ما قالب نموذج تقرير البضائع التالفة؟
غالبًا ما يُكتشف المخزون التالف، ثم يُنقل إلى زاوية ويُنسى — إلى أن تنتهي مهلة مطالبة المورّد أو يظهر الشطب في الحسابات من دون تفسير. ما تحتاج إليه هو تقرير سريع يُعدّ بينما لا تزال الأدلة متاحة: الصور، والتغليف، والملصقات، وتفاصيل التسليم.
يسأل هذا القالب عن مكان اكتشاف المشكلة (التسليم الوارد، أو التخزين، أو التجهيز، أو إرجاع العميل، أو بعد الشحن)، وما الخطأ، وأمر الشراء، ومرجع الطلب، وتفاصيل الناقل، والأصناف والقيمة المتأثرة، وحالة التغليف. ويتطلب صورًا، ويسأل عما إذا كان قد تم عزل المخزون، ويسجل الإجراء المقترح — الإرجاع، أو المطالبة، أو الشطب، أو إعادة العمل، أو الخصم، أو التعليق.
يُحفظ كل تقرير بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك مع إرفاق صوره، بحيث يحصل المسؤول عن المطالبات أو عمليات الشطب على الصورة الكاملة في مكان واحد.
- مناسب لـ
- المستودعات والمتاجر والموزعين وفرق تنفيذ طلبات التجارة الإلكترونية
- يُعبئه
- موظف اكتشف المخزون التالف أو المفقود
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 3–5 دقائق
- يتضمن
- أسئلة عن التسليم الوارد، وتقديرات القيمة، والصور المطلوبة، والعزل، والإجراء المقترح
من يستخدم نموذج تقرير البضائع التالفة؟
- مستودع يُبلغ عن منصات نُقلت من مورّد وتضررت أثناء النقل
- متجر إلكتروني يسجل أصنافًا استلمها العميل تالفة
- متجر يسجل مخزونًا تالفًا في الغرفة الخلفية
- موزع يجمع الأدلة لتقديم مطالبة إلى الناقل
- شركة أغذية تسجل مخزونًا فاسدًا أو منتهي الصلاحية قبل التخلص منه
- تتبع النواقص المكتشفة عند فتح الكراتين المغلقة
أسئلة نموذج تقرير البضائع التالفة هذا
27 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة.
1 المبلّغ
- اسمك*
- البريد الإلكتروني*
- الهاتف
- الموقع أو المستودع
- تاريخ العثور عليه*
2 ما الذي حدث؟
- أين عُثر عليه؟* عند التسليم من مورّد · أثناء التخزين · أثناء الانتقاء أو التعبئة · ضمن مرتجع من عميل · أبلغ عنه عميل بعد الشحن
- ما المشكلة؟* تالف · مفقود أو ناقص الكمية · مبتل أو ملوث · التغليف مسحوق أو ممزق · منتهي الصلاحية أو فاسد · صنف غير صحيح
- رقم أمر الشراء
- رقم أمر البيع أو مرجع العميل
- الناقل
- رقم التتبع أو الشحنة
- هل تم توقيع استلام الشحنة على أنها تالفة أو غير مفحوصة؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه نعم · لا — تم توقيع الاستلام دون تحفظ · لم يُوقّع عليه بعد
- ما الذي حدث؟*
3 الأصناف المتأثرة
- رمز SKU أو رقم الجزء*
- وصف الصنف
- الكمية المتأثرة*
- أرقام الدفعة أو التشغيلة أو الرقم التسلسلي
- تكلفة الوحدة
- القيمة الإجمالية التقديرية
- أصناف أخرى متأثرة
- حالة التغليف التغليف الخارجي سليم · التغليف الخارجي تالف · التغليف الداخلي تالف · لا يوجد تغليف
4 الأدلة والإجراء
- الصور*
- إشعار التسليم أو إثبات التسليم أو مستندات أخرى
- هل تم وضع المخزون جانبًا بحيث لا يمكن انتقاؤه؟*
- أين يوجد؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الإجراء المقترح* إعادته إلى المورّد · تقديم مطالبة إلى الناقل · شطبُه والتخلص منه · إعادة تجهيزه أو تغليفه · بيعه كدرجة ثانية أو بسعر مخفض · حجزه للفحص
- ملاحظات
نموذج تقرير البضائع التالفة، صفحةً صفحةً
1 المبلّغ
يقدم الشخص الذي أعدّ البلاغ اسمه وبريده الإلكتروني ورقم هاتفه وموقعه وتاريخ اكتشاف المشكلة.
2 ما الذي حدث؟
يسجل سؤال إلزامي مكان اكتشاف المشكلة: عند التسليم من مورّد، أو في التخزين، أو أثناء التجهيز أو التعبئة، أو ضمن إرجاع عميل، أو بعد أن أبلغ العميل عنها عقب الشحن. وتوضح قائمة اختيار ما الخطأ — تالف، أو مفقود أو ناقص، أو مبلل أو ملوث، أو تغليف مسحوق، أو منتهي الصلاحية أو فاسد، أو صنف غير صحيح، أو أي شيء آخر.
