¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de envío?
«¿Puedes enviar esto a un cliente mañana?» es el origen de la mayoría de los problemas de envío. Después, el departamento de correo o el almacén tiene que pedir el teléfono del destinatario, el peso, confirmar si la caja contiene baterías, saber quién paga y, si el envío sale del país, qué debe incluir la documentación aduanera.
Esta plantilla solicita todo de una vez: la persona solicitante y el centro de coste, el destinatario y la dirección de entrega, el tipo de paquete, el número de piezas, el peso, las dimensiones y el contenido, una comprobación de mercancías peligrosas, el seguro, el nivel de servicio y las fechas, además de quién paga. Los envíos internacionales añaden el motivo de la exportación, el valor declarado y una descripción aduanera.
Cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, para que tengas un registro de qué se envió, a dónde, por qué y con cargo a qué presupuesto.
- Ideal para
- Departamentos de correo, almacenes y responsables de oficina que gestionan envíos salientes
- Quién lo completa
- La persona del equipo que necesita enviar algo
- Tiempo para completarlo
- Unos 3–5 minutos
- Incluye
- Preguntas sobre aduanas internacionales, comprobación de mercancías peligrosas, seguro, opciones de facturación y carga de documentos
¿Quién usa un formulario de solicitud de envío?
- Una oficina donde el personal envía muestras, documentos y equipos a través de un único departamento de correo
- Un almacén que gestiona envíos puntuales fuera del flujo de pedidos habitual
- Enviar materiales para una feria comercial al lugar de celebración
- Devolver equipos defectuosos a un proveedor para su reparación
- Imputar los costes de mensajería al departamento correspondiente
- Recopilar los datos aduaneros antes de reservar un servicio de mensajería internacional
Preguntas de este formulario de solicitud de envío
33 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Solicitante
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Departamento
- Centro de costes*
- Origen del envío
2 Destino
- Destinatario*
- Empresa
- Teléfono del destinatario*
- Correo electrónico del destinatario
- Dirección de entrega*
- ¿Se envía a otro país?*
- Motivo de exportación* solo se pregunta cuando corresponde Venta · Muestra · Regalo · Devolución o reparación · Documentos · Temporal — exposición o préstamo
- Valor declarado del contenido* solo se pregunta cuando corresponde
- Descripción del contenido para la aduana* solo se pregunta cuando corresponde
3 Paquete
- Tipo de paquete* Sobre o documentos · Caja o paquete · Palé · Tubo
- Número de piezas*
- Peso total (kg)*
- Dimensiones (largo × ancho × alto cm)
- ¿Qué se envía?*
- ¿Contiene baterías, líquidos, aerosoles, productos químicos u otras mercancías peligrosas?*
- ¿Qué mercancías peligrosas contiene?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Es frágil?
- ¿Quieres asegurar el envío?
- Valor a asegurar* solo se pregunta cuando corresponde
4 Servicio y facturación
- Nivel de servicio* Mensajería en el mismo día · Al día siguiente · Estándar (2–5 días) · Económico · Servicio de carga o palé
- Disponible para recoger el*
- Debe llegar el
- ¿Se necesita firma en la entrega?
- ¿Quién paga?* Nuestra cuenta — cargar a mi centro de costes · Paga el destinatario · Cuenta de terceros
- Número de cuenta para facturación* solo se pregunta cuando corresponde
- Facturas, lista de embalaje o fichas de datos de seguridad
- Instrucciones especiales
El formulario solicitud de envío, página por página
1 Persona solicitante
La persona solicitante indica su nombre, correo electrónico, teléfono y departamento, un centro de coste obligatorio para imputar el cargo y el lugar desde el que se realiza el envío si no es la oficina principal.
2 Destinatario
Primero se solicitan el nombre, la empresa, el número de teléfono (los transportistas suelen necesitarlo), el correo electrónico y la dirección de entrega completa del destinatario. Una pregunta obligatoria confirma si el envío va a otro país.
