Apakah templat borang nota penerimaan barangan?
Nota penerimaan barangan ialah rekod pasukan penerimaan tentang barang yang benar-benar tiba — dan ia merupakan salah satu bahagian dalam padanan pesanan pembelian, GRN dan invois yang menghalang anda daripada membayar barang yang tidak pernah diterima. Salinan karbon yang diconteng dan ditinggalkan di dalam dulang tidak menjalankan tugas itu dengan baik.
Templat ini meminta butiran penghantaran (pembekal, nombor PO, nota penghantaran, pengangkut dan penjejakan), kuantiti sebenar yang diterima bagi setiap baris, sama ada penghantaran lengkap, keadaannya, cara penerimaan ditandatangani, serta sebarang nombor kelompok, suhu dan lokasi penyimpanan. Kerosakan dan ketidakpadanan akan mencetuskan soalan lanjut serta muat naik foto.
Setiap GRN disimpan sebagai PDF bertandatangan dalam peti simpanan FileIt anda, supaya bahagian pembelian dan akaun boleh mencarinya berdasarkan nombor PO apabila invois tiba, dan terdapat bukti untuk menyokong tuntutan terhadap pembekal atau pengangkut.
- Sesuai untuk
- Gudang, bilik stok, kedai dan mana-mana pasukan yang menerima barangan berdasarkan pesanan pembelian
- Diisi oleh
- Orang yang memeriksa penghantaran
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 3–6 minit bagi setiap penghantaran
- Termasuk
- Lima baris item serta baris tambahan, susulan tentang kelengkapan dan keadaan, semakan suhu, muat naik foto, tandatangan
Siapa yang menggunakan borang nota penerimaan barangan?
- Gudang yang menerima penghantaran pembekal berdasarkan pesanan pembelian
- Perniagaan kecil yang memadankan penghantaran dengan invois sebelum membuat bayaran
- Dapur atau perniagaan makanan yang memeriksa penghantaran sejuk dan merekodkan suhu
- Pejabat tapak yang menerima bahan untuk projek pembinaan
- Sekolah atau pejabat yang menerima pesanan peralatan dan perabot
- Merekodkan penghantaran yang kurang atau rosak untuk menyokong tuntutan
Soalan dalam borang nota penerimaan barangan ini
36 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Penghantaran
- Diterima oleh*
- Tarikh diterima*
- Masa diterima
- Pembekal*
- Nombor pesanan pembelian*
- Nombor nota penghantaran atau slip pembungkusan
- Pengangkut
- Nombor penjejakan atau konsainan
- Lokasi penerimaan
- Bilangan bungkusan atau palet
2 Item diterima
- Baris 1 — item atau SKU*
- Baris 1 — kuantiti diterima*
- Baris 2 — item atau SKU
- Baris 2 — kuantiti diterima
- Baris 3 — item atau SKU
- Baris 3 — kuantiti diterima
- Baris 4 — item atau SKU
- Baris 4 — kuantiti diterima
- Baris 5 — item atau SKU
- Baris 5 — kuantiti diterima
- Baris tambahan
- Adakah penghantaran ini lengkap berdasarkan pesanan pembelian?* Ya — lengkap · Sebahagian — baki akan menyusul · Kurang — item tiada · Dihantar berlebihan
- Apa yang tiada atau masih akan sampai?* hanya ditanya jika berkenaan
3 Keadaan & ketidakpadanan
- Keadaan semasa tiba* Kesemuanya dalam keadaan baik · Kerosakan kecil pada pembungkusan sahaja · Sebahagian barang rosak · Item yang diterima salah
- Huraikan kerosakan atau ketidakpadanan* hanya ditanya jika berkenaan
- Bagaimanakah penghantaran ditandatangani penerimaannya? hanya ditanya jika berkenaan Ditandatangani sebagai belum diperiksa atau rosak · Sebahagian penghantaran ditolak · Keseluruhan penghantaran ditolak · Ditandatangani tanpa catatan
- Gambar
- Adakah ini barang yang dikawal suhu?
- Suhu semasa tiba (°C)* hanya ditanya jika berkenaan
- Nombor kelompok atau lot dan tarikh luput
- Lokasi penyimpanan
4 Pengesahan
- Adakah bahagian pembelian telah dimaklumkan tentang ketidakpadanan?* hanya ditanya jika berkenaan
- Catatan
- Nota penghantaran atau slip pembungkusan
- Perakuan penerima*
- Tandatangan*
Borang nota penerimaan barangan, halaman demi halaman
1 Penghantaran
Penerima merekodkan nama mereka, tarikh dan masa penerimaan, pembekal, nombor pesanan pembelian, nombor nota penghantaran atau slip pembungkusan, pengangkut dan nombor penjejakan, lokasi penerimaan serta bilangan bungkusan atau palet.
2 Item diterima
Lima pasangan medan merekodkan item atau SKU bagi setiap baris bersebelahan dengan kuantiti sebenar yang diterima, dengan baris pertama wajib diisi. Penghantaran yang lebih panjang dimasukkan dalam kotak Baris tambahan — item, kuantiti dipesan dan kuantiti diterima bagi setiap baris.
