Quel est le modèle de formulaire demande d’expédition ?
« Pouvez-vous envoyer ceci à un client demain ? » C’est ainsi que commencent la plupart des problèmes d’expédition. Le service courrier ou l’entrepôt doit ensuite rechercher le numéro de téléphone du destinataire, le poids, vérifier si le colis contient des batteries, déterminer qui paie et — pour tout envoi à l’étranger — savoir quoi inscrire sur les documents douaniers.
Ce modèle demande toutes ces informations en une seule fois : le demandeur et le centre de coûts, le destinataire et l’adresse de livraison, le type de colis, le nombre de pièces, le poids, les dimensions et le contenu, une vérification des marchandises dangereuses, l’assurance, le niveau de service et les dates, ainsi que le payeur. Les expéditions internationales ajoutent le motif de l’exportation, la valeur déclarée et une description douanière.
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, ce qui vous permet de garder une trace de ce qui a été envoyé, où, pourquoi et sur quel budget.
- Idéal pour
- Les services courrier, les entrepôts et les responsables de bureau qui gèrent les expéditions sortantes
- Rempli par
- Le membre du personnel qui doit faire envoyer quelque chose
- Temps nécessaire
- Environ 3 à 5 minutes
- Comprend
- Questions douanières internationales, vérification des marchandises dangereuses, assurance, options de facturation et téléversement de documents
Qui utilise un formulaire demande d’expédition ?
- Un bureau où le personnel envoie des échantillons, des documents et du matériel par l’intermédiaire d’un même service courrier
- Un entrepôt qui gère des expéditions ponctuelles en dehors du flux habituel des commandes
- Envoyer du matériel de salon sur un lieu d’exposition
- Retourner du matériel défectueux à un fournisseur pour réparation
- Imputer les frais de transport au bon service
- Recueillir les informations douanières avant de réserver un transporteur international
Questions de ce formulaire demande d’expédition
33 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.
1 Demandeur
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone
- Service
- Centre de coûts*
- Lieu d'expédition
2 Destinataire
- Destinataire*
- Entreprise
- Téléphone du destinataire*
- E-mail du destinataire
- Adresse de livraison*
- L'envoi est-il destiné à un autre pays ?*
- Motif de l'exportation* affichée uniquement si applicable Vente · Échantillon · Cadeau · Retour ou réparation · Documents · Temporaire — exposition ou prêt
- Valeur déclarée du contenu* affichée uniquement si applicable
- Description du contenu pour les douanes* affichée uniquement si applicable
3 Colis
- Type de colis* Enveloppe ou documents · Boîte ou colis · Palette · Tube
- Nombre de pièces*
- Poids total (kg)*
- Dimensions (L × l × H cm)
- Quel est le contenu de l'envoi ?*
- Contient-il des batteries, des liquides, des aérosols, des produits chimiques ou d'autres marchandises dangereuses ?*
- Quelles sont les marchandises dangereuses ?* affichée uniquement si applicable
- Est-il fragile ?
- Assurer l'envoi ?
- Valeur à assurer* affichée uniquement si applicable
4 Service et facturation
- Niveau de service* Coursier le jour même · Livraison le lendemain · Standard (2–5 jours) · Économique · Fret ou service de palettes
- Prêt à être enlevé le*
- Doit arriver au plus tard le
- Signature requise à la livraison ?
- Qui paie ?* Notre compte — imputer à mon centre de coûts · Le destinataire paie · Compte d'un tiers
- Numéro du compte à facturer* affichée uniquement si applicable
- Factures, liste de colisage ou fiches de données de sécurité
- Instructions particulières
Le formulaire demande d’expédition, page par page
1 Demandeur
Le demandeur indique son nom, son adresse e-mail, son numéro de téléphone et son service, ainsi qu’un centre de coûts obligatoire pour l’imputation des frais et le lieu d’expédition si celui-ci n’est pas le bureau principal.
2 Expédier à
Le nom du destinataire, son entreprise, son numéro de téléphone (les transporteurs en ont souvent besoin), son adresse e-mail et son adresse complète de livraison sont demandés en premier. Une question obligatoire demande si l’expédition est destinée à un autre pays.
Si c’est le cas, une note explique que des documents douaniers sont généralement nécessaires, puis le formulaire demande le motif de l’exportation (vente, échantillon, cadeau, retour ou réparation, documents, ou temporaire), la valeur déclarée et une description du contenu pour la douane.