Si es así, una nota explica que normalmente se necesita documentación aduanera, y el formulario solicita el motivo de la exportación (venta, muestra, regalo, devolución o reparación, documentos o temporal), el valor declarado y una descripción del contenido para la aduana.
3 Paquete
La persona solicitante elige el tipo de paquete —sobre, caja, palé, tubo u otro— e indica el número de piezas, el peso total, las dimensiones y una descripción del contenido. Una pregunta obligatoria sobre mercancías peligrosas incluye baterías, líquidos, aerosoles y productos químicos; si responde que sí, debe indicar cuáles son y aparece una nota que informa de que el equipo de envíos confirmará cómo se pueden enviar. La página termina con los artículos frágiles y el seguro, incluido el valor que se desea asegurar.
4 Servicio y facturación
La persona solicitante elige un nivel de servicio, desde el mismo día hasta transporte de carga, la fecha en que el envío estará listo para su recogida y, si es importante, cuándo debe llegar. Indica si se necesita firma en la entrega y quién paga: la cuenta de la empresa, con el cargo al centro de coste; el destinatario; o un tercero (en cuyo caso se solicita el número de cuenta). Se pueden cargar facturas, listas de contenido o fichas de datos de seguridad, así como añadir instrucciones especiales de entrega.
Personaliza la plantilla
- Sustituye los niveles de servicio por los servicios concretos de tus transportistas
- Cambia la moneda de los campos de valor por la que utilizas
- Convierte el campo de origen del envío en un menú desplegable con tus centros
- Elimina las preguntas internacionales si solo realizas envíos nacionales
- Añade tu departamento de correo o almacén a los correos de notificación
- Añade una pregunta de aprobación para los envíos que superen un coste determinado
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de envío
- Pesa y mide el paquete antes de solicitar el envío; las estimaciones provocan recargos y retrasos
- Indica siempre el teléfono del destinatario; muchas empresas de mensajería no entregan el paquete sin él
- Describe el contenido con precisión para la aduana; las descripciones imprecisas suelen provocar retenciones
- Consulta al equipo de envíos antes de enviar cualquier artículo con baterías de litio
- Conserva el número de seguimiento junto con la solicitud una vez reservado el envío
- Exporta las solicitudes por centro de coste cada mes para refacturarlas
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud se guarda como PDF en la carpeta de bóveda que elijas, con las facturas o listas de contenido adjuntas, y se envía un correo al propietario del formulario para que el equipo de envíos pueda reservarlo.
La tabla de respuestas muestra todas las solicitudes por fecha, nivel de servicio y centro de coste, y se exporta a CSV para refacturación o conciliación con el transportista. FileIt no reserva servicios de mensajería ni imprime etiquetas; eso se hace en el sistema propio de tu transportista.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de envío: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de formulario de solicitud de envío?
Sí. Está incluida en la app Forms de FileIt en todas las cuentas, incluido el plan gratuito.
¿El formulario reserva el servicio de mensajería o imprime etiquetas?
No. Recopila la solicitud y la archiva. Tu equipo de envíos reserva el envío con tu transportista.
¿Podemos recopilar información aduanera?
Sí. Indicar que el envío va al extranjero solicita el motivo de la exportación, el valor declarado y una descripción del contenido para la aduana.
¿El formulario nos indica si se pueden enviar mercancías peligrosas?
No. Señala que el paquete contiene mercancías peligrosas y pregunta cuáles. Si se pueden enviar y cómo depende de las normas de tu transportista.
¿Podemos imputar los envíos a los departamentos?
Sí. El centro de coste es obligatorio, y la pregunta de facturación registra si el cargo se hace a tu cuenta, a la del destinatario o a la de un tercero.
¿El personal necesita una cuenta de FileIt?
No. Puede solicitar un envío desde el enlace del formulario.
¿El personal puede adjuntar una factura o una lista de contenido?
Sí. Hay una opción para cargar facturas, listas de contenido y fichas de datos de seguridad, con un máximo de cinco archivos.
¿Podemos añadir nuestros propios transportistas y servicios?
Sí. Edita las opciones de nivel de servicio en el diseñador para que coincidan con los servicios que utilizas.