2 Artículos recibidos
- Línea 1 — artículo o SKU*
- Línea 1 — cantidad recibida*
- Línea 2 — artículo o SKU
- Línea 2 — cantidad recibida
- Línea 3 — artículo o SKU
- Línea 3 — cantidad recibida
- Línea 4 — artículo o SKU
- Línea 4 — cantidad recibida
- Línea 5 — artículo o SKU
- Línea 5 — cantidad recibida
- Más líneas
- ¿La entrega está completa según la orden de compra?* Sí — completa · Parcial — el resto está pendiente · Incompleta — faltan artículos · Entrega excedente
- ¿Qué falta o está pendiente de entrega?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Estado y discrepancias
- Estado a la llegada* Todo en buen estado · Solo daños menores en el embalaje · Algunos artículos dañados · Se recibieron artículos incorrectos
- Describe el daño o la discrepancia* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Cómo se firmó la recepción de la entrega? solo se pregunta cuando corresponde Firmada como no comprobada o dañada · Se rechazó parte de la entrega · Se rechazó toda la entrega · Firmada sin reservas
- Fotos
- ¿Son artículos con temperatura controlada?
- Temperatura a la llegada (°C)* solo se pregunta cuando corresponde
- Números de lote y fechas de caducidad
- Ubicación de almacenamiento
4 Firma y aprobación
- ¿Se informó a compras sobre la discrepancia?* solo se pregunta cuando corresponde
- Notas
- Nota de entrega o lista de empaque
- Declaración del receptor*
- Firma*
El formulario nota de recepción de mercancías, página por página
1 Entrega
La persona que recibe registra su nombre, la fecha y hora de recepción, el proveedor, el número de orden de compra, el número de la nota de entrega o albarán, el transportista y el número de seguimiento, el lugar de recepción y el número de paquetes o palés.
2 Artículos recibidos
Cinco pares de campos registran en cada línea el artículo o SKU junto a la cantidad realmente recibida; la primera línea es obligatoria. Las entregas más largas se indican en el cuadro Más líneas: artículo, cantidad pedida y cantidad recibida en cada línea.
Una pregunta obligatoria pide indicar si la entrega está completa, es parcial y queda una cantidad pendiente, es incompleta o supera lo pedido. Cualquier opción distinta de completa pregunta qué falta o qué queda por llegar.
3 Estado y discrepancias
La persona que recibe elige el estado a la llegada: todo correcto, solo daños leves en el embalaje, algunas mercancías dañadas o artículos incorrectos recibidos. Cualquier opción distinta de todo correcto solicita una descripción y cómo se firmó la recepción: sin comprobar o con daños, parte rechazada, todo rechazado o firmado sin reservas.
Se pueden cargar fotos de los daños, las etiquetas y la nota de entrega. Para las mercancías con temperatura controlada se solicita la temperatura a la llegada. Los números de lote o partida, con sus fechas de caducidad, y la ubicación de almacenamiento completan la página.
4 Firma
Si hubo algún problema, la persona que recibe confirma si se ha informado a compras. Después de añadir las notas y cargar la nota de entrega firmada, declara que la entrega se comprobó con la orden de compra y la nota de entrega, que el registro es exacto y firma.
Personaliza la plantilla
- Añade más líneas de artículos o una unidad de medida junto a cada cantidad
- Convierte el campo del proveedor en un menú desplegable con tus proveedores habituales
- Añade a cuentas por pagar a los correos de notificación para que sepan que hay una GRN lista para comprobar
- Elimina la pregunta sobre la temperatura si nunca recibes mercancías refrigeradas o congeladas
- Cambia el título del documento para incluir el nombre del proveedor si archivas por proveedor
- Añade una pregunta de control de calidad si algunas mercancías deben inspeccionarse antes de almacenarlas
Consejos para mejorar tu formulario nota de recepción de mercancías
- Cuenta lo que ha llegado en lugar de copiar la cantidad de la nota de entrega
- Firma como sin comprobar o con daños si no puedes comprobarlo todo antes de que se marche el conductor
- Fotografía los daños antes de mover el palé o seguir abriendo el embalaje
- Informa de las discrepancias a compras el mismo día: los transportistas y proveedores suelen tener plazos breves para reclamar
- Registra los datos del lote y la caducidad de todo lo que tenga vida útil
- Busca en la tabla de respuestas por número de orden de compra cuando llegue una factura
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada GRN se guarda como un PDF firmado en la carpeta de bóveda que elijas, con las fotos y la nota de entrega adjuntas, y la persona propietaria del formulario recibe una notificación por correo electrónico.
Compras y contabilidad pueden usar la tabla de respuestas para encontrar GRN por número de orden de compra o proveedor y exportarlas a CSV para compararlas. FileIt no se conecta con sistemas de contabilidad o inventario, por lo que las actualizaciones de existencias y facturas se realizan en tus propias herramientas.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Nota de recepción de mercancías: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de nota de recepción de mercancías?
Sí. Es una de las plantillas iniciales de la aplicación FileIt Forms, disponible en todas las cuentas, incluido el plan gratuito.
¿La GRN se compara automáticamente con las facturas?
No. El formulario registra y archiva lo que se recibió. La comparación con la orden de compra y la factura se realiza en tu propio proceso contable.
¿Cómo registramos una entrega incompleta o parcial?
Elige parcial o incompleta en la pregunta sobre la integridad de la entrega; un cuadro obligatorio preguntará qué falta o qué queda por llegar.
¿Se pueden adjuntar fotos de los daños?
Sí. Hay una opción para cargar fotos de daños, etiquetas y palés, y otra independiente para cargar la nota de entrega firmada.
¿Podemos registrar las temperaturas de las entregas refrigeradas?
Sí. Al indicar que las mercancías tienen temperatura controlada, se solicita la temperatura a la llegada.
¿Qué ocurre si una entrega tiene más de cinco líneas?
Usa el cuadro Más líneas, una línea por artículo, o adjunta la nota de entrega en la que aparezcan todas las líneas.
¿El personal de recepción necesita una cuenta de FileIt?
No. Puede completarlo desde un enlace en un teléfono o tableta en el muelle de carga.
¿Podemos usar esto para una reclamación por una entrega?
El PDF firmado con las fotos te proporciona un registro fechado de lo que llegó y de su estado. Cada proveedor y transportista tiene su propio proceso y plazos de reclamación, así que debes comprobarlos también.