3 Colis
Le demandeur choisit le type de colis — enveloppe, carton, palette, tube ou autre — et indique le nombre de pièces, le poids total, les dimensions ainsi qu’une description du contenu. Une question obligatoire sur les marchandises dangereuses couvre les batteries, liquides, aérosols et produits chimiques ; une réponse positive demande de préciser les marchandises concernées et affiche une note indiquant que l’équipe logistique confirmera comment elles peuvent être expédiées. Les articles fragiles et l’assurance, avec la valeur à assurer, terminent la page.
4 Service et facturation
Le demandeur choisit un niveau de service allant de l’expédition le jour même au fret, indique la date à laquelle le colis sera prêt à être enlevé et, si nécessaire, la date à laquelle il doit arriver. Il précise si une signature est requise à la livraison et qui paie : le compte de l’entreprise imputé au centre de coûts, le destinataire ou un tiers (dans ce dernier cas, le numéro de compte est demandé). Les factures, listes de colisage ou fiches de données de sécurité peuvent être téléversées, et des instructions spéciales de livraison peuvent être ajoutées.
Personnalisez le modèle
- Remplacez les niveaux de service par les services proposés par vos transporteurs
- Modifiez la devise des champs de valeur pour utiliser celle qui vous convient
- Transformez le champ du lieu d’expédition en liste déroulante de vos sites
- Supprimez les questions internationales si vous expédiez uniquement dans votre pays
- Ajoutez votre service courrier ou votre entrepôt aux e-mails de notification
- Ajoutez une question d’approbation pour les expéditions dépassant un certain montant
Conseils pour un meilleur formulaire demande d’expédition
- Pesez et mesurez le colis avant de faire la demande : les estimations entraînent des suppléments et des retards
- Indiquez toujours le numéro de téléphone du destinataire ; de nombreux transporteurs ne livrent pas sans celui-ci
- Décrivez précisément le contenu pour la douane : les descriptions vagues entraînent souvent des blocages
- Consultez l’équipe logistique avant d’envoyer quoi que ce soit contenant des batteries au lithium
- Conservez le numéro de suivi avec la demande une fois l’expédition réservée
- Exportez chaque mois les demandes par centre de coûts pour la refacturation
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans le dossier de coffre-fort de votre choix, avec les factures ou listes de colisage jointes, et le propriétaire du formulaire reçoit un e-mail afin que l’équipe logistique puisse réserver l’expédition.
Le tableau Réponses affiche chaque demande par date, niveau de service et centre de coûts, et permet un export CSV pour la refacturation ou le rapprochement avec le transporteur. FileIt ne réserve pas les transporteurs et n’imprime pas les étiquettes : ces opérations sont effectuées dans le propre système de votre transporteur.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande d’expédition : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de demande d’expédition est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application FileIt Forms pour tous les comptes, y compris l’offre gratuite.
Le formulaire réserve-t-il le transporteur ou imprime-t-il les étiquettes ?
Non. Il recueille la demande et l’archive. Votre équipe logistique réserve l’expédition auprès de votre transporteur.
Pouvons-nous recueillir les informations douanières ?
Oui. Le fait d’indiquer que l’expédition est destinée à l’étranger demande le motif de l’exportation, la valeur déclarée et une description du contenu pour la douane.
Le formulaire nous indique-t-il si des marchandises dangereuses peuvent être expédiées ?
Non. Il signale que le colis contient des marchandises dangereuses et demande lesquelles. La possibilité de les expédier et les modalités dépendent des règles de votre transporteur.
Pouvons-nous imputer les expéditions aux services ?
Oui. Le centre de coûts est obligatoire, et la question de facturation indique si les frais sont imputés à votre compte, à celui du destinataire ou à celui d’un tiers.
Le personnel doit-il avoir un compte FileIt ?
Non. Il peut demander une expédition à partir du lien du formulaire.
Le personnel peut-il joindre une facture ou une liste de colisage ?
Oui. Un champ de téléversement permet d’ajouter des factures, listes de colisage et fiches de données de sécurité, jusqu’à cinq fichiers.
Pouvons-nous ajouter nos propres transporteurs et services ?
Oui. Modifiez les options de niveau de service dans le concepteur pour qu’elles correspondent aux services que vous utilisez réellement.