ما قالب نموذج مذكرة استلام البضائع؟
مذكرة استلام البضائع هي سجل فريق الاستلام لما وصل فعليًا — وهي جزء من مطابقة أمر الشراء ومذكرة استلام البضائع والفاتورة، التي تمنعك من الدفع مقابل بضائع لم تستلمها أصلًا. أما النسخة الكربونية المليئة بالملاحظات والمتروكة في صينية، فلا تؤدي هذه المهمة جيدًا.
يطلب هذا النموذج تفاصيل التسليم (المورّد ورقم أمر الشراء ومذكرة التسليم والناقل والتتبع)، والكمية المستلمة فعليًا في كل بند، وما إذا كان التسليم كاملًا، وحالته، وكيفية التوقيع عليه، وأي أرقام للدفعات ودرجات حرارة وموقع التخزين. وتؤدي مطالبات التلف والفروقات إلى طرح أسئلة إضافية وإتاحة تحميل صورة.
تُحفظ كل مذكرة استلام بضائع بصيغة PDF موقّع في خزنة FileIt الخاصة بك، بحيث يمكن لفريقي المشتريات والحسابات العثور عليها باستخدام رقم أمر الشراء عند وصول الفاتورة، مع وجود دليل يدعم أي مطالبة لدى المورّد أو الناقل.
- مناسب لـ
- المستودعات وغرف التخزين والمتاجر وأي فريق يستلم بضائع مقابل أوامر الشراء
- يُعبّئه
- الشخص الذي يفحص عملية التسليم عند استلامها
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 3–6 دقائق لكل عملية تسليم
- يتضمن
- خمسة بنود للمنتجات، بالإضافة إلى بنود إضافية، وأسئلة متابعة عن الاكتمال والحالة، وفحص درجة الحرارة، وتحميل الصور، والتوقيع
من يستخدم نموذج مذكرة استلام البضائع؟
- مستودع يستلم شحنات المورّدين مقابل أوامر الشراء
- شركة صغيرة تطابق عمليات التسليم مع الفواتير قبل الدفع
- مطبخ أو شركة أغذية تفحص شحنات المنتجات المبردة وتسجّل درجات الحرارة
- مكتب موقع يستلم مواد لمشروع إنشائي
- مدرسة أو مكتب يستلم طلبات المعدات والأثاث
- تسجيل الشحنات الناقصة أو التالفة لدعم مطالبة
أسئلة نموذج مذكرة استلام البضائع هذا
36 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 التسليم
- تم الاستلام بواسطة*
- تاريخ الاستلام*
- وقت الاستلام
- المورّد*
- رقم أمر الشراء*
- رقم مذكرة التسليم أو قسيمة التعبئة
- الناقل
- رقم التتبع أو الشحنة
- موقع الاستلام
- عدد الطرود أو المنصات
2 الأصناف المستلمة
- البند 1 — الصنف أو SKU*
- البند 1 — الكمية المستلمة*
- البند 2 — الصنف أو SKU
- البند 2 — الكمية المستلمة
- البند 3 — الصنف أو SKU
- البند 3 — الكمية المستلمة
- البند 4 — الصنف أو SKU
- البند 4 — الكمية المستلمة
- البند 5 — الصنف أو SKU
- البند 5 — الكمية المستلمة
- بنود إضافية
- هل التسليم كامل وفقًا لأمر الشراء؟* نعم — كامل · جزئي — الكمية المتبقية ستصل لاحقًا · ناقص — أصناف مفقودة · تم توريد كمية زائدة
- ما الأصناف المفقودة أو التي ستصل لاحقًا؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 الحالة والتباينات
- الحالة عند الوصول* جميعها بحالة جيدة · تلف طفيف في التغليف فقط · بعض البضائع تالفة · تم استلام أصناف غير صحيحة
- صِف التلف أو التباين* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- كيف تم التوقيع على استلام التسليم؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه تم التوقيع باعتبارها غير مفحوصة أو تالفة · تم رفض جزء من التسليم · تم رفض التسليم بالكامل · تم التوقيع دون تحفظ
- الصور
- هل هذه بضائع تتطلب التحكم في درجة الحرارة؟
- درجة الحرارة عند الوصول (°C)* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- أرقام الدُفعات أو التشغيلات وتواريخ انتهاء الصلاحية
- موقع التخزين
4 الاعتماد
- هل أُبلغ قسم المشتريات بالتباين؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- ملاحظات
- مذكرة التسليم أو قسيمة التعبئة
- إقرار المستلم*
- التوقيع*
نموذج مذكرة استلام البضائع، صفحةً صفحةً
1 التسليم
يسجّل المستلم اسمه وتاريخ ووقت الاستلام، واسم المورّد، ورقم أمر الشراء، ورقم مذكرة التسليم أو قائمة التعبئة، والناقل ورقم التتبع، وموقع الاستلام، وعدد الطرود أو المنصات.
2 البنود المستلمة
تسجّل خمسة أزواج من الحقول في كل بند اسم المنتج أو رمز SKU إلى جانب الكمية المستلمة فعليًا، مع إلزامية تعبئة البند الأول. أما عمليات التسليم الأطول فتُسجّل في خانة البنود الإضافية — المنتج والكمية المطلوبة والكمية المستلمة في كل سطر.
يسأل النموذج سؤالًا إلزاميًا عمّا إذا كان التسليم كاملًا، أو جزئيًا مع وصول الكمية المتبقية لاحقًا، أو ناقصًا، أو يتضمن كمية زائدة. وأي إجابة غير «كامل» تطلب توضيح ما ينقص أو ما سيصل لاحقًا.
