什么是 收货单 表单模板？
收货单是收货团队对实际到货情况的记录，也是采购订单、收货单和发票三方核对流程的重要一环，可避免你为从未收到的货物付款。潦草填写后随手放在托盘里的复写单据，很难做好这项工作。
此模板会询问交付详情（供应商、PO 编号、送货单、承运商和追踪信息）、每一行实际收货数量、交付是否完整、货物状况、签收方式，以及批号、温度和入库位置。出现损坏或差异时，还会要求进一步说明并上传照片。
每份 GRN 都会作为已签名 PDF 保存到你的 FileIt 保管库中，因此发票到达时，采购和财务人员可以按 PO 编号找到它，并以此凭证向供应商或承运商提出索赔。
- 适用对象
- 仓库、库存室、商店，以及所有根据采购订单收货的团队
- 填写人
- 负责检查交付情况的人员
- 完成时间
- 每次交付约 3–6 分钟
- 包含内容
- 五行货品明细及更多明细行、完整性和状况跟进问题、温度检查、照片上传、签名
谁会使用 收货单 表单？
- 仓库根据采购订单接收供应商交付的货物
- 小型企业在付款前将交付情况与发票进行核对
- 厨房或食品企业检查冷藏货物的交付情况并记录温度
- 项目现场办公室接收建筑项目所需材料
- 学校或办公室接收设备和家具订单
- 记录短缺或损坏的交付情况以支持索赔
此 收货单 表单中的问题
共 4 页，36 个问题 · 包含 签名, 文件上传, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 交付
- 收货人*
- 收货日期*
- 收货时间
- 供应商*
- 采购订单号*
- 送货单或装箱单编号
- 承运商
- 跟踪号或托运单号
- 收货地点
- 包裹或托盘数量
2 已收货物品
- 第1行 — 物品或 SKU*
- 第1行 — 收货数量*
- 第2行 — 物品或 SKU
- 第2行 — 收货数量
- 第3行 — 物品或 SKU
- 第3行 — 收货数量
- 第4行 — 物品或 SKU
- 第4行 — 收货数量
- 第5行 — 物品或 SKU
- 第5行 — 收货数量
- 更多明细
- 此次交付是否已按照采购订单全部到货？* 是 — 全部到货 · 部分到货 — 余货待到 · 短缺 — 有物品缺失 · 超额交付
- 缺少哪些物品或哪些物品仍待到货？* 仅在适用时提问
3 状况与差异
- 到货时的状况* 全部状况良好 · 仅包装有轻微损坏 · 部分货物损坏 · 收到的物品有误
- 描述损坏或差异情况* 仅在适用时提问
- 此次交付是如何签收的？ 仅在适用时提问 签收时注明未查验或有损坏 · 拒收部分货物 · 拒收全部货物 · 无异常签收
- 照片
- 这些是温控货物吗？
- 到货时温度 (°C)* 仅在适用时提问
- 批次号或批号及有效期
- 上架位置
4 签字确认
- 采购部门是否已获知该差异？* 仅在适用时提问
- 备注
- 送货单或装箱单
- 收货人声明*
- 签名*
收货单 表单，逐页查看
1 交付信息
收货人记录自己的姓名、收货日期和时间、供应商、采购订单编号、送货单或装箱单编号、承运商和追踪编号、收货地点，以及包裹或托盘数量。
2 收到的货品
五组字段分别记录每行货品或 SKU 以及实际收货数量，第一行必填。对于较长的交付，请在“更多明细行”框中填写，每行记录货品、订购数量和收货数量。
必填问题会询问交付是否完整、部分交付且余货待送、数量短缺，还是超量交付。选择“完整”以外的选项时，还会询问缺少什么或哪些货物仍待送达。
3 状况和差异
收货人选择到货时的状况：全部良好、仅包装轻微损坏、部分货物损坏，或收到错误货品。选择“全部良好”以外的选项时，需要描述情况，并说明签收方式：未检查或已损坏、部分拒收、全部拒收，或确认无误后签收。
可以上传损坏情况、标签和送货单的照片。对于温控货物，需要填写到货时的温度。最后填写批号或批次号、有效期以及入库位置。
4 签字确认
如果存在问题，收货人确认是否已告知采购部门。填写备注并上传已签名的送货单后，收货人声明已根据 PO 和送货单检查交付情况、记录准确无误，并完成签名。
定制你的模板
- 添加更多货品明细行，或在每个数量旁添加计量单位
- 将供应商字段改为常用供应商下拉列表
- 将应付账款人员加入通知邮件收件人，让他们知道 GRN 已准备好进行核对
- 如果你从不接收冷藏或冷冻货物，可移除温度问题
- 如果按供应商归档，可更改文档标题以包含供应商名称
- 如果部分货物需要在入库前检查，可添加质量检查问题
填写 收货单 表单的提示
- 清点实际到货数量，不要直接照抄送货单上的数量
- 如果司机离开前无法完成全部检查，请选择“未检查或已损坏”后签收
- 在移动托盘或进一步拆开包装前，先拍摄损坏情况
- 当天将差异报告给采购部门——承运商和供应商通常设有较短的索赔期限
- 对于有保质期的货物，记录批次和有效期详情
- 发票到达时，按 PO 编号搜索“响应”表
每份回复都会成为文件库中的 PDF
每份 GRN 都会作为已签名 PDF 保存到你选择的保管库文件夹中，并附上照片和送货单，同时表单所有者会收到邮件通知。
采购和财务人员可以使用“响应”表按 PO 编号或供应商查找 GRN，并将其导出为 CSV 进行核对。FileIt 不会连接会计或库存系统，因此库存和发票更新需要在你自己的工具中完成。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
收货单 表单：常见问题
这个收货单模板免费吗？
是的。这是 FileIt Forms 应用中的入门模板之一，所有账户均可使用，包括免费方案。
GRN 会自动与发票匹配吗？
不会。此表单只记录并归档实际收货情况。将其与采购订单和发票进行匹配，需要在你自己的会计流程中完成。
如何记录短缺或部分交付？
在完整性问题中选择“部分交付”或“短缺”，系统会要求填写缺少什么或哪些货物仍待送达。
收货人可以附加损坏照片吗？
可以。系统提供用于上传损坏情况、标签和托盘照片的上传项，另有单独的上传项用于上传已签名的送货单。
可以记录冷藏货物的温度吗？
可以。选择货物受温度控制后，系统会要求填写到货时的温度。
如果一份交付有超过五行明细怎么办？
使用“更多明细行”框，每种货品填写一行；也可以附上显示全部明细行的送货单。
收货人员需要拥有 FileIt 账户吗？
不需要。他们可以在装卸区通过手机或平板电脑上的链接填写。
可以将此表单用于交付索赔吗？
附有照片的已签名 PDF 能为实际到货情况及其状况提供带日期的记录。每个供应商和承运商都有自己的索赔流程和截止期限，因此也请务必查看相关要求。