¿Qué es la plantilla del formulario de informe de mercancía dañada?
Las existencias dañadas suelen detectarse, trasladarse a un rincón y olvidarse, hasta que vence el plazo para reclamar al proveedor o la baja contable aparece sin explicación en las cuentas. Lo que hace falta es un informe rápido, elaborado mientras las pruebas aún están disponibles: fotos, embalaje, etiquetas y datos de entrega.
Esta plantilla pregunta dónde se encontró el problema (entrega recibida, almacenamiento, preparación de pedidos, devolución de un cliente o después del envío), qué ocurre, los datos del pedido de compra, la referencia del pedido y del transportista, los artículos y el valor afectados, y el estado del embalaje. Requiere fotos, pregunta si las existencias se han separado y registra la acción propuesta: devolución, reclamación, baja, reacondicionamiento, descuento o retención.
Cada informe se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt con las fotos adjuntas, para que quien gestione las reclamaciones o las bajas tenga toda la información en un mismo lugar.
- Ideal para
- Almacenes, tiendas, distribuidores y equipos de preparación de pedidos de comercio electrónico
- Lo completa
- La persona del equipo que encontró las existencias dañadas o faltantes
- Tiempo de realización
- Unos 3–5 minutos
- Incluye
- Preguntas sobre entregas recibidas, estimaciones de valor, fotos obligatorias, cuarentena y acción propuesta
¿Quién usa un formulario de informe de mercancía dañada?
- Un almacén que informa de palés dañados durante el transporte desde un proveedor
- Una tienda online que registra artículos que un cliente recibió rotos
- Una tienda que registra existencias dañadas en la trastienda
- Un distribuidor que recopila pruebas para una reclamación al transportista
- Una empresa de alimentación que registra existencias estropeadas o caducadas antes de desecharlas
- Seguimiento de faltantes detectados al abrir cajas selladas
Preguntas de este formulario de informe de mercancía dañada
27 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Persona que informa
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Centro o almacén
- Fecha en que se encontró*
2 Qué ocurrió
- ¿Dónde se encontró?* En la entrega de un proveedor · En el almacén · Durante la preparación o el embalaje · En una devolución de cliente · Notificado por un cliente después del envío
- ¿Qué problema hay?* Dañado · Faltante o cantidad incompleta · Mojado o contaminado · Embalaje aplastado o rasgado · Caducado o deteriorado · Artículo incorrecto
- Número de pedido de compra
- Pedido de venta o referencia del cliente
- Transportista
- Número de seguimiento o de envío
- ¿Se firmó la entrega indicando daños o sin comprobarla? solo se pregunta cuando corresponde Sí · No — se firmó sin reservas · Aún no se ha firmado
- Qué ocurrió*
3 Artículos afectados
- SKU o número de pieza*
- Descripción del artículo
- Cantidad afectada*
- Números de lote, partida o serie
- Coste unitario
- Valor total estimado
- Otros artículos afectados
- Estado del embalaje Embalaje exterior intacto · Embalaje exterior dañado · Embalaje interior dañado · Sin embalaje
4 Pruebas y medidas
- Fotos*
- Nota de entrega, comprobante de entrega u otros documentos
- ¿Se han apartado las existencias para que no puedan prepararse?*
- ¿Dónde están? solo se pregunta cuando corresponde
- Medida propuesta* Devolver al proveedor · Reclamar al transportista · Dar de baja y desechar · Reacondicionar o volver a embalar · Vender como producto de segunda o con descuento · Retener para inspección
- Notas
El formulario informe de mercancía dañada, página por página
1 Persona que informa
La persona que informa indica su nombre, correo electrónico, teléfono, centro y la fecha en que se detectó el problema.
2 Qué ocurrió
Una pregunta obligatoria registra dónde se encontró: en una entrega de un proveedor, durante el almacenamiento, al preparar o embalar un pedido, en una devolución de un cliente o comunicado por un cliente después del envío. Una lista de opciones indica qué ocurre: dañado, faltante o con cantidad inferior, mojado o contaminado, embalaje aplastado, caducado o estropeado, artículo incorrecto u otro problema.