3 الحالة والفروقات
يختار المستلم الحالة عند الوصول: كل شيء سليم، أو تلف بسيط في التغليف فقط، أو تلف بعض البضائع، أو استلام منتجات خاطئة. وأي إجابة غير «كل شيء سليم» تطلب وصفًا للحالة وتوضيح كيفية التوقيع على التسليم — دون فحص أو مع وجود تلف، أو رفض جزء منه، أو رفضه بالكامل، أو التوقيع دون تحفظ.
يمكن تحميل صور التلف والملصقات ومذكرة التسليم. وتطلب البضائع الخاضعة للتحكم في درجة الحرارة تسجيل درجة الحرارة عند الوصول. ثم تُستكمل الصفحة بأرقام الدفعات أو أرقام التشغيلات مع تواريخ انتهاء الصلاحية وموقع التخزين.
4 الاعتماد والتوقيع
إذا حدثت مشكلة، يؤكد المستلم ما إذا كان قد أبلغ فريق المشتريات. وبعد إضافة أي ملاحظات وتحميل مذكرة التسليم الموقّعة، يقرّ بأن التسليم فُحص مقابل أمر الشراء ومذكرة التسليم، وأن السجل دقيق، ثم يوقّع.
خصّص القالب كما تريد
- أضف مزيدًا من بنود المنتجات، أو أضف وحدة قياس إلى جانب كل كمية
- حوّل حقل المورّد إلى قائمة منسدلة تضم المورّدين المعتادين
- أضف الحسابات الدائنة إلى رسائل البريد الإلكتروني للإشعارات ليعرف الفريق أن مذكرة استلام بضائع جاهزة للمطابقة
- أزل سؤال درجة الحرارة إذا كنت لا تستلم بضائع مبردة أو مجمدة مطلقًا
- غيّر عنوان المستند ليشمل اسم المورّد إذا كنت تحفظ الملفات حسب المورّد
- أضف سؤالًا عن فحص الجودة إذا كانت بعض البضائع تحتاج إلى الفحص قبل تخزينها
نصائح لتحسين نموذج مذكرة استلام البضائع
- احسب ما وصل فعليًا بدلًا من نسخ الكمية من مذكرة التسليم
- وقّع على أنها غير مفحوصة أو تالفة إذا لم تتمكن من فحص كل شيء قبل مغادرة السائق
- صوّر التلف قبل تحريك المنصة أو فتح التغليف أكثر
- أبلغ المشتريات بالفروقات في اليوم نفسه — فكثيرًا ما تكون أمام الناقلين والمورّدين فترات قصيرة لتقديم المطالبات
- سجّل تفاصيل الدفعة وانتهاء الصلاحية لأي منتج له مدة صلاحية
- ابحث في جدول Responses باستخدام رقم أمر الشراء عند وصول الفاتورة
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
تُحفظ كل مذكرة استلام بضائع بصيغة PDF موقّع في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الصور ومذكرة التسليم، ويتلقى مالك النموذج إشعارًا عبر البريد الإلكتروني.
يمكن لفريقي المشتريات والحسابات استخدام جدول Responses للعثور على مذكرات استلام البضائع حسب رقم أمر الشراء أو المورّد، وتصديرها إلى CSV لإجراء المطابقة. لا يتصل FileIt بأنظمة المحاسبة أو المخزون، لذلك تُجرى تحديثات المخزون والفواتير في أدواتك الخاصة.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج مذكرة استلام البضائع: الأسئلة الشائعة
هل نموذج مذكرة استلام البضائع هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد النماذج الجاهزة للمبتدئين في تطبيق FileIt Forms، ومتاح في كل حساب، بما في ذلك الخطة المجانية.
هل تطابق مذكرة استلام البضائع الفواتير تلقائيًا؟
لا. يسجّل النموذج ما تم استلامه ويحفظه. أما مطابقته مع أمر الشراء والفاتورة فتتم ضمن إجراءات المحاسبة الخاصة بك.
كيف نسجّل عملية تسليم ناقصة أو جزئية؟
اختر «جزئي» أو «ناقص» في سؤال الاكتمال، وستطلب خانة إلزامية توضيح ما ينقص أو ما سيصل لاحقًا.
هل يمكن للمستلمين إرفاق صور للتلف؟
نعم. يوجد حقل لتحميل صور التلف والملصقات والمنصات، وحقل تحميل منفصل لمذكرة التسليم الموقّعة.
هل يمكننا تسجيل درجات الحرارة للشحنات المبردة؟
نعم. عند الإشارة إلى أن البضائع خاضعة للتحكم في درجة الحرارة، سيُطلب تسجيل درجة الحرارة عند الوصول.
ماذا لو احتوى التسليم على أكثر من خمسة بنود؟
استخدم خانة البنود الإضافية، مع سطر واحد لكل منتج، أو أرفق مذكرة التسليم التي تعرض جميع البنود.
هل يحتاج موظفو الاستلام إلى حساب FileIt؟
لا. يمكنهم تعبئة النموذج من خلال رابط على هاتف أو جهاز لوحي عند منطقة التحميل.
هل يمكننا استخدام هذا النموذج لتقديم مطالبة بشأن التسليم؟
يوفر ملف PDF الموقّع مع الصور سجلًا مؤرخًا لما وصل وحالته. لكل مورّد وناقل إجراءات ومواعيد نهائية خاصة بالمطالبات، لذا احرص على التحقق منها أيضًا.