Soalan wajib bertanya sama ada penghantaran lengkap, separa dengan baki akan menyusul, kurang atau terlebih dihantar. Apa-apa pilihan selain lengkap akan meminta butiran tentang barang yang kurang atau masih akan tiba.
3 Keadaan & ketidakpadanan
Penerima memilih keadaan semasa ketibaan: semuanya baik, hanya kerosakan kecil pada pembungkusan, sebahagian barang rosak atau item yang diterima salah. Apa-apa pilihan selain semuanya baik akan meminta penerangan dan cara penghantaran ditandatangani — belum diperiksa atau rosak, sebahagian ditolak, semuanya ditolak atau ditandatangani tanpa catatan.
Foto kerosakan, label dan nota penghantaran boleh dimuat naik. Barang yang memerlukan kawalan suhu akan meminta suhu semasa ketibaan. Nombor kelompok atau lot berserta tarikh luput dan lokasi penyimpanan melengkapkan halaman ini.
4 Pengesahan
Jika terdapat masalah, penerima mengesahkan sama ada bahagian pembelian telah dimaklumkan. Selepas menambah sebarang nota dan memuat naik nota penghantaran yang telah ditandatangani, mereka mengisytiharkan bahawa penghantaran telah disemak berdasarkan PO dan nota penghantaran, rekod ini adalah tepat, lalu menandatangani.
Ubah suai templat ini
- Tambah lebih banyak baris item atau unit ukuran di sebelah setiap kuantiti
- Tukar medan pembekal kepada senarai juntai bawah yang mengandungi pembekal biasa anda
- Tambah akaun belum bayar pada e-mel pemberitahuan supaya mereka tahu GRN sedia dipadankan
- Buang soalan suhu jika anda tidak pernah menerima barang sejuk atau beku
- Tukar tajuk dokumen untuk memasukkan nama pembekal jika anda memfailkan berdasarkan pembekal
- Tambah soalan pemeriksaan kualiti jika sesetengah barang perlu diperiksa sebelum disimpan
Petua untuk borang nota penerimaan barangan yang lebih baik
- Kira barang yang tiba dan bukannya menyalin kuantiti daripada nota penghantaran
- Tandatangani sebagai belum diperiksa atau rosak jika anda tidak dapat memeriksa semuanya sebelum pemandu beredar
- Ambil foto kerosakan sebelum mengalihkan palet atau membuka pembungkusan dengan lebih lanjut
- Laporkan ketidakpadanan kepada bahagian pembelian pada hari yang sama — pengangkut dan pembekal selalunya mempunyai tempoh tuntutan yang singkat
- Rekodkan butiran kelompok dan tarikh luput bagi apa-apa barang yang mempunyai jangka hayat
- Cari jadual Respons berdasarkan nombor PO apabila invois tiba
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap GRN disimpan sebagai PDF bertandatangan dalam folder peti simpanan pilihan anda, dengan foto dan nota penghantaran dilampirkan, dan pemilik borang dimaklumkan melalui e-mel.
Bahagian pembelian dan akaun boleh menggunakan jadual Respons untuk mencari GRN berdasarkan nombor PO atau pembekal dan mengeksportnya ke CSV untuk dipadankan. FileIt tidak bersambung dengan sistem perakaunan atau inventori, jadi kemas kini stok dan invois perlu dilakukan dalam alat anda sendiri.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Nota penerimaan barangan: soalan lazim
Adakah templat nota penerimaan barangan ini percuma?
Ya. Ini ialah salah satu templat permulaan dalam aplikasi FileIt Forms, yang tersedia pada setiap akaun termasuk pelan percuma.
Adakah GRN dipadankan dengan invois secara automatik?
Tidak. Borang ini merekodkan dan memfailkan barang yang diterima. Padanan dengan pesanan pembelian dan invois dilakukan dalam proses perakaunan anda sendiri.
Bagaimanakah kami merekodkan penghantaran yang kurang atau separa?
Pilih separa atau kurang pada soalan kelengkapan, dan kotak wajib akan meminta butiran tentang barang yang kurang atau masih akan tiba.
Bolehkah penerima melampirkan foto kerosakan?
Ya. Terdapat muat naik foto untuk kerosakan, label dan palet, serta muat naik berasingan untuk nota penghantaran yang telah ditandatangani.
Bolehkah kami merekodkan suhu bagi penghantaran sejuk?
Ya. Menyatakan bahawa barang memerlukan kawalan suhu akan meminta suhu semasa ketibaan.
Bagaimana jika penghantaran mempunyai lebih daripada lima baris?
Gunakan kotak Baris tambahan, satu baris bagi setiap item, atau lampirkan nota penghantaran yang menunjukkan semua baris.
Adakah kakitangan penerimaan perlu mempunyai akaun FileIt?
Tidak. Mereka boleh mengisinya melalui pautan pada telefon atau tablet di kawasan pemunggahan.
Bolehkah kami menggunakan ini untuk tuntutan penghantaran?
PDF bertandatangan bersama foto memberikan rekod bertarikh tentang barang yang tiba dan keadaannya. Setiap pembekal dan pengangkut mempunyai proses serta tarikh akhir tuntutan masing-masing, jadi semak perkara tersebut juga.