يربط أمر الشراء أو أمر البيع أو مرجع العميل، والناقل، ورقم التتبع التقرير بالمستندات الصحيحة. وبالنسبة إلى عمليات التسليم الواردة، يسأل النموذج عن كيفية توقيع استلام التسليم، ويذكّر الموظفين بأن مهَل المطالبات عادةً ما تكون محدودة. ويشرح وصف إلزامي ما حدث.
3 الأصناف المتأثرة
يُسجل الصنف الرئيسي مع رمز SKU الخاص به، ووصفه، والكمية المتأثرة، وأرقام الدفعة أو الأرقام التسلسلية، وتكلفة الوحدة، وإجمالي القيمة التقديرية. وتُدرج الأصناف الأخرى في مربع، صنف واحد في كل سطر. ويسجل سؤال أخير حالة التغليف — سليم، أو متضرر من الخارج، أو متضرر من الداخل، أو غير موجود.
4 الأدلة والإجراء
الصور مطلوبة: لقطة مقرّبة للتلف، والتغليف، والملصقات، والحمولة. ويمكن إضافة مذكرات التسليم أو إثبات التسليم بشكل منفصل. ويذكر المبلّغ ما إذا كان قد تم عزل المخزون بحيث لا يمكن تجهيزه، ومكان عزله، ثم يقترح إجراءً: إعادته إلى المورّد، أو تقديم مطالبة إلى الناقل، أو شطبه، أو إعادة العمل عليه أو إعادة تغليفه، أو بيعه بخصم، أو تعليقه للفحص.
خصّص القالب كما تريد
- غيّر العملة في حقول التكلفة والقيمة إلى العملة التي تستخدمها
- أضف الناقلين المعتادين لديك كقائمة منسدلة بدلًا من إدخال نص حر
- أضف قسمًا لموافقة المدير على عمليات الشطب التي تتجاوز قيمة محددة
- أضف فريق المطالبات أو المشتريات إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإشعارات
- أزل أسئلة التسليم الوارد إذا كنت تستخدم النموذج فقط للأضرار التي تحدث أثناء التخزين
- اجعل حقول القيمة إلزامية إذا كانت كل عملية شطب تتطلب إدخال قيمة
نصائح لتحسين نموذج تقرير البضائع التالفة
- التقط الصور قبل نقل أي شيء أو مواصلة تفريغه
- احتفظ بالتغليف الأصلي حتى تسوية المطالبة أو الإرجاع
- اعزل المخزون التالف وضع عليه ملصقًا حتى لا يتم تجهيزه عن طريق الخطأ
- أبلغ عن الأضرار الواردة بسرعة — فقد تكون مواعيد المورّد والناقل قصيرة
- ابحث عن الأنماط حسب المورّد أو الناقل أو منطقة التخزين عند تصدير التقارير
- اربط كل تقرير بإشعار استلام البضائع الخاص بالتسليم نفسه
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
عند إرسال التقرير، يحفظه FileIt بصيغة PDF مع إرفاق الصور والمستندات في مجلد الخزنة الذي تختاره، ويرسل بريدًا إلكترونيًا إلى مالك النموذج حتى تتمكن فرق المطالبات أو مراقبة المخزون من اتخاذ الإجراء.
استخدم جدول الردود لتتبع التقارير حسب المرحلة أو المشكلة أو الإجراء المقترح، وصدّرها إلى CSV لحساب إجمالي عمليات الشطب حسب الشهر أو المورّد. وتُقدَّم المطالبات نفسها عبر إجراءات كل مورّد أو ناقل على حدة.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج تقرير البضائع التالفة: الأسئلة الشائعة
هل قالب تقرير البضائع التالفة هذا مجاني؟
نعم. إنه مشمول في تطبيق Forms من FileIt ضمن كل حساب، بما في ذلك الخطة المجانية.
هل الصور مطلوبة؟
نعم، تُطلب صورة واحدة على الأقل، لأنها عادةً أهم دليل. ويمكنك جعلها اختيارية في المصمم.
هل يقدّم FileIt المطالبة إلى الناقل؟
لا. يجمع النموذج الأدلة ويحفظها. ويقدّم فريقك المطالبة عبر الإجراءات الخاصة بالناقل أو المورّد.
هل يمكننا الإبلاغ عن بضائع استلمها العميل تالفة؟
نعم. اختر "أبلغ عنها العميل بعد الشحن" وأضف أمر البيع أو مرجع العميل.
هل يمكننا تسجيل قيمة الضرر؟
نعم. توجد حقول اختيارية لتكلفة الوحدة وإجمالي القيمة بالعملة التي تختارها.
ماذا لو كانت عدة أصناف تالفة؟
سجّل الصنف الرئيسي في حقول الصنف، وأدرج بقية الأصناف، صنفًا واحدًا في كل سطر، في مربع الأصناف الأخرى المتأثرة.
هل يحتاج الموظفون إلى حساب FileIt؟
لا. يمكنهم الإبلاغ من خلال رابط على الهاتف، مما يجعل التقاط الصور في موقع الحادث سهلًا.
هل يمكن تنبيهنا فورًا إلى الأضرار عالية القيمة؟
يرسل كل إرسال بريدًا إلكترونيًا إلى مالك النموذج، ويمكنك إضافة عناوين أخرى في الإعدادات. ولا يقوم النموذج بتصفية التنبيهات حسب القيمة.