El pedido de compra, el pedido de venta o la referencia del cliente, junto con el transportista y el número de seguimiento, vinculan el informe con la documentación correcta. En las entregas recibidas, el formulario pregunta cómo se firmó la entrega y recuerda al personal que los plazos para reclamar suelen ser limitados. Una descripción obligatoria explica lo ocurrido.
3 Artículos afectados
El artículo principal se registra con su SKU, descripción, cantidad afectada, números de lote o serie, coste unitario y valor total estimado. Los demás artículos se incluyen en un cuadro, uno por línea. Una pregunta final registra el estado del embalaje: intacto, exterior dañado, interior dañado o inexistente.
4 Pruebas y acción
Las fotos son obligatorias: un primer plano de los daños, el embalaje, las etiquetas y la carga. Las notas de entrega o los comprobantes de entrega se pueden añadir por separado. La persona que informa indica si las existencias se han separado para que no puedan prepararse por error y dónde se encuentran; después propone una acción: devolverlas al proveedor, reclamar al transportista, darlas de baja, reacondicionarlas o reenvasarlas, venderlas con descuento o retenerlas para su inspección.
Personaliza la plantilla
- Cambia la moneda de los campos de coste y valor por la que utilizas
- Añade tus transportistas habituales como opciones desplegables en lugar de texto libre
- Añade una sección de aprobación del responsable para las bajas que superen un valor determinado
- Añade al equipo de reclamaciones o compras a los correos de notificación
- Elimina las preguntas sobre entregas recibidas si solo lo utilizas para daños durante el almacenamiento
- Haz obligatorios los campos de valor si todas las bajas deben incluir una cifra
Consejos para mejorar tu formulario informe de mercancía dañada
- Haz fotos antes de mover o desembalar nada más
- Conserva el embalaje original hasta que se resuelva la reclamación o devolución
- Separa las existencias dañadas y etiquétalas para que no se preparen por error
- Informa rápidamente de los daños en las entregas recibidas: los plazos del proveedor y del transportista pueden ser cortos
- Busca patrones por proveedor, transportista o zona de almacenamiento al exportar los informes
- Vincula cada informe con la nota de recepción de mercancía de la misma entrega
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando se envía un informe, FileIt lo guarda como PDF con las fotos y los documentos adjuntos en la carpeta de bóveda que elijas, y envía un correo al propietario del formulario para que los equipos de reclamaciones o control de existencias puedan actuar.
Utiliza la tabla de respuestas para hacer un seguimiento de los informes por fase, problema o acción propuesta, y expórtalos a CSV para totalizar las bajas por mes o proveedor. Las reclamaciones se realizan a través del proceso propio de cada proveedor o transportista.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Informe de mercancía dañada: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de informe de mercancía dañada?
Sí. Está incluida en la aplicación FileIt Forms en todas las cuentas, incluido el plan gratuito.
¿Son obligatorias las fotos?
Sí, se necesita al menos una foto porque normalmente es la prueba más importante. Puedes hacer que sean opcionales en el diseñador.
¿FileIt presenta la reclamación al transportista?
No. El formulario recopila y archiva las pruebas. Tu equipo presenta la reclamación mediante el proceso propio del transportista o proveedor.
¿Podemos informar de mercancía que un cliente recibió dañada?
Sí. Elige "Comunicado por un cliente después del envío" y añade el pedido de venta o la referencia del cliente.
¿Podemos registrar el valor de los daños?
Sí. Hay campos opcionales para el coste unitario y el valor total en la moneda que elijas.
¿Qué ocurre si hay varios artículos dañados?
Registra el artículo principal en los campos del artículo y enumera los demás, uno por línea, en el cuadro de otros artículos afectados.
¿El personal necesita una cuenta de FileIt?
No. Puede informar desde un enlace en el teléfono, lo que facilita hacer fotos en el momento.
¿Podemos recibir avisos inmediatos de daños de gran valor?
Cada envío envía un correo al propietario del formulario, y puedes añadir más direcciones en la configuración. El formulario no filtra los avisos